Microsoft® Office Excel® 2007-cursus

Presentatie over: "Microsoft® Office Excel® 2007-cursus"— Transcript van de presentatie:

1 Microsoft® Office Excel® 2007-cursus
[Uw bedrijfsnaam] presenteert: Microsoft® Office Excel®  2007-cursus [Opmerking voor de cursusleider: Zie de allerlaatste dia voor gedetailleerde Help-informatie over het aanpassen van deze sjabloon. In het notitievenster van sommige dia's vindt u aanvullend lesmateriaal.] Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

2 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
De inhoud van de cursus Overzicht: gegevens beschikbaar stellen Les: Excel-gegevens op uw SharePoint-site delen De les omvat een lijst met voorgestelde taken en een reeks testvragen. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

3 Overzicht: gegevens beschikbaar stellen
Gebruikt uw bedrijf een Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0- of Office SharePoint Server 2007-site? Als u wilt dat meerdere personen tegelijk gegevens op één locatie kunnen bijwerken, is het handig om te leren hoe u Excel- gegevens naar uw SharePoint-site exporteert. Hier leert u hoe u gegevens naar de gedeelde locatie overbrengt. Wanneer informatie zich in een bekende, gedeelde locatie bevindt, hoeft niemand te wachten om correcties aan te brengen als iemand anders aan de gegevens werkt. Stel dat u een lijst met namen in Excel hebt, en u hebt extra informatie van deze personen nodig. U kunt de namen naar uw SharePoint-site exporteren, waar iedereen zijn eigen gegevens kan toevoegen zonder te moeten wachten als iemand anders op hetzelfde moment informatie toevoegt. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

4 Cursusdoelstellingen
De gegevens die u naar uw SharePoint-site wilt exporteren, voorbereiden door ze naar een tabel te converteren. Een Excel-tabel naar een SharePoint-lijst exporteren. De gegevens in de SharePoint-lijst bewerken. De Excel-tabel vernieuwen om de wijzigingen van de SharePoint-lijst te implementeren. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

5 Excel-gegevens op uw SharePoint-site delen
Les Excel-gegevens op uw SharePoint-site delen

6 Excel-gegevens op uw SharePoint-site delen
Waarom zou u Excel- gegevens naar een SharePoint-site exporteren om ze te kunnen delen, in plaats van ze te e- mailen of ergens in een map op het netwerk te plaatsen? Uw SharePoint-site is een gedeelde locatie op het web, waar gebruikers met de toepasselijke machtigingen de gegevens via een webbrowser kunnen oproepen. Kijk bijvoorbeeld eens naar de SharePoint-lijst in deze afbeelding. Iedere werknemer kan zijn of haar gegevens invoeren wanneer het hem of haar uitkomt, zonder te hoeven wachten als iemand anders met de lijst bezig is. In de afbeelding ziet u een SharePoint-lijst, die u als webtabel kunt beschouwen. Een groep werknemers heeft toegestemd om tijdens de lunchpauze trainingspresentaties te geven. Richard heeft al de datum en titel van zijn presentatie doorgegeven. Nu moeten de andere personen op de lijst hetzelfde doen. Als u meer wilt weten over SharePoint-producten en -technologieën, vindt u koppelingen naar informatie over SharePoint Services 3.0 en SharePoint Server 2007 op de snelzoekkaart. Aan het eind van de cursus staat een koppeling naar deze kaart. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

7 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
Een tabel maken Als u de lijst met namen naar uw SharePoint-site wilt exporteren, begint u in Excel, waar u de gegevens op export voorbereidt. Hiervoor converteert u de gegevens naar een Excel- tabel. De gegevens krijgen nu een tabelopmaak. Voor nu is echter belangrijker dat u de gegevens nu naar uw SharePoint-site kunt exporteren. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

8 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
Een tabel maken Als u een tabel wilt maken, zet u eerst de aanwijzer in de gegevens. Op het tabblad Invoegen in de groep Tabellen klikt u op Tabel. Nadat u op OKhebt geklikt, voegt Excel alternatieve arcering toe aan de rijen met gegevens. Excel voegt ook AutoFilter-pijlen aan de kolommen toe. U hoeft hier niets mee te doen, ze maken gewoon deel uit van een tabel. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

9 Het webadres voor uw SharePoint-site ophalen
Voordat u de tabel naar uw SharePoint- site kunt exporteren, hebt u het webadres, of de URL, van uw SharePoint-site nodig. U moet op de hoogte zijn van de URL, die boven in het venster in de adresbalk wordt weergegeven. U hoeft alleen de tekst vóór '/default.aspx' te weten, of, in dit voorbeeld, ' Als u het webadres of de URL van de site nog niet hebt, kunt u die bij uw IT-afdeling of iemand binnen uw bedrijf opvragen. Als dit voorbeeld voor uw bedrijf zou zijn, hebt u het deel ' nodig. Belangrijk:  U moet over machtigingen beschikken om een lijst op uw SharePoint-site te maken en uw tabel te kunnen exporteren Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

10 De tabel exporteren: deel I
Nu kunt u de tabel naar uw SharePoint- site overbrengen. Op het tabblad Ontwerp in de Hulpmiddelen voor tabellen dat wordt weergegeven wanneer u een tabel maakt, in de groep Externe tabelgegevens ... ....klikt u op Exporteren... ...en vervolgens op Tabel naar SharePoint-site exporteren. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

11 De tabel exporteren: deel II
De wizard Tabel naar SharePoint-lijst exporteren wordt gestart. Typ of plak het URL-adres van uw SharePoint-site. Typ een naam voor de lijst, bijvoorbeeld Trainings- presentaties. Typ een korte beschrijving van de lijst. U hebt alleen de informatie vóór '/default.aspx' nodig. Als uw URL dus is, zou het webadres voor de lijst zijn. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

12 De tabel exporteren: deel II
De wizard Tabel naar SharePoint-lijst exporteren wordt gestart. Besluit of u later de tabel in Excel wilt kunnen bijwerken met wijzigingen die in de SharePoint-lijst zijn aangebracht. In dit geval schakelt u het selectievakje Alleen-lezenkoppeling naar de nieuwe SharePoint-lijst maken in. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

13 De tabel exporteren: deel II
De wizard Tabel naar SharePoint-lijst exporteren wordt gestart. Klik op Volgende in het dialoogvenster om te verifiëren dat de gegevenstypen in elke kolom goed worden herkend. Klik vervolgens op Voltooien . Excel exporteert de tabel automatisch als een lijst naar uw SharePoint-site. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

14 Uw nieuwe lijst op de SharePoint-site bekijken
Er wordt een koppeling naar uw lijst weergegeven in het dialoogvenster Windows SharePoint Services. U kunt klikken op OK om het dialoogvenster te sluiten, of op de koppeling in het dialoogvenster om uw lijst te bekijken. De lijst op de SharePoint-site wordt geopend in de gegevensbladweergave, die op een werkblad lijkt, en iedereen kan nu zijn of haar informatie aan de lijst toevoegen, zonder dat Excel hoeft te worden geopend! Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

15 Gebruikers op de hoogte brengen van de locatie van de lijst
Vervolgens moet u gebruikers laten weten waar de lijst zich op uw SharePoint-site bevindt. U kunt dit op twee manieren doen. Stuur een koppeling naar de lijst. U ziet het URL-adres voor de lijst in de adresbalk boven in uw webbrowser. Voeg de lijst toe aan de werkbalk Snel starten aan de linkerkant van de meeste SharePoint-sites. In optie 1 heeft het URL-adres 'lijsten' in de koppeling. Dit is omdat de lijst automatisch in de map Lijsten op uw site is geplaatst, waar alle SharePoint-lijsten worden bewaard. De code %20 in de koppeling staat voor een spatie in een URL. Als u optie 2 kiest, kunnen gebruikers op de koppeling op de werkbalk Snelstarten onder Lijsten klikken om naar de trainingspresentaties te gaan. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

