Theo Weusten Gemeente Maastricht. Het implementeren van een eenduidige werkwijze, zowel archief- als procestechnisch (wasstraat), om zaken snel en eenvoudig.

Presentatie over: "Theo Weusten Gemeente Maastricht. Het implementeren van een eenduidige werkwijze, zowel archief- als procestechnisch (wasstraat), om zaken snel en eenvoudig."— Transcript van de presentatie:

1 Theo Weusten Gemeente Maastricht

2 Het implementeren van een eenduidige werkwijze, zowel archief- als procestechnisch (wasstraat), om zaken snel en eenvoudig gereed te maken voor substitutie en overdracht naar het e-depot op basis van 2 voorbeeldprocessen (Wabo en aansprakelijkheidstelling). Pilot e-Depot | opdracht

3 Een gezamenlijk met RHCL opgesteld PID voor de Pilotfase Benoemde elementen welke meegenomen moeten worden om substitutie gereed te zijn onafhankelijk van de keuze voor een RMA. Dit als opmaat voor het aansluiten op het e- depot; Gematcht tmlo / ztc+ met het toetsingssjabloon van het nationaal archief; Wabo en aansprakelijkstellingprocessen e-Depot gereed; Opgeleide (eind)gebruikers, documentaire informatiemanagers en beheerders Een opgesteld Plan van Aanpak fase 2 (technisch aansluiten op het e-Depot). Pilot e-Depot | resultaten

4 MidofficeCloud zaaksysteem DMS Cloud Voorkant Achterkant PDC E-depot Broker Scan Aansprakelijkheidstelling

5 1.Hou het simpel 2.Bereidheid proceseigenaar tot medewerking 3.Eenduidige interpretatie van in TMLO aanwezige elementen 4.Bottum up benadering ipv top down Pilot e-Depot | leerpunten

6 OLOEnable U SquitXO Alfresco BAG Roxit Flexinext Kofax Ruimtelijke pl. Key2dds NHR BRP Key2dds NHR BRP Coda DOD Bericht. Box Cognos Frontoffice Midoffice Backoffice Cloud Exxellence OLO Alfresco Kofax Squit2go DigEplan DOD Bericht. Box DOD Bericht. Box Enable U Webservices Cloud MyLex Voorkant Achterkant 12 3 a-b 4 5 E-depot PDC WABO

7 5. Maak gebruik van een generiek FO 6. Zorg dat ook de backoffice gebruik maakt van de landelijke standaarden 7. Zorg voor voldoende materie en deskundigheid Pilot e-Depot | leerpunten

8 Aansprakelijkheid klaar Wabo: proces uitgewerkt, documenten bekend Metadatering op de 4 aggregatieniveau’s Uitwerken actieve openbaarheid Business case uitplaatsing Pilot e-Depot | stand van zaken

9 Peter Bakker Regionaal Historisch Centrum Limburg

10 TMLO in de praktijk | Creëren is archiveren Creëren is archiveren - Twee mogelijkheden: mappen of inrichten - In de pilot gekozen voor inrichten

11 TMLO in de praktijk | Inrichten Creëren is archiveren - Voordelen van inrichten TMLO: -Meedenken en dus kennis op doen van de eigen informatiestromen/systemen -Informatie is direct waar het hoort te zijn. Na 20 jaar is het veel moeilijker -geen hoge kosten voor nawerk -Mogelijkheden voor uitplaatsing en overbrenging

12 TMLO in de praktijk | Uitdagingen Uitdagingen TMLO en inrichten 1. Geen feestje van DIV en Archief 2. TMLO is standaard, maar multi interpretabel 3. Waar haal ik de gegevens vandaan?

13 TMLO in de praktijk | Uitdagingen

14 1. Geen Feestje van DIV en Archief -Samenwerking -Kennis; en -Kunde.

15 TMLO in de praktijk | Uitdagingen 2. Standaard, maar multi interpretabel -Houd in gedachten dat er vier aggregatieniveaus zijn: archief, serie, dossier en archiefstuk -Voorbeelden van TMLO velden, wat zou u hier invullen en per niveau?

16 TMLO in de praktijk | Uitdagingen 2. Standaard, maar multi interpretabel

17 TMLO in de praktijk | Uitdagingen 2. Standaard, maar multi interpretabel -Het gaat dus om systemen in de meest brede zin van het woord (niet alleen ICT-systemen) die zich buiten de beheeromgeving bevinden waarin het record beheerd wordt.

18 TMLO in de praktijk | Uitdagingen 2. Standaard, maar multi interpretabel

19 TMLO in de praktijk | Uitdagingen 2. Standaard, maar multi interpretabel - De archiefvormende organisatie kan er voor kiezen het desbetreffende archiefstuk te relateren aan de drie zaakdossiers. Een andere mogelijkheid is het betreffende document vast te leggen als drie afzonderlijke archiefstukken, in elk dossier één. In dit geval dient een relatie gelegd te worden tussen die drie archiefstukken die aangeeft dat het om hetzelfde document gaat.

20 TMLO in de praktijk | Uitdagingen 2. Standaard, maar multi interpretabel

21 TMLO in de praktijk | Uitdagingen Waar haal ik de gegevens vandaan? -zaaksystemen/DSP/ZTC/DMS

22 TMLO in de praktijk | Tips Tips! -DSP  Gemeente Maastricht I-navigator -Velden zijn overerfbaar! -Velden zijn herhaalbaar! -GAAN DOEN!

23 TMLO in de praktijk | Archiveren is overdragen TMLO is toegepast en nu: -XML export vanuit DMS naar SIP in digitaal depot -XML gebaseerd op TopX (Nationaal Archief)

24 TMLO in de praktijk | Archiveren is leren Archiveren is leren: -Vragen?

25 Meer informatie - TMLO groep op BREED Als u vragen, opmerkingen en suggesties heeft ten aanzien van het TMLO dan verwijs ik u graag naar de TMLO groep op de website van het BREED Netwerk http://www.breednetwerk.nl/group/tmlo http://www.breednetwerk.nl/group/tmlo - Informatie2020 In de Metadata groep https://informatie2020.pleio.nl/groups/profile/27717192/metadata vindt u onder andere TMLO presentaties, de TMLO poster, de TMLO elementen in handige Excel lijst en mappings tussen TMLO en andere standaarden.https://informatie2020.pleio.nl/groups/profile/27717192/metadata - Archief2020 De TMLO Roadshow is mede tot stand gekomen door Archief 2020. https://archief2020.nl/ https://archief2020.nl/ -RHCL blog over e-depot pilot Kijk voor verdieping ook eens op www.edepotpilot.wordpress.com of www.rhcl.nlwww.edepotpilot.wordpress.comwww.rhcl.nl