Concern Records Management

Presentatie over: "Concern Records Management"— Transcript van de presentatie:

1 Concern Records Management
Digitalisering en CRM

2 Wie zijn wij? Even voorstellen:
... – Programmamanager CRM Hunneley Felicia – Secretaris CRM René van Rijn – Senior Records Manager Jermaine Dol – Junior Records Manager Bart Ballaux – Manager CRM De programmamanager en senior records manager zijn in aantocht.

3 Wat is Concern Records Management?
Over records management doen de meest fantastische verhalen de ronde. Het zou DE oplossing zijn. Maar volgens deze prent moeten wij allemaal vrezen voor onze job... Inderdaad, informatie en documenten worden in de toekomst op een geheel andere manier gecreëerd en uitgewisseld...

4 Wat is Concern Records Management?
Concern Records Management (CRM) is de nieuwe functie binnen het Gemeentearchief Rotterdam die verantwoordelijk is voor het opstellen van beleidsrichtlijnen ten behoeve van records management. CRM is het antwoord op de verdergaande digitalisering van documenten en documentstromen binnen de gemeente Rotterdam. Denk aan het concern breed uitrollen van het DMS (document management systeem) Doc.Loods. 4

5 Concern Records Management bestaat uit 5 rollen:
Welke rollen zijn er? Concern Records Management bestaat uit 5 rollen: Programmamanager CRM – creëert draagvlak bij hoofden van dienst (strategisch kaderstellend) Manager CRM – sturend, leider expertiseteam (ook voor rm’s van diensten) Secretaris CRM – ondersteuning expertiseteam / opstellen handboek Senior records manager – adviesfunctie concernbreed / ter inhuur diensten Junior records manager – idem 5

6 Waarom Concern Records Management?
Overschakeling van papieren naar digitale documenten en gegevens Rotterdam schakelt over van papieren naar digitale documenten en gegevens. De techniek biedt de mogelijkheid om binnen het concern efficiënter en effectiever te werken en daarmee de burger beter te bedienen. Om verantwoord digitaal te kunnen werken moet er ook digitaal gearchiveerd worden. Als extra complicerende factor geldt dat in de overgangssituatie –van analoog naar digitaal- een hybride informatiehuishouding moet worden beheerd en beheerst. Bron:

7 Waarom Concern Records Management?
Voor efficiënter en effectiever werken binnen het concern. Burgers zullen hierdoor beter bediend worden Voor het verantwoord digitaal werken (digitaal archiveren) Hybride informatiehuishouding (overgangsfase analoog naar digitaal) moet beheerd en beheerst worden Rotterdam schakelt over van papieren naar digitale documenten en gegevens. De techniek biedt de mogelijkheid om binnen het concern efficiënter en effectiever te werken en daarmee de burger beter te bedienen. Om verantwoord digitaal te kunnen werken moet er ook digitaal gearchiveerd worden. Als extra complicerende factor geldt dat in de overgangssituatie –van analoog naar digitaal- een hybride informatiehuishouding moet worden beheerd en beheerst.

8 Waarom Concern Records Management?
Digitalisering documenten en documentstromen vergt kennis van: Informatica Wet- en rechtskennis Organisatiekunde Controletechnieken (bijv. auditing) De digitalisering van documenten en documentstromen overstijgt het vakgebied van informatiemanagement en vergt kennis van de volgende deskundigheidsgebieden: Informatica: record managers moeten bijvoorbeeld inhoudelijke kennis hebben van verschillende Document management systemen, omdat we aanpassingen moeten kunnen maken in de structuur van een DMS. 2. Wet- en rechtskennis: record managers zijn er om te zorgen dat de wet- en regelgeving wordt toegepast binnen de digitale structuur van de gemeente, zo moeten er selectie en vernietigingscriteria opgesteld worden die een rechtmatige grondslag hebben. 3. Organisatiekunde: de rm’s moeten inzicht hebben in de bedrijfsprocessen en advies kunnen geven om zo efficiënter en effectiever om te kunnen gaan met informatiestromen. 4. Controletechnieken (auditing): de toegepaste onderdelen moeten gecontroleerd worden op hun functionaliteit in de praktijk. Het opslaan (digitaal opbergen) van documenten kan daarom niet langer het exclusieve domein zijn van een afdeling DIV binnen een dienst.

