SharePoint-strategie voor UWV Evert Florijn 06-11-2013

Aanleiding en probleemstelling Aanleiding (IST) