Digitale Documentaire Informatievoorziening Trends en Organisatie André W. Plat 4 oktober 2005 Digitale Documentaire Informatievoorziening

Gartnerfilosofie ECM Document management Webcontentmanagement Recordsmanagement Document Capture en Imaging Document Centric Collaboration Workflow ECM = Enterprise Content Management Document Management: check in/check out, versiebeheer, security en bibliotheekservices voor bedrijfsdocumenten Webcontentmanagement: voor het automatiseren van de taken van de webmaster RecordsManagement: voor duurzame bewaring conform wet- en regel-geving Document capture en imaging voor het managen van papieren stromen Document centric collaboration voor het delen van documenten door projectteams Workflow voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen en routing, taaktoewijzing en creëren van audittrails 4 oktober 2005

IT tempo en bekendheid IT tempo is voor 46% goed te volgen Mogelijkheden bekend: E-business ruim 80% CRM 75% Dis/Imaging 75% WFM 75% Business Intelligence ruim 80% IT tempo daalt (grotere organisaties meer moeite), BI van 50% in 2001 naar ruimt 80% in 2003 E-business, DIS imaging mogelijkheden lijken stabiel 4 oktober 2005

DIS/Imaging Niet aan de orde 31% Nagedacht 28% Geëxperimenteerd 21% Operationeel 20% Groeiers: (e-CRM), WFM, dis/imaging Volwassen: ERP en intranet 4 oktober 2005

Branches Ver met IT-ontwikkeling Achterblijvers Banken, verzekeraars en zakelijke dienstverlening Achterblijvers Lokale overheid, gezondheidzorg en onderwijs 4 oktober 2005

Investeringsverdeling DMS Hardware 35% Software 20% Inrichten organisatie 25% Begeleiden gebruikers 25% Anders 5% DIS is belangrijke (dure) uitschieter software E-business en ERP is vooral inrichten organisatie 4 oktober 2005

Gemiddelde terugverdientijd DMS? Ruim 3 jaar Al 3 jaar stabiel ERP duurt (ruim 4 jaar) langer en vrijwel alle toepassingen verdienen zich terug tussen 2 en 3,5 jaar Korte ROI = Intranet 4 oktober 2005

Redenen van Implementatie DMS Efficiency Kwaliteitsverbetering Flexibiliteit verhogen Doorlooptijd verbeteren Verhogen concurrentievoordeel Efficiency 53% Kwaliteitsverbetering 22% Flexibiliteit verhogen 8% Doorlooptijd verbeteren 11% Verhogen concurrentievoordeel 6% 4 oktober 2005

Integrale aanpak 4 oktober 2005

Audit en Control RMA Bestuurders, managers, controllers en interne auditors zijn verantwoordelijk voor digitale duurzaamheid ivm: Interne beheersing Adequate verantwoording Naleving wet-en regelgeving Continuïteit (kennismanagement) 4 oktober 2005

Ministerie van VenW: RKS Positie en functie van de applicatie in de totale informatiehuishouding Doorlooptijd max 1 jaar, Korte termijn successen Gecertificeerd pakket kiezen Leer van elkaar Begin klein 4 oktober 2005

Min BZK: DM en Workflow Digitaliseren levert echt wat op Wennen aan de nieuwe werkwijze Lange leercurve Positionering van het project is belangrijk 4 oktober 2005

Arbeidsvoorziening: overdracht Waardeer B/V bij start Nieuwe informatiesystemen met ‘archiveringsfunctie’ Organiseer analoog aan papier: gooi vooral weg wat moet Do’s en Don’ts Kies zeer veel gebruikt bewaarformaat Do’s: Goede beschrijving back-up Bewaarback-ups die voldoen aan vereisten Belastingdienst en KvK Kies voor methodiek voor het maken van digitale archiefkopieën Toets met regelmaat de kwaliteit van gemaakte back-ups door het steekproefsgewijs uitvoeren en testen van restores Wees alert bij vervanging van hard-en software die gebruikt wordt voor het maken van back-ups: zorg zonodig voor conversie van historische bestanden Zorg voor geordende en adequate opslag en tijdige verwijdering van bewaarde data Bewaar met de data ook de bijbehorende applicatie-en systeemprogrammatuur; zorg ook voor comptabiliteit tav het hardwareplatform Don’ts: Maak geen gebruik van hardwarematige compressie: hiermee wordt restore na systeemwisseling of –upgrade onmogelijk Kies voor de opslag geen weinig voorkomende (proprietary) formaten Gebruik geen kwalitatief mindere (goedkope) tapes, CD’s of DVD’s Ga er niet van uit dat de automatiseerders het allemaal wel goed geregeld hebben 4 oktober 2005