9 Waarom Concern Records Management?
De digitalisering van documenten en documentstromen overstijgt het vakgebied van informatiemanagement en vergt kennis van de volgende deskundigheidsgebieden: Informatica: record managers moeten bijvoorbeeld inhoudelijke kennis hebben van verschillende Document management systemen, omdat we aanpassingen moeten kunnen maken in de structuur van een DMS. 2. Wet- en rechtskennis: record managers zijn er om te zorgen dat de wet- en regelgeving wordt toegepast binnen de digitale structuur van de gemeente, zo moeten er selectie en vernietigingscriteria opgesteld worden die een rechtmatige grondslag hebben. 3. Organisatiekunde: de rm’s moeten inzicht hebben in de bedrijfsprocessen en advies kunnen geven om zo efficiënter en effectiever om te kunnen gaan met informatiestromen. 4. Controletechnieken (auditing): de toegepaste onderdelen moeten gecontroleerd worden op hun functionaliteit in de praktijk. Het opslaan (digitaal opbergen) van documenten kan daarom niet langer het exclusieve domein zijn van een afdeling DIV binnen een dienst. Bron: Peyo, Smurfe koppen en koppige smurfen, Sittard-Brussel, 1973, p. 6.

10 Waarom Concern Records Management?
De inspectie constateerde dat er sprake is van: Ondermaats archief- en informatiebeheer in Onvoldoende bijdrage aan ‘good governance’ Records Management is gezien de concernontwikkelingen (digitalisering) onontkoombaar Kortom, Rotterdam is ‘concerned about the management of records’ Er is te weinig beleidsaandacht en te weinig sturing op de informatiehuishouding. De informatievoorziening wordt nog steeds te zeer gezien als facilitair proces en niet als wezenlijk onderdeel van het primaire proces, laat staan dat er sprake is van ‘good governance’. Informatievoorziening is bij de meeste diensten een louter uitvoerende functie; strategische en/of beleidsmatige functies ontbreken op dit terrein vrijwel geheel. En zowel technisch als organisatorisch is duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie in Rotterdam onvoldoende geborgd. In de papieren werkelijkheid was het nog mogelijk om informatie achteraf te structureren en op orde te krijgen. In de digitale situatie kan dat niet. Wie zijn handel en wandel digitaal vastlegt, moet er vanaf de eerste dag voor zorgen dat de volledigheid, authenticiteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid van informatie geborgd is. Dit vergt een grote omslag in de omgang met en een herpositionering van de informatiehuishouding van de gemeente. 10

11 Waarom Concern Records Management?
Voordelen digitalisering: Documenten zijn sneller beschikbaar door integratie van documentmanagement in werkprocessen Ordening van informatie maakt link tussen werkzaamheden en benodigde informatie makkelijker Informatie is plaatsonafhankelijk Zoals net al genoemd is digitalisering de hoofdreden voor de behoefte aan Concern records management. De digitalisering biedt dan ook voordelen, namelijk: Documentmanagement integreert in de werkprocessen. Documenten zijn hierdoor sneller breed beschikbaar, namelijk na creatie (digital born) of scanning. De ordening van informatie sluit aan bij werkprocessen. De ambtenaar legt hierdoor makkelijker de link tussen zijn werkzaamheden en de daarbij benodigde informatie. Informatie is plaatsonafhankelijk en snel beschikbaar. Er is geen afhankelijkheid van een leverende DIV afdeling en fysieke documentstromen (interne post) Kwalitatief hoogwaardige digitalisering zorgt voor een forse besparing op fysieke archivering en daarbij behorende formatie In de business kunnen grote schaalvoordelen worden gerealiseerd doormiddel van minder mensen tegenover meer kwaliteit. De kwaliteit van de aard van de werkzaamheden van medewerkers wordt hoger en daardoor komen er meer ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers

12 Waarom Concern Records Management?
Informatie is plaatsonafhankelijk Zoals net al genoemd is digitalisering de hoofdreden voor de behoefte aan Concern records management. De digitalisering biedt dan ook voordelen, namelijk: Documentmanagement integreert in de werkprocessen. Documenten zijn hierdoor sneller breed beschikbaar, namelijk na creatie (digital born) of scanning. De ordening van informatie sluit aan bij werkprocessen. De ambtenaar legt hierdoor makkelijker de link tussen zijn werkzaamheden en de daarbij benodigde informatie. Informatie is plaatsonafhankelijk en snel beschikbaar. Er is geen afhankelijkheid van een leverende DIV afdeling en fysieke documentstromen (interne post) Kwalitatief hoogwaardige digitalisering zorgt voor een forse besparing op fysieke archivering en daarbij behorende formatie In de business kunnen grote schaalvoordelen worden gerealiseerd doormiddel van minder mensen tegenover meer kwaliteit. De kwaliteit van de aard van de werkzaamheden van medewerkers wordt hoger en daardoor komen er meer ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers Bron: René Goscinny en Albert Uderzo, Asterix en het 1ste legioen, p. 17.

13 Waarom Concern Records Management?
Voordelen digitalisering: Forse besparing op fysieke archivering Grote schaalvoordelen (meer kwaliteit) Noodzakelijke sprong naar voren Meer ontwikkelingsmogelijkheden medewerkers Zoals net al genoemd is digitalisering de hoofdreden voor de behoefte aan Concern records management. De digitalisering biedt dan ook voordelen, namelijk: Documentmanagement integreert in de werkprocessen. Documenten zijn hierdoor sneller breed beschikbaar, namelijk na creatie (digital born) of scanning. De ordening van informatie sluit aan bij werkprocessen. De ambtenaar legt hierdoor makkelijker de link tussen zijn werkzaamheden en de daarbij benodigde informatie. Informatie is plaatsonafhankelijk en snel beschikbaar. Er is geen afhankelijkheid van een leverende DIV afdeling en fysieke documentstromen (interne post) Kwalitatief hoogwaardige digitalisering zorgt voor een forse besparing op fysieke archivering en daarbij behorende formatie In de business kunnen grote schaalvoordelen worden gerealiseerd door middel van een betere inzet van mensen die de kwaliteit ondersteunen. Bij digitalisering willen we ook de kans grijpen om vroeger in het proces bij de documenten aanwezig te zijn. We willen als records managers of archivarissen of DIV-ers niet meer op het einde de documenten overgedragen krijgen, we willen van bij creatie onze stem laten horen en onze kennis inzetten om de primaire processen te ondersteunen. De kwaliteit van de aard van de werkzaamheden van medewerkers wordt hoger en daardoor komen er meer ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers

14 Waarom Concern Records Management?
Risico’s Digitalisering: verloren raken van informatie in de openbaarheid komen van informatie onjuiste interpretatie informatie simpelweg onvindbare informatie Film: Aan de andere kant zijn er natuurlijk ook risico’s aan digitalisering waarvoor een juiste aanpak moet worden gevonden, zoals de informatiebeveiliging en het beleggen van de verantwoordelijkheid voor het digitale werken. Wanneer het beheer van digitaal archief niet op orde is, kan informatie verloren raken, onbedoeld in de openbaarheid komen, aanleiding geven tot onjuiste interpretatie of simpelweg onvindbaar zijn. Er is een filmpje gemaakt door Arthur Bueno over de digitalisering en informatiestromen. Het geeft goed de zorgen van vandaag de dag aan over digitalisering en informatie.

15 Missie Concern Records Management
Taken CRM: Het (doen) vaststellen van standaarden / procedures en instrumenten op het gebied van records management die in de praktijk werken! Het (laten) integreren van records management in bedrijfsprocessen en –systemen; zodat het in de praktijk werkt! Het vervullen van een brugfunctie tussen ‘inhoudelijk’ records management en ICT beheer en ontwikkeling; Het bewaken van de uniformiteit en kwaliteit van het records management. Na de vraag waarom moet er concern records management zijn is de volgende vraag natuurlijk wat zijn de taken van het CRM. Ten eerste is het concern records management in het leven geroepen om standaarden en instrumenten vast te stellen waarmee informatiebeheer en informatiestromen in goede banen worden geleid. Daarnaast is er de schone taak om een brugfunctie te vervullen tussen archiefvorming en ICT beheer en ontwikkeling. Ook is het CRM in het leven geroepen voor het bewaken van de uniformiteit en kwaliteit van het records management

