SharePoint Versiebeheer

Presentatie over: "SharePoint Versiebeheer"— Transcript van de presentatie:

1 SharePoint Versiebeheer
In de Private en Public cloud

2 Even voorstellen Geert de Kooter Presentator Suzy Moons Moderator

3 Spelregels Tijdens de presentatie staat uw micro af, ik kan u dus niet horen Tijdens de presentatie kunt u vragen stellen via de Q&A aan de moderator, deze worden live beantwoord De opname van deze webinar en de presentatie worden gepubliceerd op werkplek.vlaanderen.be

4 Programma Wat is versiebeheer Primaire versies beheren
Versies bekijken, vergelijken en herstellen Primaire en secundaire versies beheren Inchecken en uitchecken van bestanden Historische versies verwijderen

5 Wat is Versiebeheer

6 Een leven zonder versiebeheer
Gebruiken we heel veel “Opslaan als…” niet vergeten Hebben we een ongecontroleerde naamgeving V1, v91, , gdk, definitief Is een koppeling naar een bestand maar beperkt houdbaar In een mail of in recente documenten Durft niemand oude versies te verwijderen wat is belangrijk? Is het soms lastig de laatste versie te vinden

7 Wat is versiebeheer SharePoint bewaart de historische versies van een document Historische versies zijn niet zichtbaar in de bibliotheek Versiebeheer is een bibliotheekinstelling

8 Voordelen van Versiebeheer
De laatste versie van een document is makkelijk gevonden Fouten kunnen makkelijk worden hersteld Koppelingen naar een bestand blijven werken

9 Twee typen versiebeheer
Primaire nummering Voorbeelden 1.0, 2.0, 9.0, 28.0 … Eerste versie 1.0 Voordeel Eenvoudig te begrijpen Nadeel Moeilijk te beheren Lastig een specifieke versies terug te vinden Primaire en secundaire nummering Voorbeelden 0.1, 0.2, 2.53, 3.0 … Eerste versie 0.1 Voordeel Duidelijk onderscheid tussen belangrijke en “tussen” versies “Tussen” versies eenvoudig verwijderen Commentaar toevoegen aan versies Nadeel Lastiger om te begrijpen Meer werk

10 Primaire versies beheren

11 Primair versiebeheer activeren
BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies

12 Versies maken Een versie wordt aangemaakt wanneer een document wordt
Geopend, Bewerkt, Bewaard EN Gesloten Openen Bewerken Bewaren Sluiten

13 Versies bekijken, vergelijken en herstellen

14 Versies bekijken In de browser Selecteer het bestand
BESTANDEN/ Versiegeschiedenis Klik op de te bekijken versie In de Microsoft Office Open het bestand in Ms Office Bestand/ Info Klik op de te bekijken versie

15 Versie vergelijken in Word
Open de huidige versie in Word Kies Controleren/ Vergelijken/ Bepaalde versie … En selecteer de versie waartegen u de huidige wenst te vergelijken

16 Versie herstellen In de Browser Selecteer het bestand
BESTANDEN/ Versiegeschiedenis Open het menu van de betreffende versie Kies Herstellen In de applicatie Open een historische versie een waarschuwing verschijnt: Dit is niet de laatste versie Klik op Herstellen of kies Bestand/ Info/ Versies beheren

17 Primaire en secundaire versies beheren

18 Primair en secundair versiebeheer instellen
BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies

19 Documenten Publiceren
Iedere nieuwe versie is per definitie een secundaire versie Publiceren Maak van secundaire versie een primaire versie Selecteer het te publiceren bestand BESTANDEN/ Publiceren

20 Weergave beperken Laat secundaire versies enkel zichtbaar zijn voor personen die documenten mogen aanpassen BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies Kies Alleen gebruikers die items kunnen bewerken

21 Uit- en inchecken van bestanden

22 Wat is uit- en inchecken
Wanneer u een bestand uitcheckt, voorkomt u dat anderen daar ik kunnen werken Dit proces wordt gebruikt als men veelal offline werkt Versies Wanneer een bestand wordt uitgecheckt, maakt dat één nieuwe versie Deze versie is niet beschikbaar voor andere gebruikers totdat de versie wordt ingecheckt

23 Een bestand uitchecken
Selecteer het bestand Kies BESTANDEN/ Open het bestand om te bewerken Bewaren en sluiten Check het document in Kies het versietype

24 Uitchecken verplicht maken
U kunt als beheerder het uitchecken verplicht maken Dan worden er minder versies geproduceerd Alleen als men weer incheckt, niet wanneer men bewaart & sluit Kan men altijd het versietype kiezen Maar Dan kunt u niet samenwerken in een document Men zal vergeten in te checken

25 Uitchecken verplicht maken
BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies GA naar Uitchecken vereisen Gebruik de optie heel overwogen. De voordelen van deze optie wegen over het algemeen niet op tegen de nadelen.

26 Historische versies verwijderen
Handmatig individuele versies Handmatig in bulk Automatisch

27 Handmatig versies verwijderen
Selecteer het bestand BESTANDEN/ Versiegeschiedenis Open het menu van de betreffende versie Kies Verwijderen

28 Alle historische versies verwijderen
Selecteer het bestand BESTANDEN/ Versiegeschiedenis Klik op Alle versies verwijderen

29 Maximaal aantal primaire versies bijhouden
BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies Geef het maximale aantal versies in Te oude versies zullen worden verwijderd Standaard limiet is

30 Aantal secundaire versies beperken
Verwijder alle secundaire versies die behoren bij te oude primaire versies. BIBLIOTHEEK/ Bibliotheekinstellingen Klik op Instellingen voor versies Geef het aantal primaire versies aan waarvoor u alle secundaire versies wenst te behouden

31 Vraag en antwoord