Je stroopt je mouwen nog eens en kijkt om je heen, je collega’s zitten allemaal geconcentreerd naar hun computerscherm te kijken. Je voelt de spanning.

Presentatie over: "Je stroopt je mouwen nog eens en kijkt om je heen, je collega’s zitten allemaal geconcentreerd naar hun computerscherm te kijken. Je voelt de spanning."— Transcript van de presentatie:

1 Being better @ Your desk

2 Je stroopt je mouwen nog eens en kijkt om je heen, je collega’s zitten allemaal geconcentreerd naar hun computerscherm te kijken. Je voelt de spanning in je lichaam, dit is het moment waar het voor jou als topsporter om draait. Nog even denk je het uit te kunnen stellen en je start de browser. En de letters Nos.nl verschijnen op het scherm. Na een paar minuten is het echt niet langer uit te stellen, je voelt de spanning in je lichaam opbouwen en weet dat dit het moment is. De muis lijkt als vanzelf naar de blauwe knop toe te gaan, twee klikjes en daar is het. Outlook is geopend. Hoe zou de dag vandaag zijn, hoeveel mailtjes zal ik weg moeten werken? Hoe zal ik mijzelf een weg door de dag heen moeten typen.. Werken is topsport Begrijp me niet verkeerd, ik ben fan van MS Office – Atos probeert het al 6 jaar (en is er nog niet) Excel en Outlook zijn mijn grootste vrienden Maar in bedrijven zijn het ook grote risico’s Heel veel mail Veel blijkt niet relevant te zijn Constante stroom van Directe communicatie levert meer voordelen op Archief. Waar vindt je wat terug?

3 Hoe spendeer jij een dag?
Overig 1,7 Zoeken naar informatie 2 Mail 2,5 Vergaderingen 1,5 Vergaderingen plannen 0,8 Totaal8,5

4 Hoeveel uur spendeer jij per dag in de mail?
40% van dezelfde Respondenten geeft aan minder mail te willen ontvangen Van de respondenten, wil minder tijd besteden aan mail

5 Populariteit Office

6 Zou het makkelijker kunnen?
Nadelen Overvloed aan informatie Tijdverlies Voortdurende afleiding Slecht voor samenwerking Bij de bron; locatie Versiebeheer Wie is eigenaar? Bij welke klanten/ Projecten hoort het? Standaardisatie Zou het makkelijker kunnen? Begrijp me niet verkeerd, ik ben fan van MS Office – Atos probeert het al 6 jaar (en is er nog niet) Excel en Outlook zijn mijn grootste vrienden Maar in bedrijven zijn het ook grote risico’s Heel veel mail Veel blijkt niet relevant te zijn Constante stroom van Directe communicatie levert meer voordelen op Archief. Waar vindt je wat terug?

7 Maandelijks rapporteren

8 Projectrapportages PL verzamelt info
PL stuurt samengestelde rapportage naar PMO PMO ontleedt deze word en excel documenten PMO Stelt rapportage op en berekent juiste getallen Om dit voorbeeld te begrijpen zal ik je eerst het proces tonen. Dit is voor een klant van mij – een uitvoerder van een pensioenboer. Eens per maand verzamelen alle projectleiders hun gegevens, Financieel en betreft status. Deze worden allemaal g d naar PMO, deze haalt uit elk van deze word documenten de gegevens en tikt ze over in een excel. En gaat getallen berekenen. Al met al een ingewikkeld proces

9 Hoe ont-office je dit verhaal?
PL vult gegevens aan en draait rapportage PMO download juiste rapportage en Download analyse Projectleiders vullen getallen die niet worden berekend handmatig. Geven handmatig de status aan en er komt een rapport uitgerold voor de projectleider. Deze kan vervolgens zelf met het rapport doen wat gewenst is. De PMO kan met 1 druk op de knop een Portfoliorapportage draaien waarmee in een keer alle gegevens bij-elkaar staan.

10

11

12

13 BEZOEKVERSLAG

14

15 INTERN VERZOEK

16

17 SUPPORT WORKFLOW

18 Het intranet is het nieuwe mailen
Waarvoor wordt mail gebruikt? Vaak is het gevolg van een mail een actie die uitgevoerd moet worden, maar hoe monitor je de status, vindt je de logging terug en bouw je dossier op bij de klant als je dit allemaal in outlook doet? My Point. Insite kan hier een oplossing bieden door te starten met simpele workflows. Dit zal ongetwijfeld niet de eerste keer zijn dat je hier over hoort. Maar er zijn evidente voordelen aan het gebruik van hiervan.

19 VRAGEN Waarvoor gebruik ik mail? Waarvoor gebruik excel?
Is dit het handigste medium? Hoe zit het als ik weg ben? Waarvoor gebruik excel? Zijn het lijstjes; waarom doe ik dit in Excel?

20 Sleutelluitgiftelijst;takenlijst;l easeautolijst;uitgegevenbedr ijfseigendommenlijst;nieuwe medewerkerslijst;aantemake ngebruikerslijst;verlofsaldilijs t;declaratielijst;verzuimvanm edewerkerslijst;sollicitantenli jst;booschappenlijst;verjaard agenlijst;crediteurenlijst;fami lieledenlijst;telefoonlijst;verla nglijst; INSITE VOOR OFFICE ?

21