Getuigenis piloot eHR Stafdienst P&O, 26 mei

Agenda Voorstelling piloot Verwachtingen? Huidige situatie Indrukken en leerpunten tot nu toe… Functioneel Data Change Management

Voorstelling piloot eHR Horizontale FODs (P&O, Kanselarij, B&B en Fedict) en POD Maatschappelijke Integratie Gecentraliseerde personeelsadministratie 1200 medewerkers 20-tal gebruikers Huidige applicatie: FOCUS (eigen ontwikkeling) eHR Projectteam: 1 projectleider 1 verantwoordelijke change management 2 functionele experten 1 data analist 1 ICT ondersteuning Rol piloot in eHR project “Proeflabo” Input leveren aan DG eHR

Verwachtingen (“Droom”) 1. Grotere efficiëntie door automatisering van basisprocessen: De rol van de Stafdienst verschuift van het transactionele naar transformationele (strategisch partnership) 2. eHR laat Stafdienst toe om rol van sociaal secretariaat voor P&O, B&B, Fedict en POD MI op te nemen 3. Geïntegreerde HR applicatie: Personeelsadministratie (basisadministratie, tijdsbeheer, loonverwerking) HR processen Vb: beheer van Gecertificeerde Opleidingen Vb: opvolging van Ontwikkelcirkels Vb: personeelsplanning

Verwachtingen (“Droom”) . 4. eHR als instrument… Voor SD P&O: om niveau van dienstverlening en advies te verhogen Voor leidinggevenden: ondersteunen in hun rol Voor personeelsleden: loopbaaninformatie, afwezigheden, ontwikkeling Voor Directiecomité: rapportering 5. Gebruiksvriendelijk, hoge datakwaliteit, sterke performantie

Huidige situatie 4 mei: “go live”, dwz: parallel draaien met FOCUS en CDVU

Indrukken en Leerpunten: Functioneel Doelstelling: Zo snel mogelijk evolueren naar 1 geïntegreerd platform met het oog op uniformisering en standaardisering Gefaseerde implementatie 1e module: basisadministratie 4 mei: beperkte scope: persoonsgegevens en functiegegeven 1 juli: actie/reden functionaliteit met afwezigheden met invloed op anciënniteit 1 oktober: Bevorderingen, mutaties, mobiliteit Na eerste module volgen modules tijdsbeheer en loonverwerking, vooraleer de HR module geïmplementeerd wordt Dit leidt tot: Nood aan tussentijdse procedures tot aan 1 oktober Communicatie-, opleidings- en ondersteuningsacties Aandachtspunten: Doorlooptijd 2e en 3e module

Indrukken en leerpunten: Data Doelstelling: hoge datakwaliteit en betrouwbare interfaces voor basisprocessen Stappen tot nu toe: Aanleveren setupwaarden Datamapping en conversie Datacleaning Bouwen van generieke interface (naar FOCUS)

Indrukken en leerpunten: Data Interface naar FOCUS DG eHR/ EDS Stap 1 Stap 2 Stap 3 Information Builders

Indrukken en leerpunten: Data Aandacht naar bewaken datakwaliteit Deborah heeft een methodologie op vlak van Datastandaardisatie Datamatching Datamonitoring Prioriteit: Beschikken over een datakwaliteitsbarometer als basis om te kunnen Meten Corrigeren Preventieve acties op te zetten (opleiding, overleg, manual) Barometer moet 3 omgevingen afdekken

Indrukken en leerpunten: Change Management Doelstelling Change Management: betrokkenheid en competentieopbouw binnen de Stafdienst Hefboom 1: Communicatie Communicatieacties doorheen alle stappen van het project Keuze voor betrokkenheid van zoveel mogelijke SD P&O medewerkers in alle stappen van het project Hefboom 2: Rollen en structuren Expliciteren van rollen Aanpassen van structuur: aanduiden van lokale experten

Indrukken en leerpunten: Change Management Een nieuwe rol werd gecreëerd binnen de Stafdienst P&O: Lokale Experts eHR Boomstructuur FOD/POD toevoegen in Peoplesoft Aanpassen veldwaarden of waarden in drop-down box Beperkte wijzigingen uitzicht Peoplesoft Decentrale setup Paswoorden toekennen en vernieuwen in geval van verlies Nieuwe gebruikers creëren, gebruikers schrappen Toegangsrechten beheren Beheren gebruikerstoegang Ondersteuning gebruikers Aanspreekpunt voor vragen en problemen SPOC voor het ACS Communicatie wijzigingen of service mededelingen naar eindgebruikers Gebruik CA Unicenter Helpdesk FOD/POD specifieke lijsten en rapportering Lokaal aanpassen van standaardrapporten Rapportage

Indrukken en leerpunten: Change Management Hefboom 3: Opleiding Klemtoon op… Procesgerichte aanpak: dossierbeheerder moet stappen kennen en relaties leggen Mentaliteitswijziging bij dossierbeheerder op vlak van databeheer: startpunt in plaats van eindpunt Eén voltijds eHR expert die coachende rol opneemt Ondersteuning door DG eHR: bijkomende opleiding Eigen eLearning traject voor Focus Hefboom 4: Ondersteuning van de Stafdirecteur en Voorzitter