Voorlichtingsbijeenkomst Studeren in het buitenland 2014-2015 Semester 2 Maaike van Gerven, Coördinator studie/stage buitenland Faculteit der Letteren Woensdag 16 april 2014 12.45u – 13.30u

Gefeliciteerd! Je bent geplaatst voor een studie in het buitenland in het tweede semester van 2014-2015 . Maar wat nu?

Twee trajecten: 1. Aanmelden gastuniversiteit Wij nomineren je bij de gastuniversiteit Doorsturen van info van gastuniversiteiten, goed doorlezen! Hierna ga je je zelf aanmelden aan de gastuniversiteit (aanmelding als uitwisselingsstudent, huisvesting, introductie) 2. Aanmelden voor de beurs a. Voor binnen Europa: Erasmusbeurs Wij nomineren je voor de Erasmusbeurs Hierna ga je je zelf aanmelden voor de Erasmusbeurs b. Voor buiten Europa: IRS-beurs van het SNUF http://www.ru.nl/snuf/subsidies/individuele/

1. Gastuniversiteit Wij nomineren je bij de gastuniversiteit Wanneer? Begin september Hoe? E-mail met je gegevens, jij in cc, vraag om bevestiging, info uni, intro & huisvesting. Hierna ga je je zelf aanmelden bij de gastuniversiteit Wanneer? Begin september, na nominatie e-mail Let goed op de deadlines van aanmelding. Hoe? Kijk op de site van de gastuniversiteit (aanmeldprocedures, deadlines, formulieren?). Lees ook de doorgestuurde info goed door. Meld je zelf aan. Huisvesting? Meld je zelf hiervoor aan (en voor eventuele Orientation Week)

Wat als je niks hoort? Wees zelf alert en pro-actief. Krijg je geen reactie van de gastuniversiteit? Onderneem actie! Mail, of beter nog: bel! Lukt het echt niet? Ga naar de coördinator van het contract (zie je plaatsingsbrief) of je buitenlandcoördinator, Maaike van Gerven.

2. a. Erasmusbeurs Wij nomineren je voor de Erasmusbeurs Wanneer? Begin september Hoe? Online aanmelding bij centraal IO Automatische e-mail met een inlogcode & wachtwoord (mails worden vanuit centraal IO verstuurd) Hierna ga je je zelf aanmelden voor de Erasmusbeurs (Instructies Erasmusaanvraag in de e-mail)

Instructies Erasmusaanvraag Documenten die je in orde moet gaan maken voor je Erasmusbeurs: Learning Agreement Noteer de vakken die je wilt volgen op dit formulier en laat het tekenen door je examencommissie, de coördinator van het contract en de gastuniversiteit (inscannen). Teken het ook zelf. Ga je weg op een contract van een andere opleiding? Zelf checken of je je gekozen vakken mag volgen Problemen met vakken? Richt je tot de coördinator van het contract Pdf aanvraagformulier Erasmusbeurs (zit als attachment in mail van het IO) Cijferlijst (gestempeld en origineel) (opvragen bij secretariaat) Scan paspoort

2. b. IRS-beurs (SNUF) en instructies IRS Zelf aanvraag indienen bij SNUF (www.ru.nl/snuf) Documenten die je in orde moet maken voor je IRS-beurs: Duidelijke projectomschrijving met het doel van je verblijf in relatie tot je studie; Verklaring van je (studie)begeleider van de RU of examencommissie waarin wordt vermeld: - doel van het project; - relevantie van het project voor je opleiding; - tijdsduur: met begin- en einddatum; - aantal studiepunten waarmee het project wordt beloond;  Verwerken in het Learning Agreement! Opgave van de begrote inkomsten en uitgaven tijdens je buitenlandverblijf. (Zie de voorbeeldbegroting van SNUF)

En dan? Alles rond voor je beursaanvraag? Lever je aanmeldformulieren voor Erasmus digitaal in bij het centrale IO: erasmus@io.ru.nl Stuur je aanmeldformulieren voor de IRS-beurs op naar het SNUF (uiterlijk 6 weken voor vertrek). Indien je tijdig alles inlevert, ontvang je voor vertrek 3/4 deel van de Erasmus- / IRS-beurs. Bij terugkomst en na inleveren van alle benodigde formulieren, ontvang je het resterende bedrag van je beurs.

Denk ook aan… OV vergoeding Studiefinanciering Kamer onderverhuren Vliegticket/treinkaartje etc. Visum Verzekering Vaccinaties

En voor ver weg… Zaken die je moet regelen als je bijna weer terug gaat: Voor je Erasmusbeurs: Statement formulier (laten tekenen bij vertrek door gastuniversiteit) LA / Change Form (voor conversie en erkenning studieresultaten) Transcript of Records (idem) Online studentenverslag Voor SNUF (rechtstreeks via SNUF!): Overzicht van de gemaakte kosten in euro’s Kopie van je vliegticket of ander vervoersbewijs; Ervaringsverslag (maximaal 1-A4); Digitale foto van jezelf op je buitenlandse studieplek Voor IO Letteren: Verslag voor de site van Letteren, volgens eigen format (wordt t.z.t. gemaild)  ervaringsverslagen voor toekomstige studenten  Aanvraag bij je examencommissie indienen voor conversie buitenlandse EC’s

Een paar handige sites op een rij: Het stappenplan op de site van het IO van Letteren: www.ru.nl/letteren/studereninhetbuitenland (kopje stappenplan) De website van het centrale IO: http://www.ru.nl/io/student/studie-stage-0/

Vragen? Vragen over de procedure: Teken je online in voor het spreekuur op dinsdag en donderdag tussen 13.00u en 16.00u. (Spreekuur werkt sneller en makkelijker als mail!). http://www.ru.nl/letteren/studereninhetbuitenland/spreekuur/ Vragen over vakkenaanbod: Vraag om hulp bij de coördinator van het studiecontract Vragen over de planning van je studie: Maak een afspraak met de studieadviseur

En tot slot... Studenten die buiten Europa weg gaan:  Uitnodiging ambassadortraining volgt Geef je op als buddy van een uitwisselingsstudent via internationalrelations@let.ru.nl Of wordt mentor van een groep uitwisselingsstudenten  www.ru.nl/ris

En tot slot…. Heel veel succes met de voorbereidingen!