1 PRIMAWEB ESF Nieuwe toepassing 2009

2 Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: –De promotor moet de registratie in de ESF-toepassing goed voorbereiden –Login in de portaal van de sociale zekerheid –Invoering van de gegevens van de promotor –Invoering van het projectvoorstel –Voorleggen van het projectvoorstel –Invoering van de beslissing van het Selectiecomité door de beheersautoriteit –Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers –Start van het project –Invoering van de kosten en van de ontvangsten –De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit –Regularisatieperiode –Verslag –Certificeringstabel –Geschiedenis –Statistieken

3 Plan van de presentatie Inleiding Aangifte en registratie in de toepassing goed voorbereiden. Website van de POD MI: Scrollen naar Europees Sociaal Fonds –Geactualiseerde documentatieset die omvat: –Europese verordeningen –Beschrijvende gids –Boekhoudkundige handleiding –Informaticahandleiding (versie 6) –…

4 Inleiding Kenmerken van de toepassing: - Geïntegreerde toepassing - Alle actoren van de programmatie werken in eenzelfde toepassing -Vereenvoudiging voor de promotoren: -Automatische stromen via de K.S.Z. (DMFA, R.R., KBO, Werkloosheid) -Automatische antwoorden bij fout -Gratis ter beschikking gesteld: -Toegang via internet -Kosten voor de beheersautoriteit (technische bijstand)

5 Login Juridische verantwoordelijkheid van de promotoren (twee profielen: admin. medewerker; juridisch verantwoordelijke) Veiligheidsaspecten: –Beveiligd netwerk van het portaal van de sociale zekerheid –Verplichting om een token of een elektronische identiteitskaart te hebben

6

7 Invoering van de gegevens van de promotor Doel: identificatie van de promotor en van het soort organisme

8 Invoering van het projectvoorstel Aan te vullen elementen opgenomen in de projectoproep en in de handleiding: –Schatting van het aantal deelnemers –Raming van de kosten –Omschrijving van het project –… Controles/Automatische hulp voor de gebruiker in de toepassing: –Controle van het minimum aantal deelnemers –Actieve of inactieve velden in functie van het soort project –Controle van de spreiding van de kosten van de financiële tabel –Controle of het bankrekeningnummer van de promotor een geldig rekeningnummer is

9 Invoering van het projectvoorstel

10 Invoering van het projectvoorstel

11 Invoering van het projectvoorstel

12 Invoering van het projectvoorstel

13 l’intervention FSE doit nécessairement se situer entre 25% et 50% du coût total éligible.

14 Voorstellen van het projectvoorstel De datum van voorlegging van het project bewaren Juridische verantwoordelijkheid van de promotor (dankzij de profielen) Voordelen van dit mechanisme: –De beheersautoriteit ontvangt een projectvoorstel met betrouwbare gegevens: het onderzoek heeft enkel betrekking op de inhoud en het gedeelte van het ESF –Eenvormigheid van de projectvoorstellen die aan het Selectiecomité zullen worden voorgelegd –Archivering: centralisering van de gegevens met het oog op duurzame ontwikkeling

15 Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen in de toepassing ESF : –Login –Inbrengen van de gegevens van de promotor –Inbrengen van het projectvoorstel –Voorleggen projectvoorstel –Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité door de beheersautoriteit –Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers –Start van het project –Invoering van de kosten en van de ontvangsten –De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit –Regularisatieperiode –Verslag –Certificeringstabel –Geschiedenis –Statistieken

16 Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité

17 Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: –Login –Invoering van de gegevens van de promotor –Invoering van het projectvoorstel –Voorleggen van het projectvoorstel –Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit –Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers –Start van het project –Invoering van de kosten en van de ontvangsten –De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit –Regularisatieperiode –Verslag –Certificeringstabel –Geschiedenis –Statistieken

18 Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers De promotor voert het volgende in: –De begin- en einddatum van zijn project –De groepen met hun begin- en einddata –De deelnemers –De begeleiders –De onderaannemers Controles/hulp in de toepassing: –Opzoeken van informatie van een persoon op basis van zijn INSZ-nummer bij de authentieke bron (Rijksregister) –Controle van het logisch verband van de data –Controle of de deelnemers voorafgaandelijk geïntegreerd werden met hoedanigheidscodes 2,3 of 6 (Authentieke bron ocmw via KSZ) –Automatische berekening van de leeftijd van de deelnemer

19 Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: –Login –Invoering van de gegevens van de promotor –Invoering van het projectvoorstel –Voorleggen van het projectvoorstel –Invoering van de beslissingen van het Selectiecomité door de beheersautoriteit –Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers –Start van het project –Invoering van de kosten en van de ontvangsten –De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit –Regularisatieperiode –Verslag –Certificeringstabel –Geschiedenis –Statistieken

20 Start van het project Starten = juridische verantwoordelijkheid van de betrokken promotor Veelvuldige controles in de toepassing bij de start: –Traject: minimaal 10 deelnemers –Voortraject: minimaal 5 deelnemers –Minimaal 1 begeleider per groep –De 1 ste groep start op de begindatum van het project Eens het project opgestart is: –As 1: De promotor kan de deelnemers vervangen (maar mag geen meer toevoegen) / As 2 zoveel hij wil –De promotor ontvangt zijn 1 ste voorschot van de beheersautoriteit De beheersautoriteit kan in real time de lijst van de opgestarte projecten raadplegen

21 Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: –Login –Invoering van de gegevens van de promotor –Invoering van het projectvoorstel –Voorleggen van het projectvoorstel –Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit –Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers –Opstart van het project –Invoering van de kosten en ontvangsten –De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit –Regularisatieperiode –Verslag –Certificeringstabel –Geschiedenis –Statistieken

22 Invoering van de kosten en ontvangsten Trimestriële financiële voorleggingen – Waarom? –Verbetering van de financiële stromen van de promotor –Vermindert de debettoestand van de beheersautoriteit –Vereenvoudiging voor de promotoren: kosten & prestaties rechtstreeks berekend door de toepassing door te vertrekken van de authentieke bron Onmogelijk om een kwartaal voor te leggen zonder dat het vorige werd voorgelegd 5 periodes van voorlegging voor een project van een jaar: 01/0101/0401/0701/10 Start van het project Einde van het project 01/0101/04

23 Invoering van de kosten en ontvangsten De gegevens die voorgelegd worden per kwartaal zijn: –De prestaties van de begeleiders & van de deelnemers –De facturen van de onderaannemers –De kwartaalontvangsten –De forfaitaire kosten Zolang het kwartaal door de promotor niet is voorgelegd aan de BA, kunnen de gegevens nog gewijzigd worden. Eens een kwartaal voorgelegd aan de BA kan het kwartaal niet meer gewijzigd worden door de promotor. Alleen in de regularisatietabel kan dan nog toegevoegd of gewijzigd worden.

24 Invoering van de kosten en ontvangsten Talrijke kwartaal- en financiële controles: KwartaalcontrolesEindcontroles Uren aangegeven door de promotor < Uren in de DMFA Facturen ingevoerd in het systeem worden uitbetaald (betalingsdatum moet ingegeven worden) Gebruik van een verplichte verdeelsleutel Controle op de coherente verdeling van de trimestriële financiële tabel … Toelaagbaarheidsdrempel van het project Relevantiedrempel van de deelnemers Controle of de maximale vervangingsdrempel niet werd bereikt Controle of het ESF-gedeelte hoger is dan of gelijk aan 25 % en lager is dan of gelijk is aan 50 % van de totale kosten …

25 Encodage des prestations, factures, recettes et consultation des coûts.

26 Les coûts salariaux (2 ème onglet)

27

28 Le tableau trimestriel

29 Soumettre les données à l’Autorité de gestion.

30 Plan van de presentatie Inleiding Details van de stappen van de ESF-toepassing: –Login –Invoering van de gegevens van de promotor –Invoering van het projectvoorstel –Voorleggen van het projectvoorstel –Invoering van de beslissingen van het comité van toezicht door de beheersautoriteit –Invoering van de deelnemers, begeleiders en onderaannemers –Opstart van het project –Invoering van de kosten en ontvangsten –De financiële gegevens per kwartaal voorleggen aan de beheersautoriteit –Regularisatieperiode –Verslag –Certificeringstabel –Geschiedenis –Statistieken

31 Regularisatieperiode Maakt het de promotor mogelijk om: –Een fout gegeven dat aan de beheersautoriteit werd voorgelegd te verbeteren –De laattijdige facturen in te voeren zonder de trimestriële voorlegging te blokkeren Bij de voorlegging van de regularisatieperiode worden alle eindcontroles nagekeken De promotor mag de regularisatieperiode niet voorleggen als niet alle voorgaande kwartalen werden overgemaakt.

32 Hoe ziet de tabel eruit?

33 Als u klikt op ‘wijzigen’ komt u in het volgende scherm?

34 Il est indispensable de motiver vos modifications

35 Bouton retablir

36 Les factures (3 ème onglet)

37 Le tableau régularisé (5 ème onglet)

38 Cliquez sur « Soumettre »

39 Consulter/envoyer des fichiers

40 Montrer les modifications du SPP

41 Consulter l’historique