Microsoft® Office SharePoint® 2007-training

Presentatie over: "Microsoft® Office SharePoint® 2007-training"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office SharePoint® 2007-training
[Naam van uw bedrijf] presenteert: Microsoft® Office SharePoint®  2007-training Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen Voordat u begint: In deze cursus wordt ervan uitgegaan dat cursisten weten wat werkstromen zijn en dat ze bekend zijn met de achterliggende basisconcepten. Cursisten die niet aan deze vereisten voldoen, moeten de Microsoft Office Online-trainingspresentatie “Werkstromen I: grondbeginselen waarmee u bekend moet zijn” volgen. [Opmerking voor de cursusleider: Zie de laatste dia voor gedetailleerde Help met betrekking tot het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal. Adobe Flash-animaties: Deze sjabloon bevat Flash-animaties, die kunnen worden afgespeeld in Microsoft Office® PowerPoint® 2000 en later. Als u deze sjabloon echter in PowerPoint 2007 wilt opslaan, bewaart u de sjabloon in de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.ppt) of PowerPoint sjabloon (*.pot). (U ziet de bestandstypen in het dialoogvenster Opslaan als naast Opslaan als type.) Waarschuwing: als u de sjabloon in een PowerPoint 2007-bestandsindeling opslaat, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx) of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet behouden in het opgeslagen bestand. Waarschuwing: Aangezien deze presentatie Flash-animaties bevat, wordt er misschien een waarschuwingsbericht weergegeven over persoonlijke gegevens wanneer u de sjabloon opslaat. Deze waarschuwing is echter niet op deze presentatie van toepassing, tenzij u informatie toevoegt aan de eigenschappen van het Flash-bestand zelf. Klik in het berichtvenster op OK.]

2 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
De inhoud van de cursus Overzicht: feedback is van essentieel belang Les: Feedback verzamelen De les wordt afgesloten met een korte reeks vragen waarmee u uw kennis van de stof kunt testen. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

3 Overzicht: feedback is van essentieel belang
Gebruikt uw organisatie een Microsoft Office SharePoint Server 2007-site? Gebruikt u documentbibliotheken op die site om bestanden te delen? Zo ja, dan is het van belang dat u weet hoe u de werkstroom Feedback verzamelen gebruikt. Met deze werkstroom kunt u automatisch en efficiënt feedback voor een bestand verzamelen. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

4 Cursusdoelstellingen
Inzicht krijgen in de motieven voor het gebruik van de werkstroom Feedback verzamelen. Een bestand maken voor de werkstroom Feedback verzamelen. Leren hoe mensen feedback aan een bestand toevoegen. Kijken hoe het geheel eruitziet wanneer de werkstroom is voltooid. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

5 Les Feedback verzamelen

6 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Feedback verzamelen Het kan een hele klus zijn om feedback voor een bestand te verzamelen. Als u een bestand echter in een documentbibliotheek op een SharePoint Server 2007-site opslaat, kunt u de werkstroom Feedback verzamelen gebruiken. De werkstroom verstuurt de voor u zonder bijlagen te gebruiken, waarbij iedereens wijzigingen in hetzelfde bestandsexemplaar worden weergegeven. Een kind kan de was doen. Scenario: Stel dat u een nieuw beleidsdocument wilt verzenden voor feedback. U stuurt iedereen een met een bijlage van het bestand, maar het nadeel hiervan is dat u afzonderlijke bijlagen met feedback terugkrijgt. Dat kan een heel gedoe zijn. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

7 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Werkwijze U start de werkstroom Feedback verzamelen vanuit de documentbibliotheek met uw bestand. Vervolgens stuurt de werkstroom elke revisor een e- mailbericht, dat in SharePoint Server 2007 een taak wordt genoemd. Het bericht bevat een koppeling naar het bestand. Wanneer de revisoren op de koppeling klikken, wordt het bestand voor hen geopend en kunnen ze feedback geven. Maar hoe geven ze u feedback? U vindt het antwoord op de volgende pagina. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

8 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Feedback geven Wanneer iemand het bestand opent waarover u feedback wilt, zijn er twee knoppen beschikbaar: De knop Document bewerken. Revisoren moeten eerst op deze knop klikken om wijzigingen in het bestand zelf aan te brengen (als dit nodig is). Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

9 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Feedback geven Wanneer iemand het bestand opent waarover u feedback wilt, zijn er twee knoppen beschikbaar: De knop Deze taak bewerken. Dit is de knop die elke persoon als laatste moet gebruiken. Hiermee wordt een dialoogvenster geopend waarin de revisor korte, algemene opmerkingen over het bestand kan typen. Deze werkwijze is bijna identiek met die voor de werkstroom Goedkeuring. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

