Waarom? Werk een instrument uit waarmee informele kennisdeling gestimuleerd wordt Verminderen adviesvragen die aan Coördinerende Archiefdienst worden gesteld Regelmatig gelijkaardige vragen, antwoord relevant voor meerdere personen, vraagsteller heeft ook baat bij ervaringen uit andere beleidsdomeinen 4 april 2017

Bedoeling? informeel uitwisselen van informatie, kennis en ervaringen m.b.t. informatiebeheer bij de Vlaamse overheid stellen en beantwoorden van vragen door leden van het netwerk voeren van discussies op de hoogte brengen van lopende of afgewerkte zaken die mogelijk van belang zijn voor anderen virtuele en reële netwerk ondersteunen elkaar Iedereen bepaalt zelf welke berichten je ziet (volgen, topics, …) 4 april 2017

Wat is het niet? extra communicatiekanaal (relatie nieuwsbrief, website, …  yammer) eenrichtingsverkeer vervanging van e-mail of mondelinge communicatie document management systeem vervanging van fysieke bijeenkomsten 4 april 2017

Doelgroep? primair: iedereen binnen VO actief in of rond informatiebeheer cfr huidige KNW: ca 350 secundair: ook buiten VO 4 april 2017

Hoe ziet het eruit? Berichten volgen: enkel van personen, onderwerpen, … die je volgt Search op informatiebeheersplan => volgen Werken met topics Documenten toevoegen => bijv search op handleiding Groepen aanmaken 4 april 2017

Lessen uit het opzetten van gelijkaardige netwerken laagdrempelig houden: opleiding! informele toon onmisbaar maken werken met een trekkersgroep doel duidelijk communiceren waarderen van ondankbare jobs 4 april 2017

Kritische massa?* Minstens 50 leden, bij voorkeur 100 Meestal 10% post berichten, stelt vragen, … Slechts 1% neemt regelmatig en actief deel Hoe meer leden, hoe groter de kans dat: vragen beantwoord worden, verschillende onderwerpen aan bod komen, vernieuwende ideeën ontstaan … * Bron: Stan Garfield, (e)Communities need a critical mass of members.

Tijdspad? PERIODE FASE Augustus ‘12 Aanmaak netwerk Testen in kleine groep (ca 5 collega’s, enkel eigen cel) September ’12 Testen met trekkersgroep (ca 15 collega’s, ook andere beleidsdomeinen) Midden oktober ’12 Lanceren op fysieke bijeenkomst van kennisnetwerk Eind oktober ‘12 Volledige adressenbestand wordt uitgenodigd (ca 300 contacten) Tweede helft oktober Geven van opleidingen November ’12 Herinneringsmail naar collega’s die nog hebben aangesloten 4 april 2017

Enkele cijfers? Aantal leden begin nov’ 12 100 Aantal leden midden nov ’12 150 Aantal leden op 31/12/12 201 Aantal leden maart ’13 250 Aantal leden mei ’13 285 Aantal leden jun ’13 300 Aantal leden aug ‘13 327 Aantal actieve leden 10 Tijdsinvestering beheerders Wekelijks ca 1,5 uur (of dagelijks 15 à 20 min) Aantal posts (opstart – aug ‘13) Ca 900 Aantal opgestarte discussies Wekelijks ca 6 4 april 2017

Nut beheerders? Collega’s aansporen om reacties te plaatsen Zorgen dat de focus van het netwerk gerespecteerd wordt Ongewenste berichten verwijderen Nieuwelingen verwelkomen Discussies in goede banen leiden Opvolgen dat vragen een antwoord krijgen … 4 april 2017