Introsessie voor medewerkers Heeft u uw: Loginnaam? Wachtwoord? E-mailadres? Zo niet: het onthaal helpt u, ga naar glvl. eerste deur rechts Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Introsessie voor medewerkers De belangrijkste IT-vaardigheden Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Agenda (1) Account E-mail Software UGent toepassingen PAUZE Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Agenda (2) Schijfruimte Webruimte Bestandsformaten VPN Gebruiksregels & netiquette Hoe verder? Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Werkwijze Uitleg Doen “Hands on” Vragen Bij de hands on gaan we zaken doen. De slides en tekst erbij, dienen als houvast voor achteraf! Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Uw account geeft toegang tot mailbox en e-mailadres netwerk (UGentNet) gesloten servers Bij account horen loginnaam, wachtwoord, homedirectory en permissies Een account is persoonsgebonden. Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Account - Hands on inloggen op pc = toegang browser (Internet Explorer, Firefox) starten inloggen portaalsite www.ugent.be/nl = meer info inloggen webmail webmail.ugent.be = toegang inloggen op Athena athena.ugent.be = toegang Account – Hands on (1) Eerst: inloggen op de pc voor u, met uw loginnaam en wachtwoord Vervolgens een browser starten: Internet Explorer OF Firefox inloggen op de portaalsite: www.ugent.be/nl Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Account - Hands on (2) Het UGent Webauth scherm verschijnt. Vul uw loginnaam en wachtwoord in en klik op de login knop. U bent nu ingelogd: rechtsbovenaan ziet u uw loginnaam. Op www.ugent.be/nl ziet u nu ook het onderdeel Intern nieuws Inloggen op de webmail doen we bij het volgende onderdeel “Uw e-mail lezen en verwerken” Inloggen op Athena doen we bij het onderdeel “Sofware ter beschikking” Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Uw e-mail lezen en verwerken via webmail.ugent.be (geen configuratie nodig) eigen mailprogramma configureren (“e-mailclient”) Beide zijn perfect te combineren, webmail is aangewezen op verplaatsing. Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Webmail - Hands on Aanmelden en een bericht versturen: to/cc/bcc, adresboek, ldap, bijlagen Bijlagen ontvangen Berichten verwijderen Spamfilter Vakantie (Afwezigheid) Webmail – Hands on In de Multimediazaal: op de public share ( P: ) is een directory voorzien met 3 voorbeeldbestanden die u kunt kopiëren naar uw netwerkschijven. Ze zijn benaderbaar via de verkenner en via Athena. (Let op: u kunt de bestanden op de P: schijf niet wijzigen/) P:\CA\materiaalintrosessie: briefalsbijlage.doc, logo.gif, pagina.html Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Webmail – Hands on (2) Aanmelden: surf naar webmail.ugent.be en meldt u aan met uw loginnaam en centraal UGent-wachtwoord. Pas zo nodig eerst de taal aan naar Nederlands. Introsessie medewerkers – Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Webmail – Hands on (3) Bericht versturen Bijlagen versturen Als u een adres selecteert of intikt hebt u de mogelijkheid om te kiezen tussen drie opties : Aan, cc of bcc. Aan In dit vak komen de normale geadresseerde(n). CC is een afkorting van carbon copy. Als u in een bericht de naam van een geadresseerde in dit vak typt, wordt een kopie van het bericht naar de desbetreffende geadresseerde gestuurd en is de naam van de geadresseerde zichtbaar voor andere geadresseerden van het bericht. BCC is een afkorting van blind carbon copy. Als u in een bericht de naam van een geadresseerde in dit vak typt, wordt een kopie van het bericht naar de desbetreffende geadresseerde gestuurd en is de naam van de geadresseerde niet zichtbaar voor andere geadresseerden van het bericht. Als u een bericht aan een grote groep mensen moet verspreiden, plaats dan de adressen allemaal in het BCC-veld. Bijlagen versturen Klik op het Bijlagen icoon. Helemaal onderaan ziet u een knop ‘Bladeren’. Met deze knop kan u bladeren in uw lokale schijven (hard disk, CD ROM,…) en het bestand selecteren dat u wenst te versturen. Nadat u uw keuze heeft gemaakt klikt u op ‘Bijwerken’. Opgelet, een bijlage die u wenst te versturen via webmail mag niet groter zijn dan ongeveer 1.6 MB. Indien uw bijlage te groot is zal webmail blijven hangen (wit scherm). Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Webmail – Hands on (4) Adresboek LDAP als adresboek Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Berichten verwijderen Webmail – Hands on (5) Bijlagen ontvangen Berichten verwijderen Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Webmail - Hands on (6) Spamfilter Vakantie (Afwezigheid) Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Webmail - Hands on (7) Vakantie (Afwezigheid) Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Software ter beschikking Op softwareplatform Athena Op door DICT geleverde PC Zelf installeren op eigen computer (= zogenaamd „lokaal” installeren) Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Dit document zullen we verder gebruiken. Software - Hands on Inloggen op Athena MS Word starten, een documentje typen en het opslaan (docx!) op de home directory Dit document zullen we verder gebruiken. Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Software - Hands on (2) Inloggen op Athena Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Software - Hands on (2) MS Word starten, een documentje typen en het opslaan (docx!) op de home directory Dit document zullen we verder gebruiken. Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

UGent toepassingen Via Athena: vb. SAP Webtoepassingen (enkel browser nodig) vb. webmail, Minerva Nieuw Via Athena: loonbrief opvragen op het applicatieportaal Apollo Webtoepassing: stemmen bij de komende sociale verkiezingen Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Demo: loonbrief opvragen op Apollo Loonbrief opvragen – Hands on (1) Inloggen op Athena start browser ga naar athena.ugent.be het loginscherm verschijnt vul uw loginnaam en centraal UGent wachtwoord in klik op de knop “Aanmelden” u komt terecht op de Athena pagina waar u uw vorige Athena sessie stopte Apollo openen klik op Start klik op Office klik op het Apollo icoon een citrix melding verschijnt Internet Explorer opent een nieuw venster met het SAP Netweaver Login scherm de Apollo homepagina verschijnt „Welkom bij Apollo” Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Loonbrief opvragen – Hands on (2) Navigeren in Apollo tabbladen: Home, Personeel loonbrief: links ziet u uw persoonlijke gegevens help link: aan rechterzijde staat een icoontje (boekje) en het woord help historie: geef de lijst van locaties binnen de Apollo omgeving terug: om te navigeren binnen de Apollo omgeving voorwaarts: om te navigeren binnen de Apollo omgeving Afmelden van Apollo ACTIEF: klik op afmelden een pop-up venster verschijnt met de vraag “Werkelijk afmelden?" klik op “ja” een pop-up venster verschijnt met de boodschap “Sessie wordt gesloten” Internet Explorer opent een nieuw venster met het SAP Netweaver Login scherm PASSIEF: Om uw account te beschermen tegen toegang door niet-gemachtigde gebruikers, wordt de verbinding na een bepaalde periode van inactiviteit automatisch verbroken. Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Loonbrief opvragen – Hands on (3) Selecteer het Apollo portaal door te klikken op het Apollo icoon Log in met uw loginnaam en uw centraal UGent wachtwoord Selecteer „Personeel” (klik op tabblad Personeel) Aan de linkerkant ziet u uw persoonlijke gegevens Selecteer „Loonbrief” (klik op Loonbrief) U ziet aan rechterzijde een icoontje (boekje) en het woord “help”; beide brengen u naar de gedetailleerde handleiding. De volledige werkinstructie vind u onder de help link aan rechterzijde Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Stemmen bij de sociale verkiezingen - Hands on Start browser Ga naar https://ninja.ugent.be/verkiezingen Klik op “Stemmen” Het pincode scherm verschijnt Vul uw pincode in Klik op „verder” Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Stemmen bij de sociale verkiezingen - Hands on (2) Breng uw stem uit Klik op volgende Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Stemmen bij de sociale verkiezingen - Hands on (3) Bevestig uw stem Klik op afmelden Let op: u kunt slechts 1 keer stemmen! Bij een tweede poging volgt deze melding: Pincode is verkeerd. U heeft al gestemd voor deze verkiezingsperiode. De pincode is niet langer geldig. Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

15 MINUTEN PAUZE Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Uw schijfruimte Gegevens opslaan op één van de DICT servers; met dagelijkse back-up, Bruikbaar binnen UGentnet, thuis via vpn home directory ( H: ) = bereikbaar via Athena, persoonlijk, kan niet gedeeld worden (eventueel) gedeelde schijfruimte van uw afdeling persoonlijke website = http://users.ugent.be/~loginnaam/ In de Multimediazaal: op de public share ( P: ) is een directory voorzien met 3 voorbeeldbestanden die u kunt kopiëren naar uw netwerkschijven. Ze zijn benaderbaar via de verkenner en via Athena. (Let op: u kunt de bestanden op de P: schijf niet wijzigen) P:\CA\materiaalintrosessie: briefalsbijlage.doc, logo.gif, pagina.html Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Schijfruimte - Hands on Bestanden op je home directory of op gedeelde schijfruimte plaatsen Via Athena: Office, Home Drive Door de schijf te mounten met de Windows Verkenner of Finder Schijfruimte – Hands on We hebben reeds MS Word op Athena opgestart en een document op de H: schijf (home directory) bewaard. In de map ‚Office’ vindt u een aparte verkenner (‚Home Drive’) waarin u deze bestanden kunt benaderen of bijvoorbeeld kopiëren naar of van uw C:-schijf (‚C$ on Client’). Als u daar in het menu onder „tools” klikt, kunt u „map networkdrive” aanklikken en een share mounten. Zie: http://www.helpdesk.ugent.be/netdisk/filat.php We kunnen onze home directory ook via de verkenner (of Finder) bereikbaar maken door die te mounten. Zie: http://helpdesk.ugent.be/netdisk/bestand_mount.php We kunnen er een tweede document bij plaatsen Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Webhosting bij DICT voor vakgroep, labo, onderzoeksgroep of congres Uw webruimte Webhosting bij DICT voor vakgroep, labo, onderzoeksgroep of congres Opzetten van een persoonlijke website Eigen websites: let op met scripting ! Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Webruimte - Hands on Bestanden op uw persoonlijke website plaatsen door \\webhost\loginnaam te mounten Uw persoonlijke website http://users.ugent.be/~loginnaam/ consulteren met een browser Webruimte – Hands on We kunnen onze persoonlijke webruimte via de verkenner in Athena bereikbaar maken door die (\\webhost\loginnaam ) te mounten. Via Athena: Office, Home Drive We plaatsen er een afbeelding of een html pagina op door die van de H: schijf te slepen naar de nieuwe locatie. (= een kopie) OF We kunnen onze persoonlijke webruimte via de Windows Verkenner (of Finder ) bereikbaar maken door die (\\webhost\loginnaam ) te mounten. We plaatsen er een een afbeelding of een html pagina op door die van de H: schijf te slepen naar de nieuwe locatie. (= een kopie) Vervolgens consulteren we onze persoonlijke site met behulp van een browser. http://users.ugent.be/~loginnaam/ Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

PDF is dé standaard voor het uitwisselen van digitale documenten Bestandsformaten PDF is dé standaard voor het uitwisselen van digitale documenten MS Office: 2003 t.o.v. 2007 In de Multimediazaal: op de public share ( P: ) is een directory voorzien met 3 voorbeeldbestanden die u kunt kopiëren naar uw netwerkschijven. Ze zijn benaderbaar via de verkenner en via Athena. (Let op: u kunt de bestanden op de P: schijf niet wijzigen/) P:\CA\materiaalintrosessie: briefalsbijlage.doc, logo.gif, pagina.html Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Bestandsformaten - Hands on Een pdf genereren van het Word document dat we maakten en van een webpagina Het Word document op onze H: schijf opslaan als .doc ipv .docx Bestandsformaten – Hands on Een PDF via MS Word: Opslaan als: kies PDF Klik op publish Een PDF van een webpagina via de browser Bestand Afdrukken (Internet Explorer ) Printer selecteren OF (Firefox) Printer Naam Kies “PDFCreator” Klik op Afdrukken Het pop-up venster van de PDFCreator verschijnt Klik op Save Pas zo nodig de naam van het document aan. Klik op Opslaan Opslaan als .doc in MS Word Opslaan als: kies Word 97-2003 document (*.doc) Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

VPN (Virtual Private Network) Raadplegen van interne UGent informatie vanaf een andere Internet provider Apart wachtwoord Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Wanneer vpn nodig, wanneer niet Volgorde kennen VPN - Hands on Wanneer vpn nodig, wanneer niet Volgorde kennen VPN – Hands on Weten wanneer u vpn nodig hebt (of niet) nodig hebt Volgorde kennen: (eenmalig) eerst vpn wachtwoord voorzien (eenmalig) dan (thuis) vpn installeren iedere keer voor u begint te werken de verbinding opzetten iedere keer op het einde de verbinding verbreken Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Gebruikregels & netiquette “Regels voor het goed gebruik van het netwerk van de UGent en van de computers beheerd door de DICT” Netiquette = richtlijnen voor het gebruik van internet Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Regels goed gebruik - Hands on Doel: de gebruiksregels weervinden, Schrijven voor het web vinden, downloaden en openen Hoe? Via de zoekfunctie op www.ugent.be Regels goed gebruik - Hands on U kunt alle webpagina’s van de Universiteit Gent doorzoeken met Google OF enkel binnen de portaalsite www.ugent.be zoeken. U wilt zoeken binnen de portaalsite Opgelet: ingelogde gebruikers krijgen extra zoekfuncties te zien. Op www.ugent.be: kies Nederlands, rechtsbovenaan op elke pagina vind u de zoekbox klik op geavanceerd zoeken tik „regels goed gebruik” in het Titel: veld klik zoeken het zoekresultaat verschijnt U wilt zoeken binnen het universitaire domein tik „schrijven voor het web” in de zoekbox Ga na of u ingelogd bent (log in mocht dat niet het geval zijn) Klik op Handleiding ”Schrijven voor het web” het pdf bestand wordt getoond om de pdf af te drukken: klik op het print icoontje (Let op: 40 blz.) om de pdf op te slaan op uw harde schijf: klik op het disketteicoontje Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Hoe verder? (overzicht) Helpdesks Handleidingen SPOC Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Dank u! Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)

Lunchgarden / PizzaHut Broodjeszaken in tankstations Resto ASTRID van 11u30 tot 14u Lunchgarden / PizzaHut Broodjeszaken in tankstations Delhaize / Carrefour Introsessie medewerkers - Kathelijne Sierens - 4/04/2017 Directie Informatie- en Communicatietechnologie (DICT)