Aanbestedingsmethode & Toelichting

Presentatie over: "Aanbestedingsmethode & Toelichting"— Transcript van de presentatie:

1 Aanbestedingsmethode & Toelichting
Openbare EU aanbesteding MOI op basis van Best Value Procurement Nijmegen, 17 mei 2016 – 9:00h

2 Welkom bij de Veiligheidsregio Gelderland-Zuid

3 Wie zitten er vandaag aan tafel?
Projectteam: Maurits Koning – Operationele voorbereiding Danny Bobbink – Operationele voorbereiding Leo van Dijk – Informatieadviseur Armand Wolthof – Adviseur inkoop en aanbestedingen Bert de Vries – ICT Meldkamer/VRGZ Geïnteresseerden: LiveOP Dhr. Heck *** Intemo Dhr. Hoeks *** Marelko Dhr. Dankers MSA Dhr. Fiers, Keur, Huisman en Biemans *** Arcobel Dhr Bijl Falck Dhr. Floor, Coppens en Stumphius *** Ikbenstil computers Dhr. Bosman *** DatAction Dhr van den Belt, Bonte *** Citygis Dhr. Hoefnagels, Kieboom, Miegies, Phielix *** Idgis Dhr. Assink *** Infopact Netwerkdiensten Dhr Wuister

4 Introductie VRGZ De Veiligheidsregio Gelderland-Zuid (VRGZ) is een organisatie voor brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening en voorbereiding en coördinatie op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing. De VRGZ is een van de 25 veiligheidsregio’s in Nederland. De organisatie bestaat uit 5 sectoren (RAV, Brandweer, GHOR (Geneeskundige Hulpverlening in de Regio), GMK (meldkamer) en Veiligheidsbureau) en ondersteunende diensten op de gebied van beleid en bedrijfsvoering. Oppervlakte ca km2 Ruim inwoners Drie vaarwegen (Neder-Rijn, Maas, Waal) Diverse snelwegen (A2, A15, A50 en A73) Goederenspoor (Betuweroute) Regionalisering heden

5 Huidige situatie + aanleiding
42 voertuigen voorzien van MDT systeem Gecombineerd MDT- en Navigatiesysteem DBK Maak & Beheer software In- en uitbouw Aanleiding aanbesteding Voldoet ons huidige MDT-systeem nog wel? Bezuinigingstaakstelling ‘50% minder kosten, per voertuig’ Oprichting taakgroep MDT Doelstellingen Onderzoek Conclusie

6 Visie uniformiteit en eenduidigheid digitale informatievoorziening
regionale aanpak met ketenpartners ingericht conform VeRA VRGZ ontwikkeld zicht als regiehouder leveranciers leveren expertise meegroeien met landelijke ontwikkelingen

7 Perceel 1: Navigatie Projectdoelstellingen Scope Niet in de Scope
betrouwbaar, up-to-date en toekomstbestendig efficiënte en intelligente routebepaling gebruiksvriendelijk en goed afleesbaar efficiënt uit- en inbouwen bestaande kabels en antennes mogelijk hergebruiken Scope uitbouwen inbouwen en implementeren implementeren en mogelijk omzetten van kaartaanpassingen aanbieden van systeem updates en upgrades van de software aanleveren van kaartupdates realiseren van de benodigde gegevenskoppelingen afstemmen met de geselecteerde opdrachtnemer MDT-systeem gedurende contractperiode onderhoud en reparaties Niet in de Scope installatie van kaartupdates functioneel beheer aanschaf en beheer van 3g – 4g data verbinding

8 Perceel 2: DBK voorziening
Projectdoelstellingen leveren, installeren en implementeren met zo min mogelijk overlast stabiele, duurzame en toekomstbestendig laagdrempelige, gebruiksvriendelijk beveiligd minimale beheerlast Scope leveren, implementeren en beschikbaar stellen leveren van de licenties realiseren van de benodigde gegevenskoppelingen gedurende contractperiode onderhoud en reparaties ondersteunen/adviseren van de functioneel beheerders en key users verzorgen van kennisoverdracht migratie Niet in de Scope functioneel beheer

9 Perceel 3: MDT oplossing
Projectdoelstellingen stabiel, duurzaam en toekomstbestendig snel beschikken over informatie gebruiksvriendelijk en laagdrempelig goed leesbaar beveiligd minimale beheerlast min mogelijk overlast voor de organisatie bestaande kabels en antennes mogelijk hergebruiken Scope leveren en inbouwen MDT unit alsmede de software updates en upgrades van de software licenties benodigde gegevenskoppelingen gedurende de contractperiode onderhoud en reparaties ondersteunen functioneel beheerders en key users afstemmen met de geselecteerde opdrachtnemer navigatiesysteem verzorgen van kennisoverdracht Niet in de Scope uitbouw bestaande systemen functioneel beheer aanschaf en beheer van 3g – 4g data verbinding

10 Toelichting procedure
Tot zover vragen? Aanbestedingsmethode & toelichting Openbare EU aanbesteding Mobiele operationele informatievoorziening op basis van Best Value Procurement

11 Wat zijn uw ervaringen met Best Value (Procurement)?

12 Expertise Wat de klant specificeert Wat de consultant specificeert
Wat de leverancier installeert Wat de klant echt nodig had Feiten: Klanten zijn geen experts (ze hebben een idee van wat ze denken nodig te hebben); Klantuitvragen zijn zelden 100% compleet; Experts moeten meer weten over dienst/product dan de klant; Experts weten wat de klant nodig heeft (ook al heeft de klant dit niet compleet beschreven); We zijn dus op zoek naar een expert die ons zijn visie en expertise laat zien. 12

13 Onze verwachtingen van een leverancier
Pro-actief en verantwoordelijk Verwachtingen versus Praktijk. Win-Win Het succes van de leverancier is net zo belangrijk als het succes van Veiligheidsregio Gelderland-Zuid; Dezelfde doelen stellen. “Contract” Contract is een gids; Als we naar het contract moeten grijpen, hebben we beiden verloren; We moeten (c.q. willen) dus nooit het contract erbij hoeven halen.

14 Wat proberen we te bereiken?
Vraag: Als U een “groene cirkel” wilt kopen, in welke van onderstaande scenario’s is dit het makkelijkst te rechtvaardigen of uit te leggen? Scenario 1 Scenario 2

15 Wat maakt deze werkwijze ongewoon?
Het is simpel; We gebruiken logica & gezond verstand; Extreem efficient: minder beslissingen, minder management , betere resultaten en lage kosten; Meten is weten; Win – Win.

16 Impact van minimum eisen
Hoog Laag Hoog Laag Leverancier 1 Leverancier 2 Leverancier 1 Leverancier 2 Leverancier 3 Leverancier 4 Performance Risico Performance Risico Leverancier 3 Leverancier 4 Laag Hoog Laag Hoog

17 Project doelstellingen algemeen
We outsourcen naar experts (niet alleen risico’s verschuiven, maar risico’s minimaliseren); Minimaliseren van risico’s: Binnen budget (plafond/perceel/6 jaar excl. BTW); Hoge kwaliteit tegen lage kosten; Win – Win. Minimaliseren management, aansturing en controle van leverancier door VRGZ; Leveranciers kunnen hun winst verbeteren door efficient(er) te werken. Many systems attempt to transfer risk from the client to the vendor. In the PIPS process, our objective is to not only transfer risk, but to transfer risk to an expert that can minimize the risk Risk should be simple to define. It includes: Completing the project on time Completing the project with no cost change orders and having high Customer satisfaction Furthermore, the best-value system must make the overall process more efficient. This means we should minimize client management, inspection, and decision making. In return, the vendors should be able to maximize profit by becoming more efficient (remember this is NOT low-bid award) This creates a true “win-win” relationship

18 3 2 1 Best Value Inkoopproces Selectie Concretisering Uitvoering
Pre -kwalificatie - Dominant; - Simpel; - Onderscheidend; - Niet technisch; - Gebaseerd op prestatie-onderbouwing. Concretisering; Technische review; Gedetailleerd plan; Uitgewerkte oplossing. Risicomanagement Kwaliteitscontrole Kwaliteitsborging

19 Wat is dominante informatie
Het is simpel; Het is accuraat; Het is beknopt; Het valt op; Het vergemakkelijkt ieders besluitvorming; Het voorspelt de toekomst; Het is duidelijk te begrijpen tussen partijen; Het toont aan dat de leverancier begrijpt wat er nodig is; Het levert een goede onderbouwing van de hun prestatie; Is verifieerbaar en controleerbaar.

20 Dominant versus Niet dominant
Wij hebben veel ervaring met soortgelijke opdrachten. Wij hebben voor 10 VR’s vergelijkbare opdrachten uitgevoerd in de afgelopen 24 maanden. Onze prijs is gebaseerd op nacalculatie. De gemiddelde inschrijfsom op basis van vergelijkbare projecten is EUR 390k. Onze projectleider is zeer ervaren. Onze projectleider heeft 10 jaar ervaring en zijn tijd/budget-afwijking per project is kleiner dan 1%. We kunnen referenties geven op verzoek. Onze klanttevredenheid is 9,8.

21 Selectiefase (Filters)
Project capaciteiten Filter 3 Prioritisering (Identificatie Best Scorende leverancier) Filter 4 Dominantie check Tijd Kwaliteit van de leveranciers Filter 2 Interview Hoog Laag Concretiseringsfase Criteria Prestatieonderbouwing Risicodossier Kansendossier Prijs Is de leverancier binnen het prijsplafond gebleven? Prestatie onderbouwing Check Informatie & beoordelingen dominant

22 Prestatieonderbouwing
In de Prestatieonderbouwing geeft de leverancier aan de hand van stellingen (beweringen) aan waarom hij in staat is het project goed uit te voeren en de Scope te realiseren; Van de leverancier wordt verwacht dat hij zijn stellingen onderbouwt met verifieerbare prestatie-informatie (dominant); Het gaat derhalve om kwaliteitsonderbouwing, met andere woorden wat zijn de sterke punten van de leverancier gerelateerd aan de projectscope; Geanonimiseerd; 2-pagina limiet.

23 Mijlpalen projectplanning
1-pagina - Mijlpalen projectplanning waarin de belangrijkste mijlpalen voor alle projectfasen zijn benoemd; Geen template - leverancier mag eigen format gebruiken mits 1-pagina limiet niet wordt overschreden.

24 Risicodossier & Kansendossier
Het Risicodossier biedt de leverancier de ruimte om risico’s buiten zijn invloedsfeer te benoemen en te behandelen, incl. beheersmaatregelen om het risico te minimaliseren; Het Kansendossier biedt ruimte om relevante extra toegevoegde waarde aan te dragen. Het richt zich op kansen bovenop de Scope + boven prijsplafond(s). Beide dossiers bieden de leveranciers een mogelijkheid om hun expertiseniveau te tonen en zichzelf te onderscheiden ten opzichte van hun concurrenten Geanonimiseerd 2-pagina limiet risicodossier 1-pagina limiet kansendossier

25 Risicodossier & Kansendossier
Risicodossier (niet technisch) Identificeer de belangrijkste risico’s Leg uit waarom het risico een risico is; Wat is de impact, kostenverhoging, vertraging in oplevering of lagere klanttevredenheid bij VRGZ; Moet een risico zijn gerelateerd aan het project. Niet technisch / beheermaatregelen Beschrijf het risico niet technisch; Leverancier moet beschrijven welke beheermaatregelen zijn genomen om het risico te voorkomen dan wel te verkleinen qua impact. Kansendossier Stel iedere kans (toegevoegde waarde bovenop de Scope) voor, die een positieve invloed kan hebben op de planning, kosten of klanttevredenheid.

26 Commerciële aanbieding
P1 Navigatie: € ,-- exclusief BTW over de totale contractperiode van 6 jaar; P2 DBK voorziening: € ,-- exclusief BTW over de totale contractperiode van 6 jaar; P3 MDT: € ,-- exclusief BTW over de totale contractperiode van 6 jaar Open format voor aanlevering (zie Negometrix).

27 Selectiefase en dossiers samenvattend
Wij zijn op zoek naar leveranciers die vooruit kunnen denken …en zich inzetten in het belang van VRGZ Hoeveel Risico’s en Kansen kunt u indienen? Prestatieonderbouwing, Risicodossier hebben een limiet van 2 pagina’s per dossier, Kansendossier en projectplanning 1 pagina; Geen marketing / Geen technische informatie; Voorkom algemene risico’s of oplossingen (maak uw dossiers projectspecifiek); Identificeer kansen (en leg uit waarom); Alle dossiers worden onderdeel van het contract; De dossiers bieden (hoog presterende) leveranciers een mogelijkheid om hun expertise te laten zien en te bewijzen dat ze geen commodity zijn.

28 Dit moet worden voorkomen
Marketingdata Onze organisatie is een marktleider; We zullen onze lange historie inzetten om het project succesvol te maken; We gebruiken ons unieke proces om risico’s op te lossen met de klant. Te veel vakjargon Risico’s terug schuiven naar de klant We zullen met klant samenwerken om issues op te lossen; We zullen team- en partnerbijeenkomsten organiseren met de klant. Algemene risico’s of oplossingen We zullen vooruit plannen om activiteiten te coördineren.

29 Interview format Veiligheidsregio Gelderland Zuid zal max. 2 sleutelfunctionarissen uitnodigen voor een interview. Dit is geen “bedrijfspresentatie”; Alle sleutelfunctionarissen worden individueel geinterviewd. Veiligheidsregio Gelderland Zuid zal geen groepsinterview toestaan, of andere individuen aanwezig laten zijn bij het interview; Over het algemeen duurt een interview 30 minuten per sleutelfunctionaris; Een basisset vragen zal worden gebruikt bij het interview; VRGZ heeft de optie om een toelichting te vragen op basis van de antwoorden (of zal aanvullende vragen stellen ter verduidelijking van een antwoord); Steutelfunctionarissen mogen niet worden vervangen. Individuen die zijn voorgedragen tijdens het aanbestedingsproces moeten beschikbaar zijn voor het hele project. Indien zij niet beschikbaar zijn, dan kan dat leiden tot uitsluiting van de aanbesteding. 29

30 Evaluatiecriteria voorbeeld P1
Prestatieonderbouwing (Max. waardevermindering € ,--) Risicodossier (Max. waardevermindering € ,--) Kansendossier (Max. waardevermindering € ,--) Interviews (Max. waardevermindering € ,--) Maximale waardevermindering kwaliteit: € ,-- Commerciele aanbieding / prijs Gunnen op waarde (fictieve aftrek) Scoremethodiek (voorbeeld) Score Waardevermindering 10 – dominant goed €60.000,-- 8 – redelijk tot goed €45.000,-- 6 – neutraal €30.000,-- 4 – matig tot slecht €15.000,-- 2 – dominant slecht €0,00

31 3 2 1 Best Value Inkoopproces Selectie Concretisering Uitvoering
Pre -kwalificatie - Dominant - Simpel - Onderscheidend - Niet technisch - Gebaseerd op prestatie-onderbouwing - Concretisering - Technische review - Gedetailleerd plan - Uitgewerkte oplossing. - Risicomanagement - Kwaliteitscontrole - Kwaliteitsborging

32 Concretiseringsfase: Wat is het/waarom belangrijk?
Een periode voorafgaand aan gunning, waarbij er tijd is om het plan van de leverancier in detail door te nemen. Waarom is het belangrijk? Het geeft de leverancier de mogelijkheid om het hele project tot in detail te pre-plannen; Het geeft de leverancier de mogelijkheid om vervelende verrassingen voor de klant te minimaliseren; Het geeft de leverancier de mogelijkheid om te bewijzen dat hun aanbieding accuraat is; Het geeft de leverancier de mogelijkheid om de klant te informeren over risico’s buiten hun controle en daarvoor verantwoordelijk te maken; JA voor verheldering & aanpassing. The pre award phase is a period of time allotted to the potential best-valued vendor before an award is made. (CLICK) This period of time is crucial for the vendor because it provides them with an opportunity to accomplish several tasks: First, it provides the vendor with an opportunity to preplan the entire project in detail Secondly, it allows the vendor time to minimize all potential surprises (which is also in the best interest of the client as well) Thirdly, it provides the vendor with an opportunity to clarify if their proposal is accurate or not. During this phase, the CPPM Project Manager will provide the potential best value vendor with a list of all the risks that were identified by the other vendors. No solutions are provided (only risks). The vendor must respond to each risk with their plan to mitigate the risk. And the last thing that the pre award phase allows the vendor to do, is place the client at risk for items that are outside of the vendors control (CLICK) The pre award period has three major steps. First, there is a 1-hr kick-off meeting where the vendor will be introduced to the client and the clients team. A short tutorial will also be played for all parties discussing the PA Phase The next step is the actual pre-planning phase. This is where the vendor will spend a majority of their time in coordination and ironing out any issues The final step is the PA Meeting. This is a 1-hr meeting to summarize the vendors Quality Control plan. 32

33 Concetiseringsfase (Deliverables)
In de concretiseringsfase zal de leverancier de volgende onderdelen opleveren: Scopedocument; Duidelijke en gedetailleerde Projectscope (wat wordt geleverd en wat wordt er niet geleverd). Risico’s; Alle risico’s (buiten de invloedssfeer) incl. beheersmaatregelen van de leverancier. Gedetailleerd en mijlpalen projectplanning; Activiteiten overzicht leverancier en VRGZ; Wekelijkse Risico Rapport (WRR); Performance criteria (KPI’s); Kosten; Overige: Kansendossier, Risicodossier, etc... The quality control Plan is a document that will be submitted at the end of the Pre award phase. The QC Plan should contain several items: (CLICK) As we have just discussed, the QC Plan should contain a list of all the risks that the vendor does not control, with a plan to minimize the risks (CLICK) The QC Plan should contain a detailed project schedule of the actual project being procured. The schedule must identify all critical milestones and any other critical activities. If there are any critical dates where a decision is required from the client, it must also be included in the schedule. (CLICK) The QC Plan should also list all risks that were identified by all the other vendors in the risk assessment plans, any risks identified by the client, and must have a plan to minimize each risk. (CLICK) And finally, the QC Plan should contain a list of actions or tasks that the vendor requires from the client.

34 Concretiseringsfase (Afsluitende presentatie)
Is geen vraag & antwoord overleg; Alle issues zijn opgelost; Alle coördinatie is geregeld; Alle risico’s die buiten de invloedssfeer van de leverancier liggen, zijn geïdentificeerd; Alle kansen zijn besproken. Deze afsluitende presentatie is erop gericht om alle onderdelen inclusief projectcoördinatie in de concretiseringsfase toe te lichten door de leverancier en door VRGZ te valideren; Bij een succesvolle afsluitende presentatie zal VRGZ het project gunnen. After the vendor has completed their preplanning and coordination, they will summarize the activities in the Pre Award Meeting. This is the final meeting prior to award. The pre award meeting Is not a “Question and Answer ” meeting. By the time the meeting is held, all issues must be resolved. The PA Meeting is to summarize all of the activities and tasks in their Quality Control Plan, especially going over all the risks that the vendor does not control The vendor should prepare a short presentation (maybe minutes long) walking the client through the project. Once again, the pre award period activities ultimately protects the vendor by allowing a mechanism to identify all risks outside of their control. This in turn minimizes risk to the client because it also identifies all risks that the vendor is controlling. 34

35 3 2 1 Best Value Inkoopproces Selectie Concretisering Uitvoering
Pre -kwalificatie - Dominant - Simpel - Onderscheidend - Niet technisch - Gebaseerd op prestatie-onderbouwing - Concretisering - Technische review - Gedetailleerd plan - Uitgewerkte oplossing. - Risicomanagement - Kwaliteitscontrole - Kwaliteitsborging

36 Wekelijks Risico Rapport (WRR)
Opzet & governance / toezicht; Risico mitigatie plan (beheersmaatregelen); Risico’s; Kosten & Changes; Planning & mijlpalen project; Performance criteria & meting. Een Excel spreadsheet dat onvoorziene projectrisico’s zal monitoren; De leverancier moet dit rapport wekelijks opleveren (vrijdag); De eindbeoordeling van Veiligheidsregio Gelderland Zuid zal sterk beïnvloed worden door het vermogen het Wekelijks Risico Rapport (WRR) tijdig, compleet en accuraat op te leveren;

37 Planning tenderproces
Uiterste datum stellen van vragen 1 20 mei h Uiterste datum stellen van vragen 2 3 jun h Uiterste datum NVI jun h Ontvangst aanbiedingen 17 jun 12h Interviews /8 jul Aanwijzing voorkeursleverancier jul Voorlopige gunning sep

38 Belangrijk / samenvatting
Identificeer de beste sleutelfunctionarissen die de opdracht gaan uitvoeren (en zorg dat je dat ook kan onderbouwen); Ga met deze mensen in een kamer zitten en denk na over dit project (van eind tot begin); Verwerk/beschrijf hun commentaar/ideeën in het risico- en kansendossier; Verwerk/beschrijf alle prestaties, ideeën gerelateerd aan de projectdoelstellingen in de prestatieonderbouwing; Geen marketing, hou marketeers buiten het team (risico van mooie plaatjes of nietszeggende logo’s, etc.); Blijf binnen de pagina limieten (prioriteer zaken); Hou het simpel en niet technisch (zodat iedereen het begrijpt).

39 Vragen