Andere overheid in de versnelling Jan Bergwerff, directeur Bedrijfsvoering Pieter van der Poel, changemanager Gemeentecongres 18 mei 2006

Agenda 1.Context 2.Visie 3.Stand van zaken 4.Resultaten 5.Perspectief 6.Kritische succesfactoren 7.Productcatalogus 8.Contactgegevens

OMVANG GEMEENTE

Aantal inwoners: ca Omzet: € ,= Omvang ICT-begroting: € ,= Aantal werkplekken: 325

Visie 1.Andere overheid: beter ėn goedkoper 2.Professionalisering bedrijfsvoering door integrale aanpak van: Procesherontwerp Changemanagement Informatiemanagement Stroomlijning applicatie architectuur Professionalisering ICT-services 3.Veranderstrategie: starten vanuit procesverbetering i.p.v. uit E-loket

Stand van zaken 2002 Procesverbetering belastingen en administratie 2003 Vorming procesinnovatieteam Ontwikkelen I-visie en -beleid 2004 Masterplan procesverbetering Herontwerp van tiental processen Ontwerp applicatie architectuur Start professionalisering ICT-services 2005 Selectie en implementatie van –EAI-applicatie (Axway) –Webintakesysteem (Greenvalley) –Centraal Relatie Bestand (dVdT) –Helpdesksysteem (Assyst)

Stand van zaken 2005 Selectie en installatie van systeem voor workflowmanagement, documentmanagement en recordsmanagement (FileNet P8) Ontwerp en realisatie 4 interfaces Professionalisering beheersorganisatie Inter- en intranet 2006 Configuratie FileNet P 8 Live brengen 25-tal processen en 40-tal e-producten Ontwerp en realisatie 10 tal interfaces Selectie en implementatie van BAG (dVdT)

Resultaten tot op heden 1Procesverbeteringen 2002: € ,= structureel 2Reductie ICT-begroting: > € ,= structureel 3Klanttevredenheid ICT-services van 5,9 naar 7,0 4Groei gebruik internet van ca waarvan 5000 uniek p/mnd naar ca waarvan uniek p/mnd in periode jan-april 5Waardering Intranet: 2/3 goed tot zeer goed 6Toenemende betekenis intranet voor kennismanage- ment

Perspectief 1Snellere en betere dienstverlening 2Realiseren aanvullende substantiële besparingen 3Implementatie WKPB voor (pilot) 4Implementatie BAG voor Realisatie digitalisering masterplan werkprocessen voor Sterke uitgangspositie voor verlenen services aan nabijgelegen gemeenten

Kritische succesfactoren 1Leiderschap en visie Initiatief en aansturing vanuit concerndirectie Start up vanuit procesherontwerp: genereert middelen en vertrouwen Integrale aanpak: programmamanagement O, I & A Changemanagement: durven verzilveren

Kritische succesfactoren 2Opbouw organisatie Geen proces zonder proceseigenaar Gemeentelijk PIM-overleg o.l.v. dir. bedrijfsvoering Vorming proces-innovatieteam Professionalisering ICT-beheersorganisatie Selectie betrouwbare & innovatieve partners

Kritische succesfactoren 3Applicatie architectuur Modulaire opbouw Best of breed i.p.v. open source Modulaire mid office (EAI + WFM + CRB + BAG) Centraal Relatie Bestand Horizontale workflow i.p.v. verticale systemen Eén digitaal archief

PIV Hulpdiensten Burger Axway BAG CRB FIS FileNet GWS ADR HIS **** **** * = koppeling m.b.v. sleutelgegevens Green Valley* * web intake incl. authenticatie en contentmanagementsysteem ** bestandsuitwisseling Etc. * * Primaire processen Secundaire processen Overheids -instanties * © van der Poel Changemanagement Applicatie architectuur

Voordelen applicatie architectuur a)EAI Diversiteit applicaties geen probleem –Minder kapitaalsvernietiging –Minderkosten realiseren en onderhouden koppelingen Diversiteit standaard koppelingen geen probleem –Applicatie onafhankelijk –Geen kapitaalsvernietiging Onafhankelijk van de grote twee –Meer generieke koppelingen mogelijk (minder lasten) Mappen i.p.v. programmeren –Veel sneller dus goedkoper –Beter beheersbaar

Voordelen applicatie architectuur b)Modulaire opbouw mid office Mogelijkheid om best of breed-policy door te voeren Grotere leveranciersonafhankelijkheid

PIVVOAKvK BAG PROVASFileNet Derden CRB EtcHISGWSFIS GBA-berichtenverkeer Stuf BG Berichtenverkeer CRB

Voordelen CRB a)Eenmalige opvraging NAW gegevens (service & > werk) b)Eén bron: drastische beperking beheerslasten c)Betrouwbare bron: verificatiemogelijkheden & minder fouten d)Toegankelijke bron: minimale zoektijd NAW-gegevens, contactgegevens, bankrekeningnummers, telefoonnummers e)Automatisch inlezen in documenten en e-formulieren: veel minder werk voor burger en medewerker, minder fouten f)Optimale inkoopbeslissingen g)Optimale ondersteuning relatiemanagement: nodig koppeling met FileNet P8 h)Controle mogelijkheden op oneigenlijk gebruik gebouwen

Kritische succesfactoren 4Procesinnovatie Focus op bedrijfsprocessen Bedrijfskundige ontwerpprincipes –Kwaliteit –Doelmatigheid (logistieke principes) –Rechtmatigheid Standaardisatie en modulaire opbouw Masterplan gebaseerd op proceshierarchie

Kritische succesfactoren 5Changemanagement Bedrijfskundig i.p.v. technisch gedreven Organiseren van de dialoog (workshops) Coaching operationeel management Stapsgewijs van ist naar soll

Kritische succesfactoren 6Organisatie ontwikkelingsbudget Convenant met het college Ruimte creëren om te innoveren en professionaliseren

Productcatalogus 1Beschikbaar via Ontwerpprincipes Opzet en functiebeschrijvingen procesinnovatie team 2Leverbaar met onderhoudscontract: Interfaces op basis van stuf BG (Axway) Centraal Relatie Bestand (dVdT) Basisregistratie gebouwen (dVdT)

Contactgegevens 1.Steenwijkerland : Jan Bergwerff ( 2.Steenwijkerland: Walter Abeling 3.Steenwijkerland: Dorien Springer 4.Van der Poel Changemanagement 5.Axway: Suzanne van den Hurk 6.dVdT: Korneel Joppe 7.Greenvalley: Pieter Zandee

Meer informatie 1.Steenwijkerland : 2.Van der Poel Changemanagement: 3.Axway: 4.dVdT: 5.Greenvalley: