MT Zuid André Plat

Programma: DisKis in gebruik Scannen (indexeren, distribueren) Afhandelen Uitgaande brieven, ondertekenen, printen Terugzoeken (eigen brief, back-scan, geconverteerd Square document) Implementatie DisKis Scope in Zuid Opleiding Communicatie nav vandaag

Informatievoorziening Gericht op onze (continue) dienstverlening Onafhankelijk maken van: Plaats Tijd Persoon Het archief wordt digitaal: papier ‘waardeloos’ Informatiesystemen KA, Primair Systeem en DIS koppelen / integreren Tijdswinst papier/documentbehandeling 15-40%

Inzichten Archieftechnische inrichting: Procedures: Rechten: Gekoppeld met andere databases Vestia brede indeling en wijzigingsbeleid Procedures: Vestiging specifiek in te richten Voorbeelden PAZ, Verhuur, Facturatie, Incasso beschikbaar voor (her)gebruik Rechten: Centraal gebaseerd op Exchange met lokale activiteiten

DisKis met Pilot in Zuid Makkelijker, beterer goedkoper en Mogelijk maken

Beslisboom / Archiefstructuur

Toewijzen Post

Rechten Groepsrechten Documentrechten Rechtenschema’s O.a. symbolische rollen of personen Documentrechten Rechtenschema’s Beveiliging (breed/vestiging) Vertrouwelijk (P&O) Binnen het systeem wordt onderscheid gemaakt tussen het beheer van: Objecten zoals archieftypes, zoekschermen, sjablonen en werkplekken; en Adressenboek, werkstromen, standaard ondertekenaar en standaardinstellingen.

Werkwijze Plan van Aanpak vestiging / communicatieplan/MT scope Vooronderzoek / installatie-configuratie / opleiding beheer/admin Kiezen/besluiten scope DIS-inhoud incl werkstromen Installatie en Configuratie Zuid incl. backscan en conversie Acceptatietest / Oplevering Opleiding (Outlook, Dis en Kis) Afronding overdracht beheerorganisatie Week 1-3 Week 4 Week 5 Week 6 Week 7-9 Week 12

Kiezen Scope (Post/Archief) Incasso Back-scan ? Intern /Werkstroom? Uit In Kis DIS Onderhoud Verhuur Facturen Projecten Personeel Organisatie Facilitair

Kiezen Scope (KA) Incasso Onderhoud Verhuur Facturen Projecten Image KA word E-mail KA overig Web Projecten Personeel Organisatie Facilitair

Kiezen Scope (belangrijk) Onderhoud Incasso Risico Opdrachten Contracten Distributie Kis Dis Verhuur Facturen Projecten Personeel Organisatie Facilitair

Voorbereiding Projectorganisatie en toekomstige Beheerorganisatie inrichten Processen op orde Dossiers op orde (back-scan / conversie) Gegevens op orde Wocas / NCCW Brieven en ondertekeningen PIMS / Exchange Relaties en projecten bijgewerkt op Ursula Kijken op Ursula/links/DIS en Meekijken op je eigen Test-account

Stevige en Lenige Beheerorganisatie Management / besturing DIV/DIS Functioneel Applicatiebeheer DIS Postdistributeurs / e-mail managers Scan-operator Print-operator Systeembeheer DIV/DIS beleidsteam Vestia Breed?

Testen en accepteren medio maart GO Ontwikkeling Pakket: Rechten op 1 database en meerdere bedrijven Document / spooler brieven Import (word) bestanden Overigens volop bezig door implementatieteam Zuid en PG-Dis

Opleiding Voorbereiding met assistentie van DataBalk Door MT-leden en Opleider in cursusruimte Februari DIS opleiding scan-operatoren Vanaf 31 maart 3 x 3,5 uur basiscursus Thematisch voor doelgroepen MT, beheer admin ca. Aangevuld met werkbegeleiding Vanaf 1 april in productie

Communicatieplan Doelen: Doelgroepen: Vormen: Kennis, houding, gedrag MT, managers, beheerders, gebruikers Vormen: Intranet, brochure, muismat, documenten

Planning Zuid

DisKis in Zuid Makkelijker, beter, goedkoper en Mogelijk !