MinJus: digitalisering Pd’s Voorbereiden digitaliseren is taaie klus Schoon papieren dossiers op Inrichten RMA in combinatie met scanners is een specialistisch werk Extra eisen voor de beheerorganisatie (ICT, gebruikers en DIV) 4 oktober 2005

Aandachtspunten Den-Bosch Digiplu Duidelijke ambitie (wat nu en wat straks) Duidelijke afbakening (wat wel en wat niet) Voldoende commitment (verantwoordelijkheid) Voldoende draagvlak (tijdige participatie) Samenwerken (wielen bestaan al) Eenvoudige structuur (project en communicatie) Durf digitaal te gaan (> 50% geen probleem) Procesgericht digitaliseren (DigiProc) Documentgericht digitaliseren (DigiDoc) Digitalisering standaard (opstellen en vasthouden) Continuïteit waarborgen (uitrol en beheer) Analyseren en modelleren van processen is moeilijk en tijdrovend (en tijdens de verbouwing blijft de winkel open) De kost gaat voor de baat uit Implementatie is moeilijk, want: Veranderen is vervelend Kennis en (exclusieve) informatie is macht Verlies van ‘scharrelruimte’ De controleerbaarheid neemt toe Werken met papier heeft ook zijn voordelen We worden nog afhankelijker van automatisering 4 oktober 2005

Veranderproces: Verschillende waarden en normen en oplossingen actoren Dynamiek (ICT ontwikkeling) Draagvlak is essentieel Werk met verandermanager en Business cases Wat te verbeteren? Ambitieniveau en ‘range of power’ betrokkenen? Hoeveel doorlooptijd? Hoeveel capaciteit en geld? Prioriteer en los niet alles tegelijk op Aan welke andere projecten wordt bewust gekoppeld en aan welke ontkoppeld? 4 oktober 2005

Aanpak Verbeteren Verbreden Vernieuwen Versterken bedrijfsvoering DIV en proces dichter op elkaar zetten, Wegwerken papieren achterstanden, opleiden DIV-ers, modern RMA aanschaffen dat past RMA/DIS/WFM eerst: dan vervolgen met: websites, geografisch infosystemen e.d. Herontwerp gedigitaliseerd proces, uitvoerende werkzaamheden DIV wijzigen (registreren/opslaan) naar adviseren ontwerp van de informatiehuishouding, het opleiden en coachen van medewerkers en het eventueel uitvoeren van controletaken RMA en daarin opgenomen documenten staan aan basis van alle systemen/gegevens in de organisatie 4 oktober 2005

VROM: VIDI Straks: Nu: Post openen en selecteren Scannen Registreren Dossiervormen Rappelleren Uitlening Overplaatsen Straks: Scannen Toekennen metadata Koppelen aan werkproces Workflow toepassen Kennisoverdracht + autorisaties Verplaatsen digitale bestanden Controle 4 oktober 2005

Wat gaat er veranderen? Registreren begeleiden behandelaar + beheren tabellen Dossiervormen inrichten en onderhouden werkprocessen Dossiers uitlenen presenteren zoekresultaten Papier bewaren gegevensbeheer 4 oktober 2005

Standaardfuncties Digitaal documentair informatieverzorger (DigiDIVer) Teamleider DIV Senior adviseur DIV 4 oktober 2005

Competenties DigiDIVer Leervermogen Overtuigingskracht Organisatie sensitiviteit Schakelen/aanpassingsvermogen Initiatief nemen en anticiperen Analytisch vermogen Samenwerken 4 oktober 2005

Uitdagingen Samenwerking ICT, proces en DIV Integratie postkamer en DIV? Project versus staande organisatie Kwaliteit huidige ‘waardering’ en registraties? Papieren proces op orde en geen achterstanden? 4 oktober 2005

Uitdagingen Centralisatie DIV gedeconcentreerd? Regie, advies en controle (nieuw werk?) Handwerk wordt klikwerk! Vierkante ogen? Retro-invoer? Openbaar, tenzij 4 oktober 2005

VRAGEN? André W. Plat www.hermes-am.nl 4 oktober 2005