VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw Werkgroep ICT/Facilities 24 oktober 2011
Page 2 Slide 2 1.Vertraging v.d. Voorlopige Aanvaarding 2.Aangepaste globale planning 3.Gevolg: nieuwe gedetailleerde Verhuisplanning 4.Afspraken vorige werk- en stuurgroep 1.Signalisatie 2.Postbusnummers 3.Dienstvoertuigen 4.Vergaderzalen 5.Telefonie 6.ICT (Werkaanvragen GID) 5.Bezoek van de site Agenda
Page 3 Slide 3 Planning: Vertraging V. Aanvaarding Globale Planning – initieel: Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 Mijlpaal: Uitgestelde werken: 31/10/2011 Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding” Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing” ICT, Meubilair, rolarchief. Planning: okt Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten” Planning: nov.-dec. 2011
Page 4 Slide 4 Planning: Vertraging V. Aanvaarding Globale Planning – Herzien: Fase 1: “Bouw, Inrichtingswerken Huurder, Keuken” Mijlpaal: Voorlopige Aanvaarding: 30/09/2011 <= 07/10 <= 27/10/2011 Mijlpaal: Uitgestelde werken: 31/10/2011 <= blijft onveranderd. Fase 2: “Eigen werken – werken na V.Aanvaarding” Fase 2.1: “Voorbereiding Inhuizing” ICT, Meubilair, rolarchief. Planning: 07/11/2011 – 16/12/2011 Kan pas starten zodra toestand van V.Aanvaarding bereikt is. Bijkomende issues – Raad van State (UDN-procedure): Stoelen: opgelost Opslagruimte voor meubilair Rolarchief: nieuwe UDN => aanpassing v.d. planning Fase 2.2: “Inhuizing v.d. Klanten” Planning: 19/12/2011 – 13/02/2012
Page 5 Slide 5 Globale tijdlijn verhuis VAC Brugge Duur totale verhuisproject: 19/12 – 13/02/2012 Verhuis naar VAC Brugge: 19/12 – 07/02/2012 Verhuis meubilair naar locaties en depot meubilair: 19/12 – 08/02/2012
Page 6 Slide 6 Impact gewijzigde verhuistiming Impact op de huurcontracten AFM ToVo – einde huur 31/12/2011 Geen impact AWV markt – einde huur 31/12/2011 Geen impact Mi en MV – einde huur 15/11/2011 2 maand huurverlening – sowieso verlenging tot 15/01/2012 (start verhuis ten vroegste 19/12) Aanzienlijk volume archief vertraging rolarchief (geen risico’s nemen) Vlabel – einde huur 31/01/2012 Geen impact ANB – einde huur 15/01/2012 Geen impact
Page 7 Slide 7 Impact gewijzigde verhuistiming VSAWSE + L&V – einde huur 31/01/2012 Geen impact IJH + JW – einde huur 01/05/2012 Geen impact Entiteiten werkhuisstraat – einde huur 31/12/2011 Zeer groot volume archief vertraging rolarchief (geen risico’s nemen) Huur per 3 maand verlengen AWV Rode Poort – einde huur 31/12/2011 Volume te verhuizen hoeveelheid niet mogelijk voor 31/12/2011 Huur verlengd met 3 maanden
Page 8 Slide 8 Wijzigingen verhuistiming Wijzigingen tegenover versie WG verhuis 06/10/2011: MI van 29/ – 6/12 naar 04/ – 11/01/2012 Vlabel van 29/ /12 naar 04/ /01/2012 MV van 30/ /12 – 05/12 naar 05 – 10/01/2012 ToVo van 05/12 naar /12 Syntra van 05/12 naar 19/12 K&G van /12 naar /12 Ag Wonen van /12 naar 30/ /02/2012
Page 9 Slide 9 Wijzigingen verhuistiming Ag Wonen van /12 naar 30/ /02/2012 Ag Insp RWO van /12 naar 30/ /02/2012 Dep RWO – RO ag OE van 08 – /12 naar 31/ / /02 Archief Werkhuisstraat van 08/12 – 21/12 naar 31/01 – 13/02/2012 AWV Rode Poort van 15 – 19/12 naar 12 – 16/01/2012 VDAB (4 locaties) van 02 – 09/ – 27/01 naar 02 – 09/ /01/2012 ANB van 09 – 12/01 naar 10 – 13/01/2012 VAPH van 13/01 naar 07/02/2012 FIT van 13/01 naar 07/02/2012 AO van /01 naar /02/2012
Page 10 Slide 10 Wijzigingen verhuistiming Insp WSE van 16/01 naar 17/01/2012 VSAWSE van /01 naar /01/2012 L&V van 16 – 23/01 naar 17 – 24/01/2012 JW van 27 – 31/01 naar /01/2012 Integrale jeugdhulp van /01 naar 25 – 26/01/2012
Page 11 Slide 11 Afspraken en acties vorige vergadering 1.Signalisatie 2.Postbusnummers 3.Dienstvoertuigen 4.Vergaderzalen 5.Telefonie 6.ICT (Werkaanvragen GID)
Page 12 Slide 12 Bezoekersdagen VAC Brugge Algemeen: Timing: vanaf 22-nov-2011 info over de dienstverlening van aFM daarna een rondgang in het gebouw Groepen van max 65 personen - (info in grote groep - daarna opsplitsen in twee kleinere groepen) de diensten die hiervan gebruik willen maken, maak een afspraak via Verhuisverantwoordelijken: apparte rondleiding. De bedoeling daarvan is om de verhuisverantwoordelijken te laten zien hoe het gebouw er uit ziet en wat er van hen verwacht wordt op de dag van verhuis.
Page 13 Slide 13 Parking VAC Brugge Algemeen: Vooraf moet men geregistreerd zijn als parkinggebruiker. Hiervoor moet de personeelsbadge door ons ingelezen worden en krijg je daarna een parkeerkaart. Om op de eerste dag van de parking gebruik te kunnen maken moet je vooraf aan je inhuizing langskomen in VAC. Onthaalmedewerker kan parkeerkaarten aanmaken. vooraf zullen we de uren waarop dit kan laten weten / kan ook tijdens de bezoekdag.
Page 14 Slide 14 Varia