2014/HFB/OO/31403 leveren van bedrukte enveloppen 12/01/2015 – 9u45 Informatievergadering

Inhoudstafel 1. Voorwerp van de opdracht 2. Aanbestedende overheid 3. Selectiecriteria 4. Gunningswijze 5. Gunningscriteria 6. Aandachtspunten bij inschrijving 7. Aandachtspunten na toewijzing

Algemene gegevens Bestek 2014/HFB/OO/31403

Administratieve bepalingen 1. Voorwerp van de opdracht Titel: OO voor het leveren van bedrukte enveloppen CPV-code: Plaats van uitvoering: Vlaamse Overheid Raamcontract voor 2 jaar excl. verlengingen

Administratieve bepalingen 2. Aanbestedende overheid Aanbestedende overheid: Agentschap Facilitair Bedrijf Bevoegdheid van de leidend ambtenaar: Aangeduid bij elke bestelling de technische en administratieve opvolging van de leveringen; de keuring van de leveringen;; het nazicht van de facturen en schuldvorderingen ; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen,

Administratieve bepalingen 3. Selectiecriteria Minima waaraan de inschrijver en het voorwerp van de inschrijving dienen te voldoen Eisen t.a.v. de persoon van de inschrijver Financieel – economische criteria Minimale jaarlijkse omzet van euro (gedurende laatste 3 jaar) Minimale omzet van euro/jaar op bedrukte enveloppen Technische criteria Referentielijst: 2x euro (gedurende laatste 3 jaar)

Administratieve bepalingen 4. Gunningswijze Open offerteaanvraag Toegewezen aan de meest voordelige inschrijving Op basis van verschillende gunningscriteria 60 punten op prijs 10 punten op webshop 10 punten op transport 5 punten op papierkeuze 5 punten op productieproces papier 5 punten op productieproces venster 5 punten op productieproces strip

Administratieve bepalingen 5. Gunningscriteria Prijs & kwaliteit worden gewogen (60 – 40) Gunningscriteria worden beoordeeld: Tussen de inschrijvers onderling Ten aanzien van de desiderata van de aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is niet verplicht een opdracht te gunnen

Administratieve bepalingen 6. Aandachtspunten bij inschrijving Meest voorkomende fouten die leiden tot onregelmatigheid: Digitale handtekening ontbreekt/verkeerde persoon/… Volledigheid: Alle documenten opladen! Vooral offerte EN inventaris Volledigheid van documenten RSZ status Meest recente kwartaalaangifte Attest mag geen schuld vermelden

Administratieve bepalingen 7. Aandachtspunten na toewijzing Naleven besteksbepalingen Leveringstermijnen Rapporten

Volledigheid van de offerte Volledigheid: Alle gevraagde stukken (ter beoordeling) Offertes moeten administratief en technisch conform zijn De overheid beschikt over beperkte mogelijkheden om ontbrekende stukken op te vragen

Vragen en antwoorden Informatievergadering

Vraag 1 Op pagina 28 van uw aanvraag is er onder 6.1 sprake van ‘niet aflopende’ bedrukking. Onder 6.2 is er sprake van ‘al dan niet aflopend balkje’ Kan u ons alsnog bevestigen dat het in alle gevallen om niet aflopende bedrukking gaat? Antwoord Het gaat inderdaad om een niet aflopend balkje van 2,5 mm breed. De layout van de enveloppen ziet er als volgt uit: de balk staat 10 mm van de zijkant en 10 mm van de vouwlijn van de klep de balk heeft de lengte van de entiteitsnaam + contactgegevens (= variabel) het leeuwtje staat op 10 mm van de onderzijde.

Vraag 1 Indicatief voorbeeld van een C4-envelop

Vraag 2 Het document ‘inventaris’ is enkel voor vermelding van de prijs exclusief transportkost? Transportkosten vermelden wij dus op een niet vooraf bepaald document met vrije lay-out? Of is de ‘inventaris’ net enkel voor de vermelding van de transportkost … ? Antwoord Klopt, in de inventaris wordt de kostprijs van de enveloppen gevraagd. Transportkosten worden afzonderlijk gevraagd in een door de leverancier op te maken prijstabel, welke geldt als bij te voegen document (stuk 4), en waaraan gunningscriterium 3 aan vasthangt.

Vraag 2b U verwijst naar stuk 4 (prijstabel voor de transportkosten). Tenzij ik mij vergis, is dit stuk niet toegevoegd bij uw bestek? Antwoord Inderdaad, de leverancier wordt gevraagd zelf een prijstabel op te maken. In de opmaak ervan is hij volledig vrij. In de prijstabel dient ook rekening gehouden te worden met de transportkost van spoedleveringen. Het totaalbedrag van deze prijstabel zal aangewend worden ter quotatie van het gunningscriterium.

