Clean desk voor dummies Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid

Clean desk: wat is het ? Werken aan een opgeruimde werkplek / een opgeruimd bureau, dat je ‘s avonds proper / clean achterlaat.

Clean desk: Alle principes samen toepassen !!! Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden + Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz. + Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen + Groepsklassementen Papier = geen individuele klassementen Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers = digitaliseren + Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken + Opmaak afsprakenkader Anders Werken + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

Clean desk: Hoe doe je dat ? ‘s Morgens installeer je je op je werkplek van de dag (+/- 5 minuten) Overdag kies je zelf wat er op je werkplek ligt in functie van wat je nodig hebt. Bv. laptop, papieren documenten, pennenbakje, fotootjes … 3. ‘s Avonds ruim je je werkplek op ! (+/- 5 minuten)

Clean desk: stap 1: installeer je

Clean desk stap 2: aan het werk

Clean desk: stap 2: aan het werk

Clean desk: stap 3: ruim op

Clean desk: waarom ? Redenen: Delen van werkplekken Activiteitsgebonden werkplekken Orde op de werkplek Vertrouwelijkheid van informatie Orde in je hoofd Werk plannen en organiseren Een cleane desk.

Waarom clean desk ? Delen van werkplekken In het nieuwe werken zijn er minder werkplekken dan werknemers (+/- 80% bezetting) en is er 12,5 m² voorzien per VTE. Als je wil flexwerken moeten de werkplekken vrij en clean zijn.

Waarom clean desk ? Activiteitsgebonden werkplekken = Je kiest je werkplek naar gelang van het werk dat je doet: bv. Werken in de open kantooromgeving Geconcentreerd werken in een concentratiecockpit

Waarom clean desk ? Opgeruimd staat netjes. Een open kantooromgeving oogt ordelijk, en creëert een aangename werkomgeving.

Waarom clean desk ? Vertrouwelijkheid van informatie: Laat vertrouwelijke informatie niet onbeheerd achter: Bv. documenten op papier, pc, paswoorden enz. = een vorm van integriteit.

Waarom clean desk ? Clean desk = clean head Clean desk, het werkt ! Het verlicht je geest, maakt plaats voor nieuwe dingen. Het maakt je lichter. Stapels papier leiden tot overvolle bureaus, rondslingerende documenten, volgepropte kasten. Oeverloos veel verspilde ruimte. In: Michel De Coster: No nonsense Brains, heart, guts Troeven van de manager.

Waarom clean desk ? Plan en organiseer je werk - Leg niet meer op je werkplek dan je denkt nodig te hebben die dag. Niemand werkt aan 30 dossiers tegelijk ! Indien wel, zet je in de buurt van de dossierkast / het dynamisch archief met nog niet gedigitaliseerde dossiers. De rest vind je op je pc. Leer je werk van de dag plannen ook ifv bv. telewerken / plaatsonafhankelijk werken.

Waarom clean desk ? Clean je desk Schoonmaken kost tijd en geld. Clean desk werkplekken kunnen gemakkelijker clean en schoon gemaakt worden.

Hoe jezelf voorbereiden ? Clean je niet cleane desk. Vlak voor de vakantieperiode doet iedereen aan clean desk. Houden zo, na de vakantie ! Digitaliseer zo veel mogelijk documenten. Werk paper poor. Print zo weinig mogelijk uit. Kijk hoe anderen in dezelfde functie clean desken. Wees geen piler (stapelaar) maar een filer (klasseerder) !

Clean desk: hoe voorbereiden ? Piler: stapelt het werk op Filer: klasseert documenten

Clean desk policy / politie -Neem clean desk op in het afsprakenkader Anders Werken / werken in een open kantooromgeving. -Volg de clean desk-afspraak op. Bv. Leg een post-it met waarschuwing op de werkplek van de niet clean-desker. Ruim de volgende keer op in de plaats van de niet clean desker.

Clean desk: resultaat ? Prettige werkomgeving Ik werk met een clean desk; ik laat mijn werkplek leeg en proper achter. Resultaten: 100 % Tevredenheid !! N= 37

Tot slot … Meer info over de principes van het nieuwe werken in de open kantooromgeving ? http://www2.vlaanderen.be/facilitair_management/vac_gent.html Werkgroep Personeel Meer info over afsprakenkaders ? http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113 Algemene info: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be