VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Projectstuurgroep 31 augustus 2011

Page 2 Slide 2 1.Voorstelling Siteverantwoordelijke 2.Toelichting Schoonmaak & Catering 3.Catering: warme maaltijden en warme dranken 4.Toelichting Budgetoverdracht 5.Bouw en inrichting: stavaza 6.Postbusnummers VAC-B 7.Signalisatie 8.Parking dienstvoertuigen 9.Fysieke bewaking 10.Technieken – telefonie 11.Overige 12.Varia Agenda

Slide 3 VAC Brugge: Jacob van Maerlantgebouw Koning Albert I-laan BRUGGE (Sint-Michiels) VAC Brugge: Jacob van Maerlantgebouw Koning Albert I-laan BRUGGE (Sint-Michiels)

Page 4 Slide 4 Voorstelling Siteverantwoordelijken  Algemeen adres:  Siteverantwoordelijke: Rob Dingenen – in dienst sinds: 16/08/ GSM:  Adj.siteverantwoordelijke: Dirk Vermeulen – in dienst sinds: 01/09/  Verantwoordelijkheden: On-site vanaf Voorlopige Oplevering: 30/09/2011 Begeleiden v.h. opzetten van de Facilitaire Diensten Eerste contactpunt voor Facilitaire Diensten: Gebouwbeheer, Onthaal, Verzending, Logistiek, Veiligheid, Bewaking

Page 5 Slide 5 Toelichting Schoonmaak & Catering  Algemene toelichting – Marleen Vanwingh Catering:  Warme Maaltijden in VAC-Brugge Onderzoek / scenario’s door aFM i.k.v. onderhandeling sectoraal akkoord kabinet & vakbonden Nota in opmaak bij aFM -> kab. 1/9  Warme dranken in VAC-Brugge Zelf af te halen aan de warmedrankautomaten Waar: restaurant, publieke vergaderzalen (+0) en kitchenettes (op verdiep)* *Gratis koffie en thee in de kitchenettes *Gratis koffie en thee voor de publieke vergaderzalen op verdiep *Grotere diversiteit aan warme dranken, overal

Page 6 Slide 6 Budgetoverdracht – Patrick Geirnaert  Toelichting modaliteiten budgetoverdracht De modaliteiten Berekeningen zoals tot op heden – globaal Brief kabinet – nota aan het CAG => bestaande budgetten / budgettaire VTE’s worden overgedragen, niet de berekende! N.B.: er wordt een onderscheid gemaakt tussen: Budgettaire VTE’s – cfr. personeelskredieten, en Fysieke VTE’s – cfr. personen Indien geen personeelsoverdracht naar aFM, dan geldt er een overgangsperiode van 2 jaar.  Toelichting sjabloon bevraging budgettaire VTE’s/bruto personeelskost  Timing feedback: 16/09, eind van de dag, of eerder. Feedback via mail naar Johan Claeys (cc. Patrick Geirnaert)

Page 7 Slide 7 Bouw en inrichting: stand van zaken  Stand van zaken: bouw Voorlopige oplevering: 30/09/2011 Uitgestelde werken: 31/10/2011 Zie foto-presentatie per entiteit op de VAC-B website: VAC-Brugge_afbeeldingenVAC-Brugge_afbeeldingen  Archiefruimte Quid feedback agentschappen bij teveel aan kastruimte? => Feedback naar: An Van Delm (kopie: Elvira Servaes, Dries Van Daele), z.s.m.  Bergingen Behoeften volledig doorgegeven? => Feedback naar: An Van Delm (kopie: Elvira Servaes), timing: z.s.m.  Kasten: Oplijsting legplanken en hangklassementen Behoeften volledig doorgegeven? => Feedback naar siteverantwoordelijke: timing:

Page 8 Slide 8 Facilitaire Diensten  Postbusnummers VAC-B Kennisname v.d. busnummers Validatie – feedback Ontbreken er (deel)entiteiten? Mogen er (deel)entiteiten samengevoegd of geschrapt worden? Zie: ingevulde template in bijlage. => Feedback naar siteverantwoordelijke: timing:  Signalisatie Juiste verwoording cruciaal ! Juiste afkorting Juiste volledige benaming v.d. entiteit Wat zijn de behoeften? Hoe willen de entiteiten aangeduid staan? Bijzondere behoeften? Zie: template in bijlage. => Feedback naar siteverantwoordelijke: timing:

Page 9 Slide 9 Facilitaire Diensten  Parking Dienstvoertuigen Gelet op de talrijke feedback op de stuurgroepen wordt een herbevestiging gevraagd van de door IF gevalideerde aantallen, met de nadruk op de hoge dienstvoertuigen: aantal + hoogte (> 2m10)? Zie: ingevulde template in bijlage. => Feedback naar siteverantwoordelijke: timing:  Fysieke Bewaking Timing – tijdens werkdagen VO: 5u00-8u00 17u00-21u00 Controle rondes Daarbuiten: gesloten, uitzonderingen op aanvraag (te betalen!) Zijn er specifieke, structurele behoeften? Cfr. VDAB, Syntra, AO,… Hiermee kan rekening gehouden worden vanaf => Feedback naar siteverantwoordelijke: timing:

Page 10 Slide 10 Technieken – telefonie: kennisgeving Issue:  Mobistar kan geen geschikte oplossing bieden  Alternatief: Belgacom, bevestigd door e-IB op 25/08/2011  Impact: Op kostenpatroon – doorrekening naar klanten cfr. telefonie-abonnementen (cfr. vroeger) Op timing: Activering kan rond zijn tegen begin nov Het traject voor de opzet van telefonie is momenteel vertraagd Zie verder: WG Technieken & ICT

Page 11 Slide 11 Overige  Bezoekersdag VAC-B: Eind oktober – begin november i.o.m. beheer  WG ICT: 13/09/2011  WG Archivering: > 15/09/2011 (te bevestigen)  WG Verhuis: 06/10/2011  Volgende Projectstuurgroep: ma. 24/10/2011 om 14u00 Locatie: Brugge Roode Poort, (Rijselstraat nr. 231) Topics: Opvolging Werkgroep Anders Werken Overgang naar beheer Opstart Werkgroep Welzijn

Page 12 Slide 12 Varia  Communicatie – Feedback: Contactpersonen per onderwerp, zie ook vorige slides: Architecten (An Van Delm en Elvira Servaes): Archiefruimte Bergingen in de kelder Financiële Experts (Johan Claeys en Patrick Geirnaert): Bevraging Budgettaire VTE’s i.k.v. budgetoverdracht Siteverantwoordelijke Legplanken en hangklassementen Postbusnummers Signalisatie Parking Bewaking Infobrochure VAC-Brugge: Deze zal per 30/09/2011 beschikbaar zijn op de VAC-Brugge website. De stuurgroepleden vragen om Push info bij update van de status v.h. project. aFM zal hiermee rekening houden.