16 De SharePoint-lijst controleren
Wanneer de lijst de gegevensbladweergav e heeft, kan iedereen met de juiste machtigingen in de toepasselijke vakjes typen om zijn of haar gegevens toe te voegen. Isabel kan bijvoorbeeld de datum en naam van haar presentatie invoeren. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

17 De Excel-tabelgegevens bijwerken
Stel dat anderen hun informatie nu aan de SharePoint-lijst hebben toegevoegd. U kunt de gewijzigde gegevens natuurlijk in de SharePoint-lijst bekijken. Maar u kunt desgewenst de tabel in Excel vernieuwen, zodat de wijzigingen ook in Excel worden weergegeven, mits u het selectievakje Alleen-lezenkoppeling hebt ingeschakeld toen u de lijst exporteerde. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

18 De Excel-tabelgegevens bijwerken
Stel dat anderen hun informatie nu aan de SharePoint-lijst hebben toegevoegd. Als u de gegevens wilt vernieuwen, klikt u op het tabblad Ontwerp in de Hulpmiddelen voor tabellen in de groep Externe tabelgegevens op Vernieuwen. De gegevens in Excel worden bijgewerkt. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

19 De Excel-tabelgegevens bijwerken
Is het mogelijk om na vernieuwing en updates van een SharePoint-lijst in Excel, wijzigingen in Excel aan te brengen en deze naar de SharePoint-lijst te sturen? Dit is helaas niet mogelijk. De gegevens kunnen alleen op de SharePoint-site worden bewerkt en worden vernieuwd in Excel, maar niet andersom. U kunt ook wijzigingen aanbrengen in Excel en de tabel als een nieuwe SharePoint-lijst exporteren, met een andere naam voor de nieuwe lijst. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

20 Uw versie is belangrijk
In deze cursus wordt uitgelegd hoe u Excel- gegevens naar een SharePoint-lijst in Windows SharePoint Services 3.0 of Office SharePoint Server exporteert. Als u een eerdere versie gebruikt, moet u misschien anders te werk gaan. Hoe weet u welke versie u hebt? Vraag het de beheerder van uw site. Bent u de beheerder, dan vraagt u de persoon die uw server heeft ingesteld, waarschijnlijk iemand in uw IT-afdeling. Geloof het of niet, maar dit is een veelgestelde vraag. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

21 Suggesties voor oefeningen
Maak een tabel. Exporteer de tabel naar uw SharePoint-site. Voeg de naam van de lijst toe aan de werkbalk Snel starten van uw SharePoint-site. Wijzig de gegevens van de titellijst. Vernieuw de Excel-tabel. Verwijder de SharePoint-lijst. [Opmerking voor de cursusleider: Wanneer Microsoft Excel 2007 op uw computer is geïnstalleerd, kunt u op de koppeling in de dia klikken om naar een online-oefening te gaan. In de oefening kunt u alle taken uit Excel en van uw SharePoint-site doorwerken, aan de hand van nuttige instructies. Belangrijk: als u niet over Excel 2007 beschikt, hebt u geen toegang tot de oefeninstructies.] Online oefenen (vereist Excel 2007 en toegang tot een site met Windows SharePoint Services 3.0 of Office SharePoint Server 2007, en machtigingen om een lijst te maken.) Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

22 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
Testvraag 1 Als u uw gegevens in een SharePoint-lijst wilt weergeven, moet u ze eerst exporteren. (Kies één antwoord.) Juist. Onjuist. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

23 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
Testvraag 1: antwoord Onjuist. U moet eerst een tabel in Excel maken. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

24 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
Testvraag 2 Nadat u de tabel naar uw SharePoint-lijst hebt geëxporteerd, kunt u wijzigingen in de Excel-tabel aanbrengen. U kunt de SharePoint-lijst bijwerken met deze wijzigingen. (Kies één antwoord.) Juist. Onjuist. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

25 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
Testvraag 2: antwoord Onjuist. U kunt de Excel-tabel bijwerken met wijzigingen van de SharePoint-lijst, maar niet andersom. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

26 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
Testvraag 3 U hebt machtigingen nodig om een SharePoint-lijst te maken. (Kies één antwoord.) Juist. Onjuist. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