16 Missie Concern Records Management
“Er zijn veel mensen die kunnen zeggen dat een voetbalploeg slecht speelt; er zijn weinig mensen die kunnen zeggen waarom ze slecht speelt en er zijn slechts een paar mensen die kunnen zeggen wat er moet gebeuren om ze beter te laten spelen.” Johan Cruijff Wanneer heeft CRM succes? Om in WK-sferen te spreken, een citaat van ... Quizvraag voor 10 bonuspunten… Bron:

17 Missie Concern Records Management
Doel: Zorgen voor een verbetering in het informatie- en archiefbeheer binnen de gemeente Rotterdam Wat kunnen wij betekenen voor DIV-DIM afdelingen bij diensten en deelgemeenten? ‘Ideeëncentrum’ RM Vraagbaak Advies, training, coaching = hulp bieden inzake RM en digitalisering! 17

18 Missie Concern Records Management
Wat kunnen wij betekenen? Voorbeeld: innovatie Binnen de tijd: kwaliteit! Vernieuwend: ja, bruikbaar: neen... 18

19 Enkele praktijk voorbeelden: Organiseren van kennissessies
CRM in de praktijk Enkele praktijk voorbeelden: Organiseren van kennissessies Creëren van een handboek records management Toevoegen selectie criteria in DMS Ontwikkelen, trainen, coachen van medewerkers Onderlinge samenwerking ICT en DIV ondersteunen Kaderstelling aan de hand van begrippen: authentiek, integer, betrouwbaar en beschikbaar investeren in kennisopbouw en –deling doormiddel van: Het organiseren van kennissessies voor alle belanghebbenden, eventueel ondersteund door externe deskundigen Het ontwikkelen en onderhouden van instrumenten en materialen, zoals bijvoorbeeld het creëren van een handboek vervanging, het toevoegen van een selectie criterium in o.a. Doc.Loods. etc etc. Het ontwikkelen, trainen en coachen van medewerkers De brugfunctie vervullen tussen ICT die de functie en de onderlinge samenwerking ondersteunt. Kaderstelling en toetsing van informatie vindt plaats aan de hand van de volgende begrippen: authentiek, integer, betrouwbaar, beschikbaar. (Waarom juist deze begrippen? Toekomstvast en niet afhankelijk van systemen) Mits evenwichtig toegepast en ingericht draagt een correcte toepassing van genoemde uitgangspunten bij aan het beheersen van de risico’s van digitaal werken en geven ze richting aan de invulling van diverse beleidsmatige informatievraagstukken.

20 CRM in de praktijk 10-10-2017 Bron: http://media.photobucket.com/

21 Effect CRM binnen gemeente Rotterdam
Verbetering digitale informatiehuishouding Optimale ondersteuning ambtenaar bij uitvoering van werkprocessen Draagvlak voor een succesvolle uitrol van Doc.Loods als concernbreed systeem Politiek en bestuur zijn aanspreekbaar / controleerbaar Doelmatigheids- en rechtmatigheidsverantwoording beter op orde Verbetering dienstverlening burger /bedrijven De verbetering van de digitale informatiehuishouding en daarmee van de gedigitaliseerde (keten)processen. De functie draagt bij aan het draagvlak voor en succes van Doc.Loods als concernbreed systeem voor document- en record management. De doelmatigheid en rechtmatigheidverantwoording raakt beter op orde. De politiek en het bestuur zijn aanspreekbaar en controleerbaar door de (Rotterdamse) samenleving. De ambtenaar wordt optimaal ondersteund bij de uitvoering van zijn werkproces. De dienstverlening aan burgers en bedrijven in de stad verbetert door een verantwoorde digitalisering van de processen. Immers de transparantie neemt toe en willekeur neemt af, snelheid neemt toe en doorlooptijden nemen af. De mogelijkheden van kwaliteitsverhoging door digitale interactie nemen toe. De Rotterdamse informatiehuishouding is ingericht voor de toekomst, waarin gebiedgericht gewerkt wordt.

22 Een stap in de goede richting via de
Einde Een stap in de goede richting via de ‘Rotterdamse Aanpak’! Zijn er nog vragen?