Efficiënt archiefbeheer in een AW-omgeving Toelichting t.a.v. VAC’s Gebouwen 5 & 6 december 2007 Bart Severi/ Sam Alloing/ Ilse Baert Coördinerende Archiefdienst Afdeling Proces- en Informatiebeheer, DBZ Korte toelichting van de stappen die moeten ondernomen worden om tot een efficiënt archiefbeheer te komen

Coördinerende archiefdienst VO Oprichting: op basis van beslissing Vlaamse Regering d.d. 14/9/2007 Situering: in de schoot van PIB (departement Bestuurszaken) Samenstelling: 4 informatie-analisten (nog 1 vacature in te vullen) Opdracht: ondersteuning van VO-entiteiten bij documentbeheer en archivering Starten met voorstelling Ondersteunen bij het uitbouwen en optimaliseren van documentbeheer en archivering

Stappenplan (1) Aanduiden coördinatoren Opmaak selectielijst (SL) Overzicht van document- en dossiertypes Indeling procesgebaseerd (weerspiegeling taken) Aanduiding bewaartermijn (administratief en juridisch) Periodieke organisatie trash day (schoningsactie) Basis voor selectie (wat te bewaren/ vernietigen?) = selectielijst Compact stappenplan Coördinatoren zijn verantwoordelijk voor het opzetten en opvolgen van acties ter optimalisatie van het document- en archiefbeheer 1ste belangrijke taak is de opmaak van een SL Overzicht van alle document- en dossiertypes die circuleren binnen een entiteit Indeling is gebaseerd op de processen v/d entiteit en moet maw de taken weerspiegelen Voor elk dossiertype wordt de bewaartermijn aangeduid. Voor sommige is die juridisch, gebaseerd op de relevante wetgeving. Voor de meeste dossiers geldt een administratieve bewaartermijn, gebaseerd op het nut voor de werking Selectielijst geeft overzicht op de samenstelling van archief en maakt het mogelijk snel een selectie te maken in het archief Ideale hulpmiddel om een schoningsactie vlot te doen verlopen. Best periodiek (bv. jaarlijks) zo’n opkuis organiseren om het archief ‘proper en gezond’ te houden.

Vb. selectielijst Per document-/ dossiertype één lijn 1e stuk: omschrijving document-/ dossiertypes 2e stuk: aanduiden bewaartermijn, opgesplitst in dynamisch en semi-statisch gedeelte 3e stuk: definitieve bestemming (vernietigen of overdragen naar AR voor permanente bewaring)

Stappenplan (2) Inrichten groepsklassement structuur procesgebaseerd (cf. structuur SL) = structuur voor fysieke en digitale klassement bij voorkeur = opbouw bij alle ‘collega-afdelingen’ met gelijkaardige opdracht Valideren afspraken voor beheer en gebruik van het klassement door lijnmanagement Volgende belangrijke stap is het inrichten van een groepsklassement Vooral in een AW omgeving belangrijk, want daar is er minder plaats voor opslag v/h archief en daarom aangewezen om overtollig archief te verwijderen en de rest te concentreren in één gemeenschappelijk klassement. Voordelen groepsklassement: Neemt minder plaats in (geen dubbele opslag) Geef overzicht en voor alle betrokkenen toegankelijk Vereenvoudigen van het beheer -> Geldt zowel voor het digitaal klassement als het papieren klassement: ook digitaal zoveel mogelijk samenwerken Laatste belangrijke stap is het laten bekrachtigen van de afspraken voor beheer en gebruik klassement door lijnmanagement. Zoniet risico dat slechts éénmalig inspanningen worden geleverd en binnenkort de oefening opnieuw moet gebeuren

Ondersteuning Coördinerende archiefdienst Vorming: methodologie opmaak SL en archiefbeheersplan, richtlijnen voor inrichten groepsklassement, … Specifieke infosessies, bv. workshop m.b.t. organisatie trash day Contact + Algemeen Rijksarchief voor officiële goedkeuring SL Focus momenteel op uitbouw methodologie voor digitale archivering Op welke manier kan CA ondersteuning bieden bij uitvoer stappenplan? 1st en vooral is er de vorming die wij aanbieden (ism AGO). Die is vooral gericht op coördinatoren. Geeft o.a. inzicht in de methodologie voor de opmaak van ABP en SL. Ook worden richtlijnen aangereikt voor het inrichten v/e groepsklassement. Het is mogelijk om deelaspecten toe te lichten in aparte infosessies, bv. work shop mbt organisatie van een trash day Wij kunnen optreden als tussenpersoon optreden bij de contacten met het AR

Contact Ilse Baert Bart Severi Sam Alloing E-mail: ilse.baert@bz.vlaanderen.be Tel: 02 553 54 23 Bart Severi E-mail: bart.severi@bz.vlaanderen.be Tel: 02 553 01 76 Sam Alloing E-mail: sam.alloing@bz.vlaanderen.be Tel: 02 553 20 27 Website: bz.vonet.be/proces&informatiebeheer