27 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
Testvraag 3: antwoord Juist. Vraag de persoon die uw server heeft ingesteld. Waarschijnlijk is dat iemand van uw IT-afdeling. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

28 Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren
Snelzoekkaart Raadpleeg de Snelzoekkaart als u een overzicht wilt weergeven van de taken die in deze cursus aan bod komen. Excel-gegevens delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren

29 DEZE SJABLOON GEBRUIKEN
Deze Microsoft Office PowerPoint® -sjabloon bevat trainingsinhoud waarmee u leert om Microsoft Office Excel®-gegevens beschikbaar te stellen voor meerdere gebruikers tegelijk door ze naar uw Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0- of Office SharePoint Server 2007-site te exporteren. U kunt deze sjabloon gebruiken voor een groepspresentatie en u kunt deze sjabloon eventueel aanpassen. De inhoud van deze sjabloon is aangepast van de Microsoft Office Online-cursus Excel-gegevens met anderen delen door ze naar een SharePoint-site te exporteren. Voorzieningen van deze sjabloon Titeldia: Op de eerste dia wordt een tijdelijke aanduiding weergegeven. U kunt uw bedrijfsnaam over deze tekst typen. U kunt deze tekst ook verwijderen als u dit tekstvak niet wilt gebruiken. Animaties: Deze presentatie is voorzien van aangepaste animatie-effecten. Het betreft onder meer de effecten Kort weergeven, Uitrekken, Oplossenand Dambord. Deze kunnen worden afgespeeld in eerdere versies tot aan Microsoft PowerPoint Als u deze effecten wilt wijzigen, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Aangepaste animatie en ten slotte kiest u de gewenste opties. Als deze presentatie een Macromedia Flash-animatie bevat: Als u het Flash-bestand wilt afspelen, moet u een Microsoft ActiveX-besturingselement (Shockwave Flash Object) op uw computer registreren. Hiervoor downloadt u de nieuwste versie van de Adobe Flash Player van de Adobe-website. Waarschuwing over het opslaan van de Flash-animaties: De Flash-animaties kunnen worden afgespeeld in versies tot PowerPoint Als u deze sjabloon echter in PowerPoint 2007 wilt opslaan, slaat u deze op naar de eerdere PowerPoint-bestandsindeling: PowerPoint presentatie (*.ppt) of PowerPoint sjabloon (*.pot). (U ziet de bestandstypen in het dialoogvenster Opslaan als naast Opslaan als type.) Als u de sjabloon in een PowerPoint 2007-bestandsindeling opslaat, zoals PowerPoint-presentatie (*.pptx) of PowerPoint-sjabloon (*.potx), blijven de animaties niet behouden in het opgeslagen bestand. Diaovergangen: De overgang Wissen naar beneden is in de gehele diavoorstelling toegepast. Als u een andere overgang wilt gebruiken, opent u het menu Diavoorstelling, vervolgens klikt u op Diaovergang en ten slotte kiest u de gewenste opties. Hyperlinks naar de onlinecursus: Deze sjabloon bevat koppelingen naar de onlineversie van deze cursus. De koppelingen leiden telkens naar de oefensessie voor de desbetreffende les en naar de snelzoekkaart die voor deze cursus is gepubliceerd. N.B. Excel 2007 moet zijn geïnstalleerd als u de oefensessies wilt kunnen bekijken, en als u toegang wilt hebben tot een site die op Windows SharePoint Services 3.0 of Office SharePoint Server 2007 is gebaseerd. Als u niet over Excel 2007 beschikt, kunt u de oefeninstructies niet openen. Kopteksten en voetteksten: Deze sjabloon bevat een voettekst met de cursustitel. U kunt de voettekst wijzigen of verwijderen met behulp van het dialoogvenster Koptekst en voettekst. U kunt het dialoogvenster openen via het menu Beeld. DEZE SJABLOON GEBRUIKEN Zie het notitievenster of de notitiepagina (menu of tabblad Beeld) voor uitgebreide Help-informatie bij deze sjabloon.