10 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Feedback geven Wanneer iemand het bestand opent waarover u feedback wilt, zijn er twee knoppen beschikbaar: Belangrijk: Revisoren moeten op Deze taak bewerken en vervolgens op Feedback verzenden klikken om hun taak te voltooien. Als revisoren deze stap overslaan, wordt hun taak als onvoltooid beschouwd. Als u wilt voorkomen dat uw revisoren deze stappen vergeten, kunt u hun speciale instructies geven. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

11 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Voordat u begint Als u wijzigingen in een Word-document wilt bijhouden, kunt u dit het beste instellen voordat u de werkstroom Feedback verzamelen start. Hiertoe klikt u op de knop Wijzigingen bijhouden op het tabblad Revisie in Word, zoals hier is weergegeven. Vervolgens slaat u het document op, waarna u de werkstroom start. Later, wanneer u alle feedback verzamelt, kunt u de wijzigingen van iedere revisor naar wens accepteren of afwijzen. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

12 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Werkwijze Hoe start u de werkstroom Feedback verzamelen en hoe geven mensen feedback? Neem bijvoorbeeld Franks scenario. Animatie: klik met de rechtermuisknop en klik op Afspelen. De animatie laat zien wat u allemaal moet doen. Opmerking: De animatie geeft aan welke stappen u in Microsoft® Office Word 2007 uitvoert. In PowerPoint 2007 en Microsoft® Office Excel® 2007 gaat u op dezelfde manier te werk, met het verschil dat de functie Wijzigingen bijhouden in deze programma's ontbreekt. [Opmerking voor de cursusleider: Als u de animatie wilt afspelen tijdens het weergeven van de diavoorstelling, klikt u met de rechtermuisknop op de animatie en vervolgens klikt u op Afspelen. Nadat u het bestand eenmaal hebt afgespeeld, moet u (nadat u met de rechtermuisknop hebt geklikt) mogelijk op Terugspoelen en vervolgens op Afspelen klikken. Als er niets gebeurt wanneer u op de dia klikt omdat u tekst wilt invoeren of omdat u de volgende dia wilt weergeven, moet u mogelijk uit de buurt van de animatie klikken. In sommige gevallen moet u twee keer klikken. Als u bij het afspelen van de animatie problemen ondervindt, is het raadzaam om de notities over het afspelen van een Adobe Flash-animatie bij de laatste dia van deze presentatie te raadplegen. Als het probleem daarna nog steeds niet is opgelost, kunt u de dia na deze dia gebruiken. Dit is een duplicaat zonder animatie. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Frank heeft dit marketingstrategiedocument geschreven, dat in een documentbibliotheek is opgeslagen, en hij wil feedback van Amy, Brian en Chris. Hij heeft om te beginnen de functie Wijzigingen bijhouden in Word ingeschakeld. Nu is hij klaar om de werkstroom te starten. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

13 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Werkwijze Hoe start u de werkstroom Feedback verzamelen en hoe geven mensen feedback? Stel dat u een document in een documentbibliotheek hebt staan waarover u feedback van collega's wilt. Klik op de pagina Werkstromen op de koppeling Feedback verzamelen, zoals hier is weergegeven. Geef vervolgens het adres van elke beoogde ontvanger op, voeg instructies toe en klik op Start. Elke revisor ontvangt een bericht met instructies en een koppeling naar het bestand. Na het aanbrengen van wijzigingen gaan revisoren terug naar het bericht en klikken ze op Feedback verzenden. In de documentbibliotheek wordt Voltooid weergegeven in de kolom Feedback verzamelen. Vergeet niet om vóór u begint de functie Wijzigingen bijhouden in Microsoft Office Word 2007 in te schakelen. Opmerking: In dit scenario wordt ervan uitgegaan dat u Microsoft® Office Word 2007 gebruikt. In PowerPoint 2007 en Microsoft® Office Excel® 2007 gaat u op dezelfde manier te werk, met het verschil dat de functie Wijzigingen bijhouden in deze programma's ontbreekt. [Opmerking voor de cursusleider: Deze dia is vergelijkbaar met de vorige dia, alleen is de animatie vervangen door statische afbeeldingen. U kunt deze dia gebruiken als u bij het weergeven van de animatie problemen ondervindt. Verwijder de huidige of de volgende dia voordat u de presentatie weergeeft.] Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

14 De pagina Werkstroomstatus
Als u vertrouwd bent met werkstromen, zult u zich de pagina Werkstroomstatus herinneren. Deze pagina is ook nuttig bij het uitvoeren van de werkstroom Feedback verzamelen. Hier kunt u zien wie de revisie heeft voltooid en wie niet. Verder kunt u onder aan deze pagina de algemene opmerkingen van elke revisor lezen. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

