Pagina 1 © VHIC Processen van recordmanagement › Wat zijn onze records? › Hoe lang moeten we ze bewaren? › Hoe vinden we ze terug ( binnen hun context) › Hoe houden we ze toegankelijk? › Wie mag ze inzien informatie, verantwoording of bewijs binnen werkproces? belang bedrijfsvoering / geldende selectielijst welke metadata / digitale duurzaamheid autorisaties

Pagina 2 © VHIC Recordkeeping processen

Pagina 3 © VHIC Recordkeeping processen Digitaal archiveren › Vastleggen/verwerven › Opslaan › Ordenen › Beschrijven › Selecteren › Verwijderen › Bewaren › Beschikbaarstellen

Pagina 4 © VHIC Processen NEN-ISO › Bepalen welke documenten worden opgenomen - analyse wet- en regelgeving, eisen bedrijfsvoering en verantwoording, risicoanalyse › Bepalen hoe lang archiefbescheiden bewaard moeten worden - zie hiervoor › Opnemen van archiefbescheiden in archiefsysteem - archiefstuk/maker/context, plaats in systeem en relatie met andere stukken

Pagina 5 © VHIC Processen NEN-ISO › Registratie - doel: bewijs leveren dat stuk is opgemaakt of opgenomen in systeem › Classificatie - classificatie activiteiten, leggen van koppelingen, indexeren › Opslag en behandeling - juiste media en bewaarcondities

Pagina 6 © VHIC Processen NEN-ISO › Toegang - wie verkrijgt toegang, onder welke voorwaarden? › Volgen - volgen verplaatsen en gebruik van archiefstukken, voortgangsbewaking

Pagina 7 © VHIC Processen NEN-ISO › Implementatie van verwijdering - systematische vernietiging dan wel overbrenging › Documenteren informatie- en archiefmanagementprocessen - bevoegdheden, beslissingen en keuzes

Pagina 8 © VHIC Ook nog NEN-ISO › Toezicht en controle - wordt voldaan aan de gestelde eisen? - voldoet systeem aan verwachtingen (evaluatie, bijstelling)? › Opleiding: - permanent programma voor opleiding voor iedereen

Pagina 9 © VHIC Vastleggen, vangen (capture) › Het identificeren van documenten › Maken van de keuze of een document in de collectie moet worden opgenomen

Pagina 10 © VHIC Opslaan en beschrijven › Waar(in) worden documenten opgeslagen? › Welke gegevens worden vastgelegd en door wie?

Pagina 11 © VHIC Ordenen › Welke manieren van ordening kennen jullie? › Welke manieren van ordening worden gebruikt?

Pagina 12 © VHIC Ordenen › Chronologisch › Alfabetisch › Numeriek › Systematisch › Op onderwerp › Op object, subject

Pagina 13 © VHIC Ordenen › Op werkproces › Zaakgericht ›?›?

Pagina 14 © VHIC Selecteren, Verwijderen en Bewaren › Selecteren aan de hand van selectielijst › Verwijderen: Plicht! › Bewaren › Vervangen

Pagina 15 © VHIC Beschikbaarstellen!! › Wie mag er wat raadplegen, wijzigen, verwijderen? › Wanneer wordt wat gepubliceerd? › Hoe vinden gebruikers de voor hen relevante informatie en documenten? - alleen archiefstukken/records? - of ook overige informatie?