Rapportages zijn Managementinformatie Herman Pranger Projectleider VSV ROC West-Brabant

ORGANISATIE ROC WEST-BRABANT DECENTRAAL 13 VO VESTIGINGEN 8 MBO-COLLEGES TOTAAL 29.000 DEELNEMERS EIGEN ZORGSTRUCTUUR EIGEN DEELNEMER-ADMINISTRATIE Wanneer wij naar de VSV-problematiek kijken binnen ROC WB is het goed om de structuur van dit instituut goed voor ogen te hebben. ROC WB onderscheidt zich van andere ROC’s doordat het uit autonome Colleges bestaat. Die zelfstandigheid is zichtbaar in een eigen merkdenken, eigen bedrijfsvoering, eigen onderwijsverantwoordelijkheid en uitvoering De colleges beschikken ook over een eigen zorgstructuur en er is binnen ROC WB geen sprake van n uniform zorgbeleid. Ieder college voert dit naar eigen goeddunken uit. Dat betekent in de praktijk dat je binnen ROC WB verschillende onderwijs en zorgculturen aantreft.

HOE KUN JE DE VOORTIJDIG SCHOOLVERLATERS ONDERVERDELEN? ZORGLEERLINGEN PLUSLEERLINGEN ADMINISTRATIEVE SCHOOLVERLATERS Zorgleerlingen: deelnemers die vanwege studieproblematiek extra zorg behoeven om uitval te voorkomen. Voor deze deelnemers bouwen wij binnen onze scholen zorgstructuren die ervoor moeten zorgen dat deze deelnemers tijdig in beeld komen en er tijdig actie wordt ondernomen om uitval te voorkomen. Plusleerlingen: deelnemers die vanwege persoonlijke problematiek (geldschulden, gok- drugverslaving, dakloos, ziekte, niet in staat zijn een normale studieloopbaan te doorlopen. Voor deze deelnemers worden momenteel Plusvoorzieningen in het leven geroepen die uitval moeten voorkomen en via speciale trajecten en extra hulp de deelnemers terugleiden naar onderwijs. Administratieve VSV- ers: zitten nog op school, maar worden door DUO niet gezien vanwege administratieve oorzaken. ZORG PLUS ADMINISTRATIEF

GEBRUIK MAANDRAPPORTAGES VSV Worden intern aangevuld met gegevens uit eigen systeem: naam college / reden uitschrijving Verzonden aan directeuren met verzoek om controle en rapportage m.b.t.: Acties om uitval te voorkomen Is de leerling doorverwezen naar SS&B of opvang Was voorafgaand aan uitval sprake van absentie Zo ja is dit gemeld bij het verzuimloket Leerlingvolgsysteen Edictus kent 3 categorien : algemeen / persoonsgebonden opleidingsgebonden De maandrapportages worden maandelijks verzonden aan de colleges met het verzoek de gegevens te controleren op: Juistheid De interne acties om te voorkomen dat de deelnemer uitviel. De vraag of de deelnemers is doorverwezen naar het Service centrum voor Studie & Beroep of een opvangvoorziening van Colleges of ROC-Breed om te voorkomen dat hij zou uitvallen. Kondigde de uitval zich al aan door voorafgaande absentie en is deze absentie gemeld bij het digitaal verzuimloket zodat leerplicht actie kon ondernemen. De resultaten van de controle worden gebundeld en van commentaar aanbevelingen voorzien waarna de gegevens maandelijks aan de Raad van Bestuur worden aangeboden. Gegevens van analyses worden besproken in het maandelijkse DBR.