Vraag 3 In de zogenoemde ‘inventaris’ is er sprake van ‘posten’ 1 tot 35. Hoe verhoudt deze benaming zich tot de tien ‘types’ van enveloppen zoals vermeldt in uw aanvraag? Antwoord De jullie toegestuurde inventaris verschilt inderdaad van de door ons opgemaakte versie. Bij de verwerking zijn de bijhorende posttitels weggevallen, waardoor er geen onderscheid gemaakt kon worden in de verschillende types. Een nieuwe versie werd intussen opgemaakt, waarvan jullie een afdruk vinden als bijlage. Daarbij zijn de onderverdelingen per post opnieuw weergegeven. De digitale versie wordt opnieuw opgeladen via e- Tendering.

Vraag 4 Blz. 11 : contradictie tussen punt en Varianten (art.9KB Plaatsing) Het indienen van varianten is niet toegestaan Opties (art. 10KB Plaatsing) Het indienen van vrije opties is toegestaan. Antwoord Klopt niet; een variante is een alternatief dat aangeboden wordt in plaats van de gevraagde beschrijving – een optie is een bijkomend aanbod, naast de gevraagde technische specificaties. Opties breiden de offerte uit, varianten vervangen het gevraagde.

Vraag 5 Boete voor laattijdige levering: hoe wordt die berekend? Antwoord Hierbij is de berekening volgens de wettekst van toepassing: De boetes wegens laattijdige uitvoering worden berekend naar rato van 0,1 percent per dag vertraging, met een maximum van 7,5 percent van het facturatiebedrag.

Vraag 6 Verpakking per 1000 enveloppen voor types 5 tot en met 10 is niet courant en ook niet aangewezen. De dozen worden dan véél te groot en te zwaar. Wij adviseren U eerder verpakkingen van 500 ex of 250 ex. Antwoord De inventaris kan nu niet meer aangepast worden. Wel is de leverancier vrij om de besproken types als optie aan te bieden in kleinere verpakkingshoeveelheden aan een evenredige kostprijs. Ook zal worden toegestaan dat de verpakking per 1000 stuks mag worden aangeboden in bijvoorbeeld 2x500 stuks of 4x250 stuks.

Vraag 7 Document “bouwplaats”: het is voor ons niet duidelijk hoe wij hier de vermoedelijk af te nemen hoeveelheden kunnen uit afleiden. Wat wordt er bedoeld met “hoev. ontwerper”? Antwoord Dit document wordt de inventaris genoemd. “hoev. ontwerper” geeft de door de aanbestedende overheid geschatte afnames over een periode van 2 jaar weer (= looptijd van de overeenkomst).

Vraag 7 Indicatief voorbeeld ter interpretatie van de inventaris Enveloppen type 1 leveren van 1 doos VH1.000 st95 leveren van 5 dozen VH5.000 st60 leveren van 10 dozen VH st35 leveren van 20 dozen VH st7 Vermoedelijke hoeveelheid Meeteenheid (10 dozen van stuks) Verwachte afname (7 keer 20 dozen)

Vraag 7 Toelichting ter interpretatie van de inventaris Enveloppen type 1 leveren van 1 doos VH1.000 st95 In het voorbeeld staat dat er 95 keer enveloppen van type 1, verpakt per 1000, kunnen besteld worden. Deze bestellingen zijn niet noodzakelijk 95 keer dezelfde; er kan telkens een andere kleurcombinatie van 2 PMS-kleuren gekozen worden.

Vraag 8 Bij "6. BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT" staan er afmetingen Voor Type staat er 229 – 324 Kan u bevestigen dat dit 229 x 324 mm is? Antwoord Inderdaad, afmetingen worden uitgedrukt in mm. De afmetingen worden hierbij bevestigd.

Vraag 9 Voor Type 9 staat er 'Tussen 250 – 280" en " " Wordt daarmee "250 x 380 mm" of "380 x 400 mm" Of mag de maat liggen tussen "250x380" en "380x400" Dus bvb 300 x 390 Antwoord Hiermee wordt bedoeld dat de envelop tussen 250 en 280 mm breed mag zijn, en tussen de 380 en 400 mm lang. Het gegeven voorbeeld is aldus niet correct.

Vraag 9 - voorbeelden Voor Type 9 staat er 'Tussen 250 – 280" en " " Wordt daarmee "250 x 380 mm" of "380 x 400 mm" Of mag de maat liggen tussen "250x380" en "380x400" Dus bvb 300 x 390 Volgende voorbeelden zijn wel toegelaten: 250 x 380 & alles tussen 250 en 280 mm breed en 380 en 400 mm lang 250 x 400 & alles tussen 250 en 280 mm breed en 380 en 400 mm lang 280 x 380 & alles tussen 250 en 280 mm breed en 380 en 400 mm lang 280 x 400 & alles tussen 250 en 280 mm breed en 380 en 400 mm lang

E-tendering Informatievergadering

Indienen van de offerte Elektronisch: elk document krijgt timestamp Slechts 1 inschrijving per kandidaat Tijdig indienen Snelheid van opladen: eigen netwerk, het internet, de omvang van de documenten, … Laad eerst de essentiële documenten op: Offerteformulier Inventaris Documenten voor gunningscriteria & selectiecriteria Andere documenten

Demo eID De website Inloggen door een gemachtigde: persoon of bedrijf Opladen van documenten PV van opening op e-procurement