Metadatabeheer en -beleid Project Herinrichting processen bestellen & beschrijven Gerard Baltussen, Errol Graf 8 april 2009

Metadata en ontsluiting Even voor alle duidelijkheid: Met behulp van metadata kun je publicaties, digitale bronnen, voorwerpen, begrippen en, in het geval van een bibliotheek, ook informatie nader omschrijven. Deze metadata kan gebruikt worden om in bestanden als catalogi de gewenste bronnen en documenten te zoeken, te vinden en te herkennen.

Metadatabeheer en -beleid Aanwezig bij de UBL? Nodig? Hoe tot stand brengen Inventarisatie huidig metadatabeleid Vaststellen nieuw metadatabeleid Vernieuwing doorvoeren Opzet onderhoud metadatabeleid Waarmee rekening houden? Internationale standaarden Wensen gebruiker Informatie-architectuur Nieuwe ontwikkelingen …… } Door wie?

Aanleiding Gang van het document Andere manieren van verwerven documenten, bronnen en records: verwerven fysieke en digitale bronnen: approvalplans, webordering, verwerven records: van leverancier, ontlenen aan GGC en Worldcat, nationale catalogi, ... Catalogiseren in Aleph i.p.v. catalogiseren in het GGC Nieuwe documenttypen en dus nieuwe formats ……

Metadata in Gang van het document Wat hebben we aangetroffen? Wat hebben we tot nu toe gedaan? Wat zijn we van plan te gaan doen? Wat vinden jullie ervan? Niet zonder jullie!

Metadata en ontsluiting Discussiepunten metadata en ontsluiting: Welk systeem voor ontsluiten? Welke lokale gegevens UBL in GGC? Onderwerpsontsluiting? Eén metadatabeleid voor alle publicaties en bestanden? Wie is verantwoordelijk voor metadatabeleid en –beheer bij UBL?

Gang van het document In dit deel van het project ‘Gang van het document’ beschrijven we het metadata- beleid voor Aleph/GGC; dus nog niet de andere bibliografische bestanden van de UB Leiden. Veranderingen zullen gelden voor nieuwe titels; er zullen dus verschillen komen tussen oude en nieuwe records

Metadata en ontsluiting Randvoorwaarden voor de bibliotheek: MARC21 Duidelijke catalogiseerregels (Fobid? AACR2? RDA?) Efficiënt en effectief, weinig handwerk Alleen het meest noodzakelijke beschrijven Kunnen importeren en exporteren naar GGC en Worldcat …….

Metadata en ontsluiting Kreten en meningen: Ontsluiten = toegankelijk maken van informatie Alle informatie in een catalogus is metadata Catalogiseren zou opnieuw uitgevonden moeten worden Onderscheid hoofdwoord en andere catalogusingangen is kunstmatig

Metadata en ontsluiting In catalogi en andere bibliografische bestanden wordt metadata i.h.a. weer getypeerd door er een bepaald kenmerk aan toe te kennen. De bekendste kenmerken, in catalogi waar ISBD wordt gebruikt, zijn: auteur, titel, editie, impressum, collatie/vorm, reekstitel, annotatie, ISBN, onderwerps-ontsluiting.

Metadata en ontsluiting

Metadata en ontsluiting In andere systemen, bijv. Dublin Core dat in DSpace wordt gebruikt, komen kenmerken voor die grotendeels weer overeenkomen met die in de catalogus:

Metadata en ontsluiting

Metadata en ontsluiting Resource Description and Access (RDA): ‘opvolger’ van AACR2 gebruikt naast ontsluiting ook moderne technieken om relaties tussen (vormen van) informatie te vinden en beschikbaar te maken. richt zich op het ontsluiten en toegankelijk maken van alle soorten bronnen: fysiek en digitaal toekomstvaste structuur, zowel technisch als inhoudelijk

Metadata en ontsluiting RDA gebruikt: Attributes (Kenmerken) Attributes of manifestation and item Attributes of work and expression Attributes of person, family, and corporate body Attributes of concept, object, event, and place Relationships (Verbanden) Primary relationships between work, expression, manifestation, and item Relationships to persons, families, and corporate bodies associated with a resource Subject relationships Relationships between works, expressions, manifestations and items Relationships between persons, families, and corporate bodies Relationships between concepts, objects, events, and places

Metadata en ontsluiting Discussiepunten metadata en ontsluiting: Welk systeem voor ontsluiten? Welke lokale gegevens UBL in GGC? Onderwerpsontsluiting? Eén metadatabeleid voor alle publicaties en bestanden? Wie is verantwoordelijk voor metadatabeleid en –beheer bij UBL?

Metadata en ontsluiting Discussiepunten gegevens in het GGC: GGC is niet langer basis voor de ‘catalogus’ van de UBL Gegevens op nivo 0 (bibliografisch) zo volledig mogelijk; Gegevens op nivo 1 (algemene additionele gegevens lokaal) zouden kunnen vervallen; Gegevens op nivo 2 (exemplaarinformatie) beperken tot uitleenindicatie, holding (bij tijdschriften) en lokaal administratief nummer.

Metadata en ontsluiting Discussiepunten metadata en ontsluiting: Welk systeem voor ontsluiten? Welke lokale gegevens UBL in GGC? Onderwerpsontsluiting? Eén metadatabeleid voor alle publicaties en bestanden? Wie is verantwoordelijk voor metadatabeleid en –beheer bij UBL?

Metadata en ontsluiting Discussiepunten onderwerpsontsluiting: geen NBC, geen GOO trefwoorden geen lokale classificatie en trefwoorden, ook niet op exemplaarniveau wel: Dewey en/of LoC (classificatie/subject headings) abstracts, ToC Library 2.0: participatie en inbreng van eindgebruiker

Metadata en ontsluiting Discussiepunten metadata en ontsluiting: Welk systeem voor ontsluiten? Welke lokale gegevens UBL in GGC? Onderwerpsontsluiting? Eén metadatabeleid voor alle publicaties en bestanden? Wie is verantwoordelijk voor metadatabeleid en –beheer bij UBL?

Metadata en ontsluiting Metadatabeleid bepaalt in essentie hoe de bibliografische bestanden van de UB Leiden gebruikt kunnen worden door studenten, medewerkers en anderen. Ook wordt hierin bepaalt hoe uitwisselbaarheid met externe bestanden zo optimaal mogelijk kan plaats vinden. Eén beleid maakt het werk voor functioneel beheerders en voor diegenen die de gegevens moeten invoeren en op hun waarde moeten beoordelen eenvoudiger.

Metadata en ontsluiting Discussiepunten metadata en ontsluiting: Welk systeem voor ontsluiten? Welke lokale gegevens UBL in GGC? Onderwerpsontsluiting? Eén metadatabeleid voor alle publicaties en bestanden? Wie is verantwoordelijk voor metadatabeleid en –beheer bij UBL?

Metadata en ontsluiting De sector VOM is in principe verantwoordelijk voor de formele ontsluiting van de collecties van de UB Leiden. Het hoofd van de sector VOM is daarmee ook inhoudelijk verantwoordelijk voor het metadata- beleid en de uitvoering daarvan bij de bibliotheek. Voor de specifieke ontsluiting (onderwerpsont- sluiting, voor oude drukken, handschriften, etc.) zijn de betreffende deskundigen verantwoordelijk. Voor de functionele zaken in de verschillende systemen van de UB Leiden is de sector DD verantwoordelijk.

Metadata en ontsluiting Hartelijk dank voor uw aandacht! Vragen/opmerkingen? g.a.a.baltussen@library.leidenuniv.nl e.graf@library.leidenuniv.nl