FUNCTIE CONTROLE MAANDRAPPORTAGES ANALYSE GEGEVENS CONTROLE & AANBEVELINGEN AAN MANAGEMENT TERUGKOPPELING & BEWUSTWORDING BIJ BETROKKENEN CULTUURVERANDERING BETERE STURING OP PROCESSEN De resultaten van dit onderzoek dienen als materiaal om de werkelijke VSV te meten en te zien, in welke mate de zorgstructuur reageert op mogelijke uitval. Bijkomend voordeel zijn de personen die ‘onterecht’ op de lijst staan. Het steeds weer ontdekken van deze foutieve VSV-ers heeft een denkproces op gang gebracht en geleid tot een bewustere omgang met de eigen administratieve processen. Door steeds op nieuw te wijzen op de redenen voor uitval ontstaat cultuurverandering en wordt voortijdige uitval binnen de organisatie een issue dat om aandacht vraagt. Als gevolg van de analyses is een werkgroep financiële processen opgericht die de afspraken doorlicht en kijkt of ze worden nagekomen. Sinds deze maand gaat een functionaris a.h.v. De controlegegevens de uitgevallen deelnemers bespreken op het college zelf en contact opnemen met de uitgevallen deelnemer. Bij VO-deelnemers vindt ook samenwerking met convenantpartners plaats om deelnemers te achterhalen en beter te begeleiden: transfercoaches / dutsroc enz

AANBEVELINGEN AAN ONDERWIJS DUIDELIJKE ZORGSTRUCTUUR PRO-ACTIEF VERWIJSBELEID ACTIEF DIPLOMA- OF DOUBLEERBELEID NIET AFWIJZEN OF VERWIJDEREN Ieder College is verantwoordelijk voor zijn deelnemers en probleemhouder wanneer het met een deelnemer niet goed gaat. Neem dit serieus in het hanteren van de eigen processen bij keuzeproblematiek, bij het verwijderen van deelnemers. Voer altijd een actief verwijsbeleid en controleer of deelnemers zijn aangekomen bij de instantie waarna verwezen is. Als gevolg van de analyses zal de intake van deelnemers worden aangepast Diplomeer op lager niveau of laat deelnemers afstromen naar een lager niveau i.p.v. doubleren. Wijs geen deelnemers af maar verwijs ze naar een centrale voorziening waar gekeken kan worden of de deelnemer geschikt is voor een andere opleiding. Verwijder geen deelnemer maar verwijs

IS VOORTIJDIG SCHOOLVERLATEN OOK EEN ADMINISTRATIEF PROBLEEM ? ja Bij voortijdig Schoolverlaten wordt in eerste instantie gedacht aan deelnemers die uitvallen door studie- of persoonlijke problemen. Bij veel bijeenkomsten werd daarom ook de nadruk gelegd op het verbeteren van de zorgstructuur op school. Daardoor zou VSV afnemen. Dat klopt!!!!! Daarnaast is het echter zeker ook de moeite waard om naar de uitvalredenen te kijken op deelnemerniveau. Hoe dieper je in deze materie duikt hoe duidelijker het beeld wordt dat VSV ook een administratief probleem is. Deelnemeradministraties hebben een cultuur van administreren die strijdig kan zijn met de belangen van de school in relatie tot het VSV-convenant waarbij het belangrijk is dat deelnemers bekostigde inschrijvingen hebben op de beide peildata.

AANBEVELINGEN ADMINISTRATIEF DIPLOMAREGISTRATIE VOOR 1 OKT ONBEKOSTIGDE INSCHRIJVINGEN VO-BVE-REGELING UITSCHRIJVEN OF VERWIJDEREN ADMINISTRATIEVE HANDELINGEN RONDOM 1 OKT Allereerst is het verschil tussen de voorlopige VSV-cijfers en de definitieve VSV-cijfers te verklaren doordat bijv. vertraging optreedt in de administratieve verwerking van deelnemergegevens. Mooi voorbeeld hiervan: diplomaregistratie Onbekostigde inschrijvingen leiden tot VSV. OOK tot 1 okt laten doorlopen / OOK voor 1 okt laten tekenen. Extraneus vermijden Bewust onbekostigd inschrijven kritisch bekijken VO-BVE regeling: route 3 Deelnemers die wel aangemeld en ingeschreven maar voor 1 okt niet komen opdagen niet uitschrijven maar verwijderen. Administratieve handelingen rondom 1 okt moeten sowieso worden vermeden.

TE BEHALEN WINST DOOR BEWUST HANDELEN 10% VERMINDERING VAN DE VOORTIJDIGE SCHOOLUITVAL