15 Tegelijk verzonden taken
Met één ding moet u rekening houden: de werkstroom Feedback verzamelen werkt niet precies hetzelfde als de werkstroom Goedkeuring. Met de werkstroom Feedback verzamelen worden alle taken tegelijk verzonden, terwijl taken met de werkstroom Goedkeuring aan één persoon tegelijk worden verstuurd. Dit betekent dat het in de werkstroom Feedback verzamelen niet uitmaakt wie als eerste revisor optreedt, wie als tweede enzovoort. U zult zich misschien afvragen of twee personen tegelijk wijzigingen in een bestand kunnen aanbrengen. Dat is onmogelijk. Op de volgende dia wordt uitgelegd wat er gebeurt wanneer twee personen tegelijk proberen een bestand te bewerken. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

16 Het bericht Bestand wordt al gebruikt
Wanneer twee personen tegelijk proberen een bestand te bewerken, gebeurt het volgende. Amy heeft het eerst op de knop Document bewerken geklikt, gevolgd door Brian, die de knop een seconde later aanklikte op zijn computer. Hij krijgt het bericht Bestand wordt al gebruikt te zien en kan het bestand pas bewerken wanneer Amy het heeft gesloten. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

17 Het bericht Bestand wordt al gebruikt
Wanneer twee personen tegelijk proberen een bestand te bewerken, gebeurt het volgende. Maar als Amy het bestand geopend laat wanneer ze gaat lunchen, kan Brian het bestand 15 minuten tot een uur later oproepen. In de volgende sectie wordt nader besproken wat er gebeurt als revisoren meer tijd nodig hebben.  Als Amy langer aan het bestand wil werken, moet ze het eerst uitchecken. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

18 Als revisoren meer tijd nodig hebben
Soms hebben mensen wat meer tijd nodig voor revisiewerk. In dat geval kunnen revisoren het bestand het beste eerst uitchecken. Wanneer ze klaar zijn, kunnen revisoren het bestand inchecken, zodat andere personen in de werkstroom hun feedback kunnen geven. Hiertoe sluiten ze het bestand eenvoudig, waarbij ze worden gevraagd het in te checken. Opmerking: Sommige documentbibliotheken zijn zodanig geconfigureerd dat bestanden pas kunnen worden bewerkt nadat ze zijn uitgecheckt. Als u uw bibliotheek op deze manier wilt instellen, klikt u op de koppeling naar de snelzoekkaart aan het einde van deze cursus voor meer informatie. Klik op de Microsoft Office-knop, wijs Server aan en klik vervolgens op Uitchecken. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

19 Wanneer uitchecken vereist is
Als uitchecken in de instellingen van uw bibliotheek verplicht is gesteld, krijgen u en de revisoren de knop Uitchecken te zien in plaats van de knop Document bewerken. Wanneer u op Uitchecken klikt, wordt het bestand voor u gereserveerd totdat u het incheckt. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

20 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Testvraag 1 De werkstroom Feedback verzamelen verzendt taken in de door u opgegeven volgorde. Op die manier kunnen personen beurtelings feedback geven. (Kies één antwoord.) Waar. Onwaar. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

21 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Testvraag 1: antwoord Onwaar. De werkstroom Feedback verzamelen verzendt taken niet in een bepaalde volgorde. Alle taken worden tegelijk verstuurd. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

22 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Testvraag 2 Wat moet een revisor doen om een taak voor de werkstroom Feedback verzamelen te voltooien? (Kies één antwoord.) Op Document bewerken klikken en het bestand vervolgens opslaan. Op Document bewerken klikken en het bestand opslaan en vervolgens sluiten, zodat anderen het kunnen openen. Op Deze taak bewerken klikken, een algemene opmerking typen en vervolgens op Feedback verzenden klikken. Op Uitchecken klikken, het document bewerken en het bestand vervolgens inchecken. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

23 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Testvraag 2: antwoord Op Deze taak bewerken klikken, een algemene opmerking typen en vervolgens op Feedback verzenden klikken. Revisoren hoeven niet per se een algemene opmerking te typen. Ze moeten alleen niet vergeten om op de knop Feedback verzenden te klikken. Hierdoor wordt de taak voltooid. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

24 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Testvraag 3 Wat kunnen revisoren doen om te zorgen dat ze genoeg tijd hebben om een bestand te bewerken? (Kies één antwoord.) Op Document bewerken klikken. Op Deze taak bewerken klikken. Op Uitchecken klikken. Op de knop Uitchecken bewerken klikken. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

25 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Testvraag 3: antwoord Op Uitchecken klikken. De revisor kan dan rustig de tijd nemen om feedback te geven. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen

26 Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen
Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Werkstromen II: feedback voor een bestand verzamelen