Structural business reporting in a statistical context How we yet may achieve that business start digital filing book keeping based financial data Presentation for the workshop on efficient ways of statistical data collection for business March 22nd- 23rd 2012 Marko Roos

Digital data reporting  Getting business data from companies: •Paper form •Online form •Excel-sheet •… •Data always provided by respondent •No system to system implementation

Digital data reporting: business data  Businesses keep transaction data in administrations: • Wages, • general ledger, • stock, •creditors,…  Administration kept for internal and external reporting  Data in digital administrative systems: •Predictable structure (accounts, amounts, double bookkeeping) •Unpredictable content (no standardized chart of accounts)

 Open standard, XML based, widely adopted –  Interfaces between reports and administration  Taxonomy • Defines reports (internal and external)  Instance • Data containing report

XBRL: map once, use often  XBRL-enabled systems allows mapping of report content to XBRL format  XBRL reports ideally automatically generated  Content of reports re-usable for other users of data

Combining taxonomies  Modular approach: taxonomies as building blocks  Enabling re-use of concepts, relations, datatypes

Structural Business Reporting  XBRL as standard language to define which administrative data is of interest for external reports  Dutch Taxonomy Project participants: •Tax-office, Statistics Netherlands, Chamber of Commerce, commercial banks •Together define data-need in XBRL taxonomy •Also: harmonization of data-definition  Provides leverage and open standard for companies to map once, use often  Aim: administrative burden reduction

Harmonisation and normalisation process  Normalisation: •Content matter experts decide which concepts share definition, move to generic taxonomy  Harmonisation: •Legislation is adapted to enable cross domain reporting (fiscal and commercial)  Dutch taxonomy is not a standardized chart of accounts

Structural Business Reporting in a statistical context •Sample based •Embedded in mixed mode •Small companies only •Statistical business entity •Taxonomy contains less variables compared to e-form •Not all variables in business records xbrl

Adoption of SBR  Adoption by business (accountants, fiscal specialists, software vendors, regular business) unsubstantial •Possible reasons: –complicated infrastructure (certificates, trusted third parties, webservices) –ambitious taxonomy architecture –No drill down from taxonomy to chart of accounts possible – no direct mapping –Negative business case for key players

Adoption of SBR  Adoption by business (accountants, fiscal specialists, software vendors, regular business) unsubstantial •Possible reasons: –complicated infrastructure (certificates, trusted third parties, webservices) –ambitious taxonomy architecture –No drill down from taxonomy to chart of accounts possible – no direct mapping to book keeping –Negative business case for key players •No standard chart of accounts in the Netherlands •No standard definitions based on chart of accounts in taxonomy •Normalisation not directed at generic small building blocks

Introducing a generic chart of accounts  Relates basic building blocks needed for goverment reporting to generic chart of accounts  Generic chart of accounts between reports and book keeping.

Huisvestingskosten Huur 4100Huur huisvesting 4101Huur kantoor 4102Huur gebouw 4103Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104Overige huurkosten Onderhoud 4110Servicekosten 4111Reparatie en onderhoud 4112Dotatie voorziening groot onderhoud 4113Overige onderhoudskosten Verzekering 4120Verzekering ontroerend goed Overige huisvestingskosten 4130Gas, water en elektra 4131Gas/elektra 4132Elektra 4133Gas 4134Water 4135Doorbelaste energiekosten 4136Privé gebruik energiekosten 4137Waterschapslasten 4138Bewakingskosten 4139Schoonmaakkosten 4140Onroerend zaakbelasting 4141Diverse gemeentelijke heffingen 4142Overige huisvestingskosten 4143Correctie Huisvestingskosten Overige kosten Overige verzekeringen Overige overige kosten Company specific chart of accounts Generic chart of accounts External reporting

Basic assumptions  Generic chart of accounts would not replace reports  Chart of accounts would define, non- normative, but compliant definitions of financial facts (also for tax and annual accounting!)  Hierarchical definitions of items in generic chart of accounts

Huisvestingskosten Huur 4100Huur huisvesting 4101Huur kantoor 4102Huur gebouw 4103Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104Overige huurkosten Onderhoud 4110Servicekosten 4111Reparatie en onderhoud 4112Dotatie voorziening groot onderhoud 4113Overige onderhoudskosten Verzekering 4120Verzekering ontroerend goed Overige huisvestingskosten- 4130Gas, water en elektra 4131Gas/elektra 4132Elektra 4133Gas 4134Water 4135Doorbelaste energiekosten 4136Privé gebruik energiekosten 4142Overige huisvestingskosten 4143Correctie Huisvestingskosten Overige kosten Overige verzekeringen Overige overige kosten Grootboek extensie

Bedrijf U Huisvestingskosten Huur Huur kantoren Huur kantoor A:€1.500 Huur kantoor B€2.400 Onderhoud Servicekosten kantoor A€600 Servicekosten kantoor B€300 Reparatiekosten kantoor A€1.800 Reparatiekosten kantoor B€300 Overige ohkosten A€200 Overige ohkosten B€300 Dotatievoorziening Dotatiekosten kantoor A€4.000 Dotatiekosten kantoor B€2.000 Verzekeringen Verzekering Onr. goed A€800 Verzekering Onr. Goed B€600 Overige huisvestingskosten Overige hvkosten A€300 Overige hvkosten B€400 Correctie hvkosten A€1.000 Correctie hvkosten B€800 Overige kosten€ Huisvestingskosten€ Huur€ Huur huisvesting € Huur kantoor€ Huur gebouw 4103Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104Overige huurkosten Onderhoud€ Servicekosten€ Reparatie en onderhoud€ Dotatie voorziening groot onderhoud€ Overige onderhoudskosten€500 Verzekering€ Verzekering ontroerend goed€1.400 Overige huisvestingskosten- € Gas, water en elektra 4131Gas/elektra 4132Elektra 4133Gas 4134Water 4135Doorbelaste energiekosten 4136Privé gebruik energiekosten 4137Waterschapslasten 4138Bewakingskosten 4139Schoonmaakkosten 4140Onroerend zaakbelasting 4141Diverse gemeentelijke heffingen 4142Overige huisvestingskosten€ Correctie Huisvestingskosten€1.800 Overige kosten€6.000 Overige verzekeringen Overige overige kosten GrootboekextensieGrootboekrekening bedrijf

Overheidsinstantie A Huisvestingskosten€ Huur€3.900 Ov. Hvestkosten€9.800 Overige kosten€6.000 Bedrijf U Huisvestingskosten Huur Huur kantoren Huur kantoor A:€1.500 Huur kantoor B€2.400 Onderhoud Servicekosten kantoor A€600 Servicekosten kantoor B€300 Reparatiekosten kantoor A€1.800 Reparatiekosten kantoor B€300 Overige ohkosten A€200 Overige ohkosten B€300 Dotatievoorziening Dotatiekosten kantoor A€4.000 Dotatiekosten kantoor B€2.000 Verzekeringen Verzekering Onr. goed A€800 Verzekering Onr. Goed B€600 Overige huisvestingskosten Overige hvkosten A€300 Overige hvkosten B€400 Correctie hvkosten A€1.000 Correctie hvkosten B€800 Overige kosten€.6000 Extra comptabel: - Extra comptabel: - Extra comptabel: - Huisvestingskosten€ Huur€ Huur huisvesting € Huur kantoor€ Huur gebouw 4103Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104Overige huurkosten Onderhoud€ Servicekosten€ Reparatie en onderhoud€ Dotatie voorziening groot onderhoud€ Overige onderhoudskosten€500 Verzekering€ Verzekering ontroerend goed€1.400 Overige huisvestingskosten- € Gas, water en elektra 4131Gas/elektra 4132Elektra 4133Gas 4134Water 4135Doorbelaste energiekosten 4136Privé gebruik energiekosten 4137Waterschapslasten 4138Bewakingskosten 4139Schoonmaakkosten 4140Onroerend zaakbelasting 4141Diverse gemeentelijke heffingen 4142Overige huisvestingskosten€ Correctie Huisvestingskosten€1.800 Overige kosten€6.000 Overige verzekeringen Overige overige kosten KoppelschemaGrootboekrekening bedrijfUitvraag

Overheidsinstantie B Huisvestingskosten€5.800 Huur€3.900 Onderhoud€3.000 Servickosten€900 Reparatie & onderhoud€2.100 Overige hvkosten-€1.100 Voorzieningen tot€6.000 Vz overige€6.000 Huisvestingskosten€ Huur€ Huur huisvesting € Huur kantoor€ Huur gebouw 4103Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104Overige huurkosten Onderhoud€ Servicekosten€ Reparatie en onderhoud€ Dotatie voorziening groot onderhoud€ Overige onderhoudskosten€500 Verzekering€ Verzekering ontroerend goed€1.400 Overige huisvestingskosten- € Gas, water en elektra 4131Gas/elektra 4132Elektra 4133Gas 4134Water 4135Doorbelaste energiekosten 4136Privé gebruik energiekosten 4137Waterschapslasten 4138Bewakingskosten 4139Schoonmaakkosten 4140Onroerend zaakbelasting 4141Diverse gemeentelijke heffingen 4142Overige huisvestingskosten€ Correctie Huisvestingskosten€1.800 Overige kosten€6.000 Overige verzekeringen Overige overige kosten Bedrijf U Huisvestingskosten Huur Huur kantoren Huur kantoor A:€1.500 Huur kantoor B€2.400 Onderhoud Servicekosten kantoor A€600 Servicekosten kantoor B€300 Reparatiekosten kantoor A€1.800 Reparatiekosten kantoor B€300 Overige ohkosten A€200 Overige ohkosten B€300 Dotatievoorziening Dotatiekosten kantoor A€4.000 Dotatiekosten kantoor B€2.000 Verzekeringen Verzekering Onr. goed A€800 Verzekering Onr. Goed B€600 Overige huisvestingskosten Overige hvkosten A€300 Overige hvkosten B€400 Correctie hvkosten A€1.000 Correctie hvkosten B€800 Overige kosten€.6000 Extra comptabel: - Extra comptabel: - Extra comptabel: - Grootboek extensieGrootboekrekening bedrijfUitvraag

Status  Tax- and annual accounting authorities highly interested  For tax control: standardization makes processes more efficient  Software vendors and accountants also interested  Fiscal service offices reluctant (is this where our administrative burden is converted in real money?)  Cooperation with private sector is key