VAC Brussel Herman Teirlinckgebouw

Presentatie over: "VAC Brussel Herman Teirlinckgebouw"— Transcript van de presentatie:

1 VAC Brussel Herman Teirlinckgebouw
Lunchsessie leidinggevenden Donderdag 30 maart 2017 Trees Verhoogen (HFB) Gerda Serbruyns (AgO) Wim Verheyen (AgO)

2 Agenda 1 Voorbereiding verhuis Trees Verhoogen (HFB) 2 Uw rol als leidinggevende Gerda Serbruyns (AgO) 3 PTOW: Algemeen Toepassingen: - Plaatsonafhankelijk werken - Tijdsonafhankelijk werken P&O-voorwaarden 4 Hoe werkt dat in de praktijk? Wim Verheyen (AgO) 5 Ondersteuning 6 Broodjeslunch + infostands

3 Herman Teirlinckgebouw nog 138 dagen

4 1. Voorbereiding verhuis (1)
CLEANEN + OVERBRENGEN ARCHIEF Boudewijn: vóór eind juni Phoenix: vóór eind juli INBO + Mina: vóór eind september VMSW: vóór eind november NA VERHUIS MAG ENKEL MEUBILAIR EN 10m³ RESTMATERIAAL PER ENTITEIT OVERBLIJVEN!

5 1. Voorbereiding verhuis (2)
PLANNEN Definitieve plannen: begin april Gedetailleerde verhuisplanning: eerste helft april Afvoerlijst meubels: begin april Deze meubels kunnen beperkt verhuisd worden naar andere locatie Levering naar één andere locatie, geen montage, gelijkvloerse levering Verhuislijst meubels: begin april Op basis hiervan worden er overdrachtslijsten gemaakt voor overdragen meubilair naar HFB

6 1. Voorbereiding verhuis (3)
VERHUISINVENTARIS Werd besproken in bilateraal overleg Feedback op verhuisinventaris: begin april Tegen eind mei: definitieve verhuisinventaris opmaken VERHUISDOZEN Eerste reeks is beschikbaar Op alle dozen de overeenstemmende dropzones noteren!

7 1. Voorbereiding verhuis (4)
VERHUISVERANTWOORDELIJKEN Per entiteit min. 2 personen Moeten gedurende de hele verhuisperiode van de entiteit beschikbaar zijn Aanspreekpunt voor Simon Baetens, verhuiscoördinator HFB

8 1. Voorbereiding verhuis (5)
VERHUIS ZELF VOORBEREIDING Dozen voor documenten en archief worden op voorhand bezorgd op basis van goedgekeurde inventarissen Te vullen door entiteit + dropzone opschrijven Per persoon nog een archiefdoos voor persoonlijke spullen ICT-materiaal en kantoormateriaal te bestickeren DAG VOOR VERHUIS MEUBILAIR Leeg en vrij maken van het meubilair DAG VAN VERHUIS MEUBILAIR Per entiteit max 10m³ afval (uitz. meubilair) Enkel verhuisverantwoordelijken aanwezig, anderen telewerk / elders in het oude gebouw           

9 1. Voorbereiding verhuis (6)
VERHUIS ZELF VERHUIS PERSONEEL Zelf laptop en gsm verhuizen Een onthaalmoment wordt georganiseerd door HFB

10 1. Voorbereiding verhuis (7)
UPDATE PLANNING VERHUIS Eigen inrichtingswerken juli – augustus 2017 Verhuis van Het Facilitair Bedrijf vanaf 15/8/2017 Verhuis ANB vanaf 1/9/2017 Verhuis Phoenix naar VAC Brussel vanaf 11/9/2017 Verhuis vanuit Boudewijn vanaf begin oktober 2017 Verhuis Kliniekstraat vanaf december 2017 + verhuis deel 1 VMSW VMSW vanaf januari 2018

11

12 2. Uw rol als leidinggevende (1)
Entiteitseigen visie PTOW bepalen Afsprakenkader PTOW opmaken (management) Voorbeeldfunctie (werken in open kantoor!) Bewaken evenwicht belang organisatie / individueel belang (wederzijdse flexibiliteit) Coachen van een team Begeleiden van teams voor, tijdens en na de verhuis Organiseren van het werk Afspraken maken over werkverdeling, bereikbaarheid en beschikbaarheid, opvolging en evaluatie in team en individueel Teamoverleg houden: - niet enkel WAT maar ook HOE - tweerichtingscommunicatie

13 2. Uw rol als leidinggevende (2)
Evolueren naar actieve teams en naar meer zelfsturing / zelforganisatie A B C van de zelfsturing: Leidinggevenden Medewerkers Autoriteit / Aansturing / Afsprakenkader Autonomie Betrokkenheid Coaching Competenties Communicatie Hulpmiddel: - zelfroosteren: individueel en/of met team en leidinggevenden (gebruik van Outlook Agenda!) - werkplanning opmaken

14 3. PTOW: algemeen 4 verschillende toepassingen: Plaatsonafhankelijk werken: Kantoor + Werken op andere locaties + + Tijdsonafhankelijk werken: Tijdsregistratie + Flextijdregeling

15 3. PTOW: plaatsonafhankelijk werken (1)
Plaatsonafhankelijk werken = werken op om het even welke plaats die voor arbeid geschikt is. Personeelsleden kunnen op verschillende plaatsen werken. 1. Werken in open kantoor Toepassing: Werken in klassiek kantoor Werken in open kantoor zonder toepassing principes Werken in open kantoor met toepassing principes

16 3. PTOW: plaatsonafhankelijk werken (2)
Op kantoor (de standaardbedrijfslocatie) Op een andere locatie: (te registreren in Vlimpers !!!) In de satellietkantoren: 87 werkplekken in 9 satellietkantoren (te reserveren via Facilipunt!) Thuis Op een andere geschikte werkplek Ondersteuning: Entiteit: ICT-tools, telefonie, vergoedingen Informaticaopleidingen door HFB Informatiebeheer / digitalisering

17 3. PTOW: plaatsonafhankelijk werken (3)
Afsprakenkader opmaken werken in open kantoor: Delen van werkplekken Overleg spreiden (niet iedereen op dinsdagmorgen!) Clean desk toepassen Activity-based: werkplekken, overlegplekken, facilities Groepsklassementen / informatiebeheer Digitalisering Elkaar durven aanspreken op niet naleven afspraken Combinatie met werken op andere locaties

18 3. PTOW: plaatsonafhankelijk werken (4)
2. Werken op andere locaties Toepassing: Geen telewerk mogelijk Maximum aantal telewerkdagen Minimum aantal dagen op kantoor Afspreken waarvoor je naar kantoor komt

19 3. PTOW: plaatsonafhankelijk werken (5)
Werken in een open kantoor: Wat? Hoeveel? TELEWERKBAARHEIDSKWADRANT Hoe invullen ? - lijst je taken op of plak ze op post-its - noteer ze in een van de 4 vakken. - de taken in de rechterboven/onderhoek (alleen / niet op kantoor) komen in aanmerking voor plaatsonafhankelijk werken. TAKEN: ALLEEN KANTOOR NIET OP KANTOOR SAMEN

20 3. PTOW: plaatsonafhankelijk werken (6)
Hoe leidinggeven op afstand ? Communiceer met elkaar Maak lichaamstaal expliciet Maak telewerkers zichtbaar Leer je medewerkers feedback vragen Delegeer Maak heldere afspraken (SMART) Bouw aan vertrouwen Stuur op resultaat (PLOEG) Heb oog voor je medewerkers Werk aan teamspirit

21 3. PTOW: tijdsonafhankelijk werken (1)
1. Tijdsregistratie = afbouwen prikplicht Focus op kwaliteit (resultaat) en niet op kwantiteit (prikklokuren) Toepassing: Afbouwscenario’s: - enkel voor wie nog wil, en om de juiste redenen - individuele instapmomenten + afbouw prikkloksaldo (zijn geen overuren) - collectieve instapmomenten Inspiratie: Er wordt nog geprikt Er wordt niet (meer) geprikt % Profielen? Niveau ?

22 3. PTOW: tijdsonafhankelijk werken (2)
2. Flextijdregeling Individuele werktijden: - 6u – 20u (afwijking van Arbeidswetgeving door VPS) Collectieve servicetijden: - service = click / call / face - te verfijnen op niveau entiteit / afdeling / dienst / functie - afspraken over bereikbaarheid en beschikbaarheid in team / individueel Individuele prestaties: dag (bv. 3u/6u/9u) en week/maand/jaarprestaties (38u) Gebruik Outlook-agenda: locatie – werkuren – (niet) beschikbaarheid en bereikbaarheid Toepassing:

23 3. PTOW: P&O-voorwaarden (1)
Resultaatgerichtheid Hulpmiddelen / Tools: Organisatieniveau: - Beleidsnota, beleidsbrief, (jaar)ondernemingsplan - Organisatiedoelstellingen: opvolgingstools - Kwantitatieve opvolging, bv. dossiers - Opvolging projecten (+ toepassing projectmanagement) - Bedrijfsinformatie Team / individueel: - Functiebeschrijvingen - Prestatiemanagementcyclus: P Plannen; cascade van doelstellingen SMART geformuleerd planningsdocument L Leidinggeven O Opvolgen Door wie ? Wanneer ? Hoe ? E Evalueren G Gewaardeerd worden

24 3. PTOW: P&O-voorwaarden (2)
Resultaatgerichtheid S M A R T S specifiek: Wat wordt verwacht ? Welke resultaten moeten behaald worden ? M meetbaar: Kwantitatief ? Kwalitatief ? A acceptabel: Zijn leidinggevende, personeelslid en team het eens over wat wordt gevraagd ? R realistisch: Is wat wordt gevraagd realiseerbaar in de beschikbare werktijd ? T tijdsgebonden: Welke deadlines, tijdslijn… worden vooropgesteld ?

25 3. PTOW: P&O-voorwaarden (3)
Resultaatgerichtheid P L O E G = resultaatgericht samenwerken

26 3. PTOW: P&O-voorwaarden (4)
Cultuurverandering Van C C C naar V V V V V: Command, communication, control Vertrouwen, verbinding, verbondenheid, verantwoordelijkheid, vakmanschap… Vlaamse overheid: waarden: vertrouwen, open, wendbaar en daadkracht

27 3. PTOW: P&O-voorwaarden (5)
Cultuurverandering

28

29 4. Hoe werkt dat in de praktijk? (1) Uw rol als leidinggevende

30 4. Hoe werkt dat in de praktijk? (2) Mijn kantoorevolutie

31 ‘state of the art’ gebouw = ‘state of the art’ leiderschap?
4. Hoe werkt dat in de praktijk? (3) ‘state of the art’ gebouw = ‘state of the art’ leiderschap?

32 4. Hoe werkt dat in de praktijk? (4) Rollen van leiderschap

33 4. Hoe werkt dat in de praktijk? (5) Waarden van de Vlaamse overheid

34 4. Hoe werkt dat in de praktijk? (6) Over zelfsturing & autonomie
Paper van aansturing tot zelfsturing Een vraagstuk over intrinsieke motivatie!

35 4. Hoe werkt dat in de praktijk? (7) Tot slot
Prestatiemanagement Duidelijke doelstellingen en verwachtingen Minder formaliseren Vaker doen met focus op samenwerken & resultaten Focus op samenwerken Focus op resultaten

36

37 5. Ondersteuning Algemeen:
Toolbox PTOW: Afsprakenkader PTOW en Open Kantoor: model AgO: Opleidingsaanbod: - voor leidinggevenden: coachend leidinggeven, outputgericht leidinggeven en prestatiemanagement - voor medewerkers: kwaliteitsvolle communicatie, sociale media, modern time management en slimmer werken en efficiënter in team werken Opleidingsaanbod IT: Specifiek: Herman Teirlinckgebouw: Voorbereidende werkgroepen: o.a. ICT, Facilities, informatiebeheer, communicatie… Werkgroep P&O: de vertegenwoordiger van uw entiteit Ambassadeurs per entiteit

38 6. Broodjeslunch + infostands
- Plannen inrichting werkvloer: te bekomen bij vertegenwoordiger in werkgroep facility - Werkplekspel: Meer info? Vragen? - Tijdens de lunch - Verslag infosessie - Website Herman Teirlinckgebouw - Model arbeidsreglement AgO

39