HANDLEIDING VOOR DE SECRETARIS

Presentatie over: "HANDLEIDING VOOR DE SECRETARIS"— Transcript van de presentatie:

1 HANDLEIDING VOOR DE SECRETARIS

2 Introductie Basketbal Vlaanderen: Medewerkers en structuur SportBeheer Online Goed om vooraf te weten Administratieve tijdlijn voor clubs Wedstrijdadministratie Subsidies Verzekeringen Ethias Ondersteuning bestuur Ondersteuning sport Contactgegevens Nuttige links

3 INTRODUCTIE NIEUWE SECRETARIS

4 Deze presentatie geeft een antwoord op mogelijke vragen die je als secretaris hebt:
Aan welke administratieve voorwaarden moeten voldaan worden? Welke administratie kan ik via SportBeheer Online uitvoeren? Waar vind ik de nodige documenten en informatie? Welke deadlines zijn er? Deze presentatie maakt je ook wegwijs in de ondersteunende initiatieven van Basketbal Vlaanderen: Ondersteuning bestuur Ondersteuning sport Contactgegevens en nuttige links

5 MEDEWERKERS EN STRUCTUUR

6 De structuur van Basketbal Vlaanderen bestaat uit de:
MEDEWERKERS De medewerkers van Basketbal Vlaanderen staan voor je klaar, elk van hen heeft zijn of haar specifieke taken. Overzicht coördinatoren en medewerkers Basketbal Vlaanderen STRUCTUUR De structuur van Basketbal Vlaanderen bestaat uit de: Algemene vergadering & Raad van Bestuur Departementen & Commissies Provinciale comités Comités provinciale scheidsrechters Rechterlijke raden

7 SPORT BEHEER ONLINE (SBO)

8 Via Sport Beheer Online (Smart Client) kan je… Ledenbeheer uitvoeren
Is het kloppend administratief hart van zowel Basketbal Vlaanderen als de club Past binnen het opzet van de verdere digitalisering van administratieve procedures dit bevat alle data die ook doorgestuurd wordt naar de website en de app en ook door de club voor hun eigen website gebruikt kan worden (API’s) Via Sport Beheer Online (Smart Client) kan je… Ledenbeheer uitvoeren Kalenderbeheer uitvoeren Competitieadministratie uitvoeren Info, handleidingen en de downloadlink vind je op deze pagina

9 GOED OM VOORAF TE WETEN

10 Op de webpagina ‘Spelregels & nuttige documenten’ vind je oa:
Formulieren om een club op te starten Allerlei documenten die je nodig hebt in de loop van het seizoen (vb: functiewijziging, vrijwilligers,…) Het Huishoudelijk Reglement (HHR) De Tabel van Tarieven & Boetes (TTB) Het Huishoudelijk Reglement (HHR) is een bundeling van afspraken, regels en richtlijnen die de werking van Basketbal Vlaanderen en de relatie tussen clubs en federaties omschrijft en bestaat uit 5 delen: HHR Deel Administratie (AD) HHR Deel Competitie (CD) HHR Deel Financiën (FD) HHR Juridisch Deel (JD) HHR Deel Mutaties (MD) FAQ website

11 Download nu de Basketbal Vlaanderen-app via App Store of Google Play (Android app)
Er worden vanuit Basketbal Vlaanderen maandelijkse nieuwsbrieven verstuurd naar alle clubbestuurders. Hierin staat een pak informatie over wat er in de federatie en de basketbalwereld gebeurt. Elke club heeft een clubpagina op de Basketbal Vlaanderen-website met nuttige gegevens en welke info mensen kunnen terugvinden over je club. Belangrijk is dat deze info up-to-date is, zodat mensen de weg naar je club vinden (gelinkt aan zoek een club) Voorbeeld nieuwsbrief Info clubpagina aanpassen

12 ADMINISTRATIEVE TIJDLIJN VOOR CLUBS

13

14 Start indienen fusiedossiers Startperiode voor het indienen van fusiedossiers voor clubs. Clubs die zich wensen te informeren betreffende eventuele fusies vinden alle regelgeving daaromtrent terug in artikel AD 67 uit het huishoudelijk reglement. 1 Februari

15

16 1 April Start invullen Give & Go applicatie
Start voor het invullen van de Basketbal Vlaanderen Give & Go vragenlijst. De vragenlijst wordt, net als de inlogcode en het wachtwoord, op voorhand opgestuurd naar de secretaris van de club. 1 April

17

18 15 April Deadline voor het indienen van de fusiedossiers
Clubs die zich wensen te informeren betreffende eventuele fusies vinden alle regelgeving daaromtrent terug in artikel AD 67 uit het huishoudelijk reglement. 15 April

19

20 24 April Deadline voor het wijzigen van de secretaris
De deadline voor het wijzigen van een Secretaris valt een kleine week voor die van voorzitter, ondervoorzitter of penningmeester. De formulieren vindt u op de pagina van de nuttige documenten. 24 April

21

22 30 April Deadline voor het wijzigen van de andere bestuursleden
Dit is de deadline voor het wijzigen van de voorzitter, ondervoorzitter of penningmeester. De nodige formulieren vindt u op de pagina van de nuttige documenten. 30 April

23

24 1 mei Deadline Give & Go invulling
Tenzij anders meegedeeld, is dit in principe de deadline voor het invullen van de Basketbal Vlaanderen Give & Go vragenlijst. Alle dossiers die na deze datum worden ingestuurd, worden niet meer behandeld. Deadline voor het inschrijven voor de landelijke competitie. Clubs kunnen hun ploegen inschrijven via SportBeheer Online (SBO) /Smart Client. Start van de mutatieperiode Spelers en leden die overstappen naar een nieuwe club, moeten de mutatieprocedure volledig doorlopen. Je moet hiervoor een ontslagbrief indienen bij het secretariaat van je huidige club. Dit moet via een aangetekende zendig gebeuren ten laatste op 31 mei. De postzegeldatum telt hierbij als bewijs. De nieuwe club van aansluiting dient het mutatieformulier eveneens vóór 31 mei per aangetekend schrijven en zonder omslag naar het Secretariaat-generaal verstuurd worden: Basketbal Vlaanderen , Ottergemsesteenweg Zuid 808 B bus , Gent 1 mei Meer Info mutaties

25

26 Deadline voor het inschrijven van teams voor de provinciale competities
Clubs kunnen hun ploegen inschrijven via SportBeheer Online (SBO) /Smart Client. Voor specifieke vragen betreffende kalenderindeling kunt u zich richten tot richten tot de landelijke of uw provinciale kalenderplanner* Voor algemene vragen betreffende de werking en het installeren van Sport Beheer Online kunt u terecht bij of contact opnemen met een medewerker van het secretariaat-generaal. 15 mei

27

28 31 mei Einde van de mutatieperiode
Spelers en leden die overstappen naar een nieuwe club, moeten de mutatieprocedure volledig doorlopen. Je moet hiervoor een ontslagbrief indienen bij het secretariaat van je huidige club. Dit moet via een aangetekende zendig gebeuren ten laatste op deze datum (31 mei). De postzegeldatum telt hierbij als bewijs. De nieuwe club van aansluiting dient het mutatieformulier, eveneens vóór 31 mei, per aangetekend schrijven en zonder omslag naar het algemeen secretariaat te sturen: Basketbal Vlaanderen , Ottergemsesteenweg Zuid 808 B bus , Gent De inkomende documenten worden zo snel mogelijk verwerkt en de goedgekeurde mutaties zullen dagelijks op de website van Basketbal Vlaanderen gepubliceerd worden. 31 mei

29

30 15 juni Deadline voor de samenstelling van het comité (AD 63)
Het document "samenstelling comité" kan u downloaden via Sportbeheer Online (smart cliënt-bestuursrapport). Hier kan u de handleiding terugvinden. Dit formulier dient ondertekend te worden door de vier leden die het volgend seizoen een functie uitoefenen en naar Basketbal Vlaanderen gestuurd te worden. Deadline indienen formulier voor naamswijziging (AD 62) Clubs die hun naam wensen te wijzigen, kunnen dit doen tot deze datum. De aanvraag dient te gebeuren door een brief met duidelijke vermelding van de naamswijziging én moet voorzien zijn van de handtekening van 2 van de 4 gerechtigde handtekeninghouders (AD 63). De datum van de poststempel geldt als bewijs. 15 juni Deadline voor het schrappen van leden Handleiding schrappingen (SC)

31

32 juli Nieuwe aansluitingen Indienen van spelerslijsten
Om te kunnen aansluiten moet men: 1. ten volle 3 jaar oud zijn. Competitie 6 jaar. 2. volledig ingevulde en ondertekende aansluitingsaanvraag zenden 3. voor leden die de overstap maken van een buitenlandse federatie of AWBB naar een Basketbal Vlaanderen-club dient een vrijgave aangevraagd te worden. Hiervoor contact opnemen via Indienen van spelerslijsten 8 dagen voor de eerste officiële wedstrijd → Best aan licentiemap toevoegen Aanmaken en aanpassingen mogelijk via Smart Client Aanvragen van Technische Vergunningen juli Start 1 juli aanvang seizoen Iedere coach dient een technische vergunning te hebben per team hij/zij coacht doorheen het seizoen (ook vervangingen) Registreren van buitenlandse spelers Aanvragen vriendschappelijke wedstrijden

33

34 15 september Communicatie Give&Go Bedrag
Basketbal Vlaanderen communiceert aan de deelnemende clubs het bedrag dat ze verdiend hebben aan de hand van de ingevulde Give & Go vragenlijst. Vanaf de mededeling mogen de clubs de stavingsstukken van het corresponderende bedrag doorsturen via mail. 15 september

35

36 1 oktober Indienen biddossiers
Deadline voor het indienen van de biddossiers voor Finales Beker van Vlaanderen, Talent Day, Finale Beker van België Dames en 3X3-tornooien. 1 oktober

37

38 Deadline voor het indienen van de stavingsstukken van de Basketbal Vlaanderen Give & Go
20 december

39 WEDSTRIJDADMINISTRATIE

40 WEDSTRIJDADMINISTRATIE
Waarmee moet je in orde zijn vooraleer je aan een wedstrijd kan beginnen? Lidkaarten Bij gegevensbeheer kunt u de leden terugvinden die actief zijn binnen de club. Let wel op, dit zijn niet alleen de leden van uw clubs maar soms ook leden van andere clubs die verbonden zijn met uw club als coach of dubbelspeler. Lidkaarten spelers: 1 per pagina in licentiemap v/h team Lidkaarten niet-spelers: 8 per pagina (kopiëren voor in alle licentiemappen) Opmerking: Medische fiche van speler kan op de lidkaart van speler geplakt worden Handleiding lidkaarten (SBO)

41 WEDSTRIJDADMINISTRATIE
Waarmee moet je in orde zijn vooraleer je aan een wedstrijd kan beginnen? 2) Medisch Getuigschrift Spelende leden worden bij aansluiting verzekerd door Ethias. Voor spelers is een medisch getuigschrift verplicht. Elk medisch attest voorzien van de naam, handtekening en RIZIV nr. van een geneesheer, is geldig op voorwaarde dat het dezelfde gegevens vermeldt als deze welke op het formulier van Basketbal Vlaanderen opgenomen zijn. Opmerking: Medische fiche van speler kan op de lidkaart van speler geplakt worden Art. 217 van het HHR CD Download medisch getuigschrift

42 WEDSTRIJDADMINISTRATIE
Waarmee moet je in orde zijn vooraleer je aan een wedstrijd kan beginnen? 3) Identiteitskaarten De scheidsrechter controleert voor de aanvang van de wedstrijd de identiteitskaart of het paspoort van alle spelers, ongeacht hun leeftijd, die deelnemen aan een wedstrijd vanaf de categorie U16, de coaches, assistent-coaches, de terreinafgevaardigde en van de andere personen die plaats nemen in het gebied van de spelersbank Indien de identiteitskaart of het paspoort ontbreekt, zal de scheidsrechter een “I” noteren naast de naam van de betrokkene en deze zal zijn naam, voornaam, geboortedatum en -plaats op de keerzijde van het wedstrijdformulier noteren en zijn handtekening plaatsen. De boete voorzien in de TTB zal toegepast worden Art. 217 van het HHR CD

43 WEDSTRIJDADMINISTRATIE
Waarmee moet je in orde zijn vooraleer je aan een wedstrijd kan beginnen? 4) Spelerslijsten Voor landelijke jeugd en senioren 8 dagen voor de eerste officiële wedstrijd → aan licentiemap toevoegen Aanmaken en aanpassingen mogelijk via SportBeheer Online (SBO) Handleiding spelerslijsten (SBO)

44 WEDSTRIJDADMINISTRATIE
Waarmee moet je in orde zijn vooraleer je aan een wedstrijd kan beginnen? 5) Formaliteiten i.v.m. buitenlandse spelers Spelers die niet de Belgische nationaliteit hebben, dienen geregistreerd te worden op een hiertoe voorziene “lijst speelgerechtigde buitenlanders” indien ze willen deelnemen aan een seniorwedstrijd.

45 SUBSIDIES

46 SUBSIDIES Gemeentelijke / stedelijke subsidies Het Give & Go dossier
Vraag meer informatie bij de lokale sportdienst. Bepaalde documenten en formulieren kunnen bij het Secretariaat-Generaal aangevraagd worden. Het Give & Go dossier Basketbal Vlaanderen Give&Go is een project met als doelstelling de kwaliteit van de jeugdwerking in de sportclubs te verhogen, met bijzondere aandacht voor de verhoging van de sportparticipatie van de jeugd. Het jeugdfonds Solidariteitsmechanisme tussen clubs om de clubs die inzetten op jeugdopleiding kwalitatief en kwantitatief te gaan belonen Subsidie van Basketbal Vlaanderen i.k.v. jeugdopleiding: niveau bepaalt bijdrage en return Een detail van de opleidingsvergoedingen kan je terugvinden in SportBeheer Online van uw club. Hiervoor dubbelklik je bij de tab Documenten Meer info over Give&Go

47 VERZEKERINGEN ETHIAS

48 Wat te doen bij sportongeval?
VERZEKERINGEN Wat te doen bij sportongeval? Doe zo snel mogelijk aangifte via Ethias extranet Algemene info en stappenplan Handleiding sportongeval doorgeven Handleiding bestanden uploaden

49 ONDERSTEUNING BESTUUR

50 Om bestuursleden te ondersteunen in hun functies worden regelmatig vormingen georganiseerd door o.a.: Dynamo Project (informatie over vrijwilligersstatuut, boekhouding,…) Vlaamse Sportfederatie (Dag van de Sportclubbestuurder, ledenbinding, fondsenwerving en sponsoring,…) Blogberichten tips&tricks (clubondersteuners gaan op bijscholingen voor de Basketbal Vlaanderen clubs)

51 ONDERSTEUNING SPORT

52 ONDERSTEUNING COACHES Zowel Basketbal Vlaanderen als externe organisaties bieden regelmatig clinics en bijscholingen aan. Krijg (financiële) ondersteuning van Basketbal Vlaanderen om een bijscholing te organiseren in de club BodyCheck+ letselpreventie voor basketbalspelers – map, video’s, workshop Zoekertjes op Basketbal Vlaanderen website – club zoekt coach Overzicht erkende clinics & bijscholingen Ondersteuning organisatie bijscholing Ondersteuning BodyCheck+ Zoekertje(s) maken of bekijken

53 RECRUTERING SCHEIDSRECHTER Afhankelijk van het aantal competitieteams dien je officiële scheidsrechters te voorzien. Indien je het opgelegde quotum haalt, wordt je financieel beloond. Indien je het niet haalt, wordt vanuit Basketbal Vlaanderen een financiële sanctie opgelegd. Pas opgerichte clubs krijgen uitstel de eerste 3 seizoenen. Voor de jongste leeftijden moet je clubscheidsrechters voorzien. Basketbal Vlaanderen doet verschillende rekruteringsinspanningen en organiseert in samenwerking met de clubs opleidingen. Alle informatie over scheidsrechter worden vind je via deze link

54 MULTI MOVE IK WORD BASKETTER!
Tips&tricks ledenbinding ONDERSTEUNING PROMOTIE Voor vragen over ledenwerving en promotie-initiatieven, kan je terecht bij Lisa Van Ranst ) MULTI MOVE IK WORD BASKETTER! Meer info Meer info

55 PEANUTSTORNOOI 3X3 TORNOOI
ONDERSTEUNING TORNOOIEN Wens je een tornooi te organiseren, bekijk zeker de website welke ondersteuningsmogelijkheden er zijn. Draaiboeken, spelregels, materiaal huren, eventmaker, … PEANUTSTORNOOI 3X3 TORNOOI Meer info Meer info

56 ANDERE ONDERSTEUNINGMOGELIJKHEDEN GIVE AND GO LEERLIJNEN
AANBEVELINGEN DAMESBASKETBAL & TRAINERS na overlegplatform BLOGBERICHTEN TIPS&TRICKS MATERIAAL HUREN GADGETS BESTELLEN … Alle ondersteuningsmogelijkheden

57 Contactgegevens

58 Heb je nog vragen? Contacteer ons!
Voor algemene vragen over clubondersteuning: Benoit Denoulet - clubondersteuner Lisa Van Ranst – clubondersteuner Voor vragen over spelerslijsten, competitie, SportBeheerOnline…: Maarten Van Bocxstaele – medewerker sport Voor vragen over ledenbeheer & administratie club: Dorien Vanopdenbosch – medewerker admin Voor vragen over trainers(cursussen): Emily Lecompte – medewerker kaderopleidingen

59 Nuttige links

60 Enkele handige links: