onder controle! Trashweek 17 tot 21 maart
binnen de VO individuele mailboxen 3164 generieke mailboxen inkomende berichten per dag uitgaande berichten per dag GB in online mailboxen GB aan technisch gearchiveerde mails euro storagekosten per jaar
De grootte van uw mailbox? algemeen cijfer: details in Outlook : – ga op de mailbox staan => rechts klikken – eigenschappen gegevensbestand – => mapgrootte
De grootte van uw mailbox? op de tab ‘servergegevens’ ziet u de details per submap meer informatie:
Hoe beheren? verwijderen wat kan klasseren wat moet meer info: gemeenschappelijk-klassement gemeenschappelijk-klassement
Verwijderen wat kan! – verwijderde items! – persoonlijke mails – irrelevante mails bijvoorbeeld: – nieuwsbrieven – mededelingen – vergaderverzoeken – voorbijgestreefde afspraken – mail die u zelf niet moet opvolgen – mails die geen administratief nut meer hebben EN geen inhoudelijke waarde hebben voor het dossier
Klasseren wat moet! Waar? Waarom? Wat? Hoe?
Klasseren wat moet! gemeenschappelijk klassement – context en volledigheid dossier – bewaartermijn en bestemming dossier – geen dubbele opslag
Klasseren wat moet! Wat? – administratief nut / relevante inhoudelijke informatie? – bewijswaarde? – wettelijk verplicht? ja! gemeenschappelijk klassement meer informatie: in-gemeenschappelijk-klassementhttp:// in-gemeenschappelijk-klassement
Klasseren wat moet! sla mails op als een msg- bestand mails op documentum plaatsen: via slepen en neerzetten
Tips bepaal uw prioriteiten ( ) – bijvoorbeeld : grote mails – bijlagen? Horen die in documentum? mail met aanduiding hoge urgentie of opvolgen mails niet ouder dan 1 jaar – mogelijk nog relevant voor lopend dossier?
Tips gebruik zoekmappen ( doen ) doen
Tips weergeven als discussie ( )
De toekomst? nieuwe gewoonten – beheer uw mails zoveel mogelijk meteen plaats relevante ontvangen of verzonden mails onmiddellijk in het gemeenschappelijk klassement verwijder irrelevante mails onmiddellijk stuur links ipv bijlagen – plan regelmatig een moment in om uw mailbox op te schonen
Vragen? Bijkomende info? website wordt aangevuld met meer informatie – Geef door welke bijkomende informatie u wenst of bij Vania Vande Voorde
Hulplijnen: algemeen 21 maart informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid