DUTO: Kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (introductie voor architecten) duto@nationaalarchief.nl.

Presentatie over: "DUTO: Kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (introductie voor architecten) duto@nationaalarchief.nl."— Transcript van de presentatie:

1 DUTO: Kwaliteitseisen Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (introductie voor architecten)

2 Programma DUTO 0.1  DUTO 0.3 Achterliggende gedachten
Inhoud (selectie) Implementatie

3 Van DUTO 0.1 naar DUTO 0.3 DUTO 0.3 verwacht rond 1 december
PDF  wiki Review online Focus op toegevoegde waarde t.o.v bestaande kaders Normenkader  kwaliteitseisen Directe doelgroep beperkt (niet bestuurders en managers) Basisprincipes weg Afgeleide principes  SMART eisen Uitgebreide toelichting op eisen en definities Minder inleidende teksten

4 Opmerking voor archiefprofessionals
Uitgangspunt: archivering aan de voorkant Perspectief: informatiebeheer, niet archiefbeheer Reden: archiefbeheer als gedeeld belang, niet iets extra’s Beoogd effect: archiefbeheer geïntegreerd Implicatie: reframing van archief- en DIV-taal

5 Gefaseerd vs. Continu beheer
Papier: gefaseerd beheer  focus op overgangen Digitaal: continu beheer  focus op ontwerp vooraf creatie dynamisch archief semi-statisch archief statisch archief procesapplicaties schemergebied schemergebied recordsmangement-/archiefapplicaties

6 afzonderlijke benadering
aandacht voor relatie geïsoleerde positie DIV/archief

7 Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie
Wens: Overheidsinformatie is vindbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Waarom: Wetgeving Beleid van overheidsorganisaties Verwachtingen publiek en medewerkers Vergelijk met missie Google: Alle informatie ter wereld te organiseren en universeel toegankelijk en bruikbaar te maken. DUTO beschrijft wat daarvoor moet gebeuren

8 Belang duurzame toegankelijkheid
Burgers en bedrijven: goede dienstverlening rechtsvinding, bewijs, transparantie, verantwoording participatie erfgoed Medeoverheden: ketensamenwerking Eigen organisatie: effectieve en efficiënte werkprocessen business intelligence

9 Welke overheidsinformatie
Alle procesgebonden informatie (= archiefbescheiden): Alle werkprocessen Alle inhoud Alle formaten Alle applicaties Alle fases Alle bewaartermijnen Dat wil niet zeggen dat alle informatie gelijk is!!! Bewaartermijn en beheerregime kan verschillen Mits keuzes weloverwogen en expliciet

10 Wat is toegankelijk Vindbaar Beschikbaar Interpreteerbaar Authentiek
Volledig [opmerking: vervangen de 10 basisprincipes uit versie 0.1]

11 Wat is duurzaam Informatie toegankelijk gedurende gehele levensloop
Ongeacht wijzigingen in processen en applicaties, zoals: Reorganisatie en opheffen van organisatie Update en uitfaseren van applicaties Verplaatsen van informatie tussen applicaties Veranderingen in ondersteunde bestandsformaten Veranderende gebruikerswensen Keuzes maken, zoals: Bewaartermijn (selectielijst) Inschatten technische ontwikkelingen Inschatten toekomstig gebruik

12 Status duurzame toegankelijkheid
Belang wordt onderkend en gevoeld Maar implementatie loopt achter, vooral digitaal Passiviteit, willekeurig en onzichtbaar Oorzaak o.a.: Omslag van analoog naar digitaal Kennis moet nog opgebouwd worden Bestaande kaders en normen niet concreet en uniform

13 Kwaliteitseisen DUTO Geeft concreet aan wat er geregeld moet zijn
Instrument voor specificeren en ontwerpen Doelgroep: Direct: analisten en ontwerpers (adviseurs, architecten, etc.) Indirect: opdrachtgevers en managers Vorm: Lijst met functionele eisen aan informatiebeheer Website (semantische wiki) Community Beheerorganisatie (wijzigingen, ondersteuning, etc.) Door Nationaal Archief (i.v.m. relatie Archiefwet)

14 Ontwikkeling DUTO-eisen
Fasering: Analyse gezaghebbende bronnen (weinig concreet) Best theory (door experts)  hier zijn we nu Best practice (door community) Voorschrift (door bestuurders en/of wetgever) Planning: Versie 0.1: beschikbaar Versie 0.3 (wiki): +/- 1 december Versie 1.0: +/- 1 maart, daarna permanent bèta Voorschrift: na

15 Inhoud

16 Functionele eisen Beschrijven alleen het ‘wat’, niet het ‘hoe’
Geen aannames over soort systemen (DMS, e-Depot, etc.) Geen eisen aan organisatie

17 Voorbeelden DUTO-eisen
Er is een integrale zoekfunctie voor alle informatieobjecten van de organisatie Er is een classificatieschema voor het indelen van werkprocessen naar de aard van de taak Er is een beschrijving van alle actoren binnen de organisatie Er is een lijst van wettelijke gronden voor het beperken van openbaarheid Een informatieobject heeft een uniek en onveranderlijk identificatiekenmerk

18 (meta)gegevens informatieobject versie reproductie weergave
wijzingen uitwisselen informatieobject versie reproductie weergave waarneming conceptueel model gelijkluidend

19 informatieobject context werkproces actor applicatie informatieobject
etcetera beschrijving beschrijving beschrijving beschrijving

20 Metagegevens Welke: identificatiekenmerk classificatie (en daarmee semantiek via model) beschrijving inhoud (verwijzing naar) beschrijving van contextentiteiten beperkingen op toegang wijzigingen Automatisch toegevoegd/gewijzigd (zoveel als mogelijk) Zijn beschreven in conceptueel model Kunnen vertaald worden naar standaarden

21 Implementatie

22 Implementatie Impact op zowel werkprocessen als applicaties
Werkprocessen zoveel mogelijk ontzien Applicaties: Bronapplicaties (mail, zaaksysteem, boekhoudsysteem, …) Archiefapplicatie (DMS, RMA, e-depot, …) Componenten (zoekmachine, conversie, …) Alleen invoeren archiefapplicatie is onvoldoende: Bronapplicaties moeten aangepast worden Vaak is archiefapplicatie helemaal niet nodig Alle bronapplicaties worden geraakt Vergt gefaseerde aanpak!

23 Risicomanagement

24 Zelf inkleuren (beheerregimes)

25 Kwaliteitsmanagement

26 Kwaliteitsmanagement
DUTO-eisen bepaald door DUTO-community beheerregimes bepaald door organisatie bepaald door organisatie Plan bepaald door opdrachtgever Act project Do mede bepaald door ontwerpers Check fit/gap-analyse (DUTO-scan) soms begint het hier

27 Implementatiestrategie
Werkproces als aangrijpingspunt, applicaties volgend Wie: Opdrachtgever: proceseigenaren (daar zit het belang) Opdrachtnemer: informatiemanagement (daar zit de kennis) Wanneer: Op moment van (her)ontwerp werkprocessen en applicaties Na ±10 jaar 80% van alle informatie duurzaam toegankelijk Hoe: Organiseren  verandermanagement Prioriteiten stellen  risicomanagement Eisen stellen en controleren  kwaliteitsmanagement

28 DUTO-scan Fit/gap-analyse implementatie DUTO-eisen Onderzoeksobject:
informatie uit bepaalde werkprocessen van een organisatie bestaande of toekomstige situatie bij voorkeur als verandering aan de orde is Resultaten: concrete aanbevelingen voor verbeteren toegankelijkheid verbeterpunten en praktijkvoorbeelden voor DUTO vergroten kennis binnen en buiten de organisatie Onderzoek, geen toets!

29 Stappen DUTO-scan Eerste contact Intake Aftrap Onderzoeksopdracht
Vooronderzoek Onderzoek (interviews, workshop) Rapportage Presentatie, reactie opdrachtgever Evaluatie DUTO (inhoud en werkwijze) Delen met community Doorlooptijd 5-8: 1,5 maanden, rest moeilijk te schatten