Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011 VAC Gent - Stuurgroep 17 jan 2011

Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011 Agenda Toelichting nota VR Stand van zaken vac Gent –Globaal tijdspad –Kostenverdeling –Werkgroepen Bekrachtiging vlekkenplannen en intekening Data Vragen

Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011

1. Toelichting Nota aan de VR Project VAC-LBG opgestart in juni 2006 Realisatie VAC te Gent Herbevestiging van de huisvesting van de 25 geïnteresseerde entiteiten Niet: ABB, Vlabel en VMM

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Toelichting Nota aan de VR Vervolledigen validatie voor: –VEA –VLM –AWV –EMT –VMSW

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Toelichting Nota aan de VR Engageren behoeften –Engagementen van gebruikers te vertalen in concrete afspraken met afm –Medewerking nodig van alle verantwoordelijken en voogdijministers

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Toelichting Nota aan de VR Samenstelling bouwteam: –Bouwheer: Sofa invest –Promotor: thv Sofa-Kairos –Architecten: Poponcini en Lootens –Structuurstudie: Greisch –Technische studie: VK Engineering –Akoestische studie: Venac –Veiligheidscoördinatie: Seco –Doorlichting integrale toegankelijkheid: toegankelijkheidsbureau vzw –Algemene aanneming: Interbuild

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Toelichting Nota aan de VR Bijzondere aandacht voor aspect duurzaamheid: –Wettelijke maxima: E100 (maat voor energieverbruik) en K45 (maat voor isolatiepeil) –Handleiding ‘Waardering van kantoorgebouwen’ –3 sterren: E67 en K27 –Mits bijkomende maatregelen: 4 sterren E50 en K24 –Voorwaarde: zeer hoge luchtdichtheid en optimale sturing van het binnenklimaat

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Toelichting Nota aan de VR Centrale Dienstverlening –Afm biedt de centrale dienstverlening aan binnen het VAC Gent –De entiteiten zal gevraagd worden of onthaal- of cateringpersoneel kan overgedragen worden naar afm –Verhogen totale tewerkstelling binnen VO is te vermijden

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Toelichting Nota aan de VR Wat biedt afm aan: –Schoonmaak –Catering –Facilitaire diensten: Onthaal Verzending afvalverwijdering Vergaderzaalbeheer Aansturing technisch onderhoud bewaking

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Toelichting Nota aan de VR Kosten: –Huurprijs: €/jaar –Huuroverlap en wederinstaatstelling: € –Budget inrichtingswerken: € –Budget keuken: € –Budget meubilair: € –Exploitatiekosten: €/jaar –ICT uitrusting: € –Verhuiskosten: €

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Toelichting Nota aan de VR Dotaties bestemd voor huisvesting = afm Tekorten worden vanuit centrale middelen bijgepast Geen doorfacturatie van huur en andere lasten, inrichtingswerken, meubilair of verhuiskosten Wel een doorfacturatie voor het onderhoud van bijkomende ict-infrastructuur (zie werkgroep ict) Verdere detaillering van de effectieve kosten volgt uit validatie vlekkenplan (na 20/01/2011)

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Toelichting Nota aan de VR 10/09/2010: beslissing VR tot inhuring Oplijsting van de te verhuizen entiteiten IWH moeten uitgevoerd worden door de verhuurder Cateringfaciliteit = koude keuken De verhuis wordt ingeschreven als doelstelling bij elke bevoegde Vlaamse minister Inrichting volgens het principe Anders Werken

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken Globaal tijdspad –Einde studiefase: 30/06/2011 –Start bouw: +/- nov 2011 –Einde bouw: +/- nov 2013 –Inhuizing en verhuis: tot begin 2014 –Mijlpalen: vlekkenplan + globale indeling vast 20/01/2011 Vloerdozen vast op 20/03/2011 Meubilair vast: in de loop van 2012

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken Globaal tijdspad –Bouwvergunning ontvangen –Milieuvergunning ontvangen –Voorontwerp ontvangen op 22/12/2010 –Nazicht door afm tot 26/01/2011 met terugkoppeling aan werkgroep –Definitief ontwerp verwacht op 23/02/2011

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken Kostenverdeling: –Bilaterale besprekingen augustus 2010 –Consensus over de manier van berekenen: Over te dragen middelen EVA’s en IVA’s met RP Budgetten facilitaire dienstverlening: allen Budgetten schoonmaak: alleen EVA’s => correcties mbt dubbeltellingen => correcties mbt reeds overgedragen middelen –Budget niet steeds beschikbaar => politiek aan te kaarten bij eigen minister –Schriftelijke bevestiging wordt opgevraagd bij entiteiten.

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken Kostenverdeling: –Het zijn ramingen, de getallen worden concreet gemaakt ahv de werkelijk ingenomen bruto-oppervlakte door iedere entiteit (20/01/2011). –Meerkosten (> 6 miljoen euro) worden gedragen door de Vlaamse overheid vanuit centrale middelen.

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken Werkgroepen: –Facilities 24/11 en 10/01: Organisatie van het gebouw Foto’s + plannen op vernieuwde website VAC Gent: Toelichting praktische afspraken in gebouw (verzending, uitbating, openingsuren,…) Deuren nodig in printerlokaal? Gebruik zalen buiten kantooruren? Aantal douches gelijkvloers?

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken Werkgroepen: –P&O Anders werken 24/11/2010: Gerda Serbruyns Oprichting werkgroep Vraag om hiernaar vertegenwoordiger te zenden die het mandaat heeft om de organisatie te begeleiden bij de implementatie van Anders Werken. Bezoek referentieomgeving Anders Werken in Ellips Tijdelijk geen apart werkgroep P&O Wel een train de trainer sessie op 20/01/2011.

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken Werkgroepen: –Ict 24/11/2010: David De Keyser: aFM Geert Delmulle: EIB Ervaring met VAC Leuven moet gebruikt worden voor Gent De werkgroep heeft een duidelijke rol. Gevraagde zaken zoals behoeftesjablonen moeten ingevuld worden Diegene die niet actief meedeelt, kan geen schuld leggen bij afm Correct mandaat nodig voor werkgroepleden => oproep aan LA

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken Werkgroepen: –Ict 24/11/2010: Vanaf 20/01 plannen met vloerdozen Te valideren tegen 20/03 Draadloze WLAN dekking overal? Gedeelde kostprijs! Tijdsregistratie: VO aan inkom kern of eigen systeem? Telefonie: VO of eigen systeem? Behoeften: rack (aantal switchen) en vermogen: is door te geven voor 31/01/2010 (zie sjabloon) Geen caging in serverruimte Racks 80x120 Volgende wg: 31/01/2011 te Brussel

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Stand van zaken Werkgroepen: –Archief: 24/11 en 10/01 Sjabloon in te vullen tegen 20/02/2011 Over te maken aan Bart Severi (coördinerende archiefdienst) Validatie IF= basis voor lm archief per agentschap Vernietigen van documenten Opmaak selectielijsten ikv archiefbeheersplan

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Vlekkenplannen en intekening Verdeling welke entiteit waar: zie werkgroep facilities + bilateraal overleg Er bestaat concensus over vlekkenplan Te viseren door LA tegen 20/01/2011 Geen visum/akkoord: –Afm treft geen schuld –Onderhavige stuurgroep beslist

Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011 –Niv -1: archieven, gebouwgebonden lokalen, labo en stockruimtes entiteiten –Niv. 0: gebouwgebonden lokalen, leveringspoort, verzending en polyvalente ruimte –Niv. 1: VDAB, Jongerenwelzijn, onthaal, loketten/spreekruimte, auditorium –Niv. 2: VDAB, jongerenwelzijn –Niv. 3: VDAB, cafetaria –Niv. 4: vergaderzalen + satelliet + serverroom –Niv. 5: VAPH, Integrale jeugdhulp, kind en gezin, zorg en gezondheid –Niv. 6 en 7: agiv –Niv. 8 en 9: casco 3. Vlekkenplannen en intekening

Stuurgroep VAC Gent 17 jan 2011 –Niv. 10: wse, syntra, fit, ao, ic, ahovos –Niv 11: Milieuvergunning, albon en Anb –Niv. 12: VLM, Milieuinspectie en VEA –Niv. 13: VLM –Niv. 14: R&E –Niv. 15: R&E, Insp. RWO, Wonen en VMSW –Niv. 16 en 17: Wegen en verkeer –Niv. 18: EMT en MOW –Niv. 19: L&V –Niv. 20: L&V en aFM –Niv. 21: vergaderzalen –Niv. 22: technisch niveau 3. Vlekkenplannen en intekening

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Vlekkenplannen en intekening Indeling/positie wanden: –Te viseren door LA tegen 20/01/2011 –Indien geen akkoord: Geen reactie van entiteit betekent stilzwijgend aanvaard

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Belangrijke data 20/1: sessie train de trainer 20/1: akkoord vlekkenplan/indeling ruimtes 31/01: sjabloon ict aan te leveren 31/01: werkgroep ict in boudewijngebouw te 10u 20/02: sjabloon archieven aan te leveren 20/03: akkoord positie vloerdozen Nieuw data stuurgroep: 18/ / /10

Stuurgroep VAC Gent 17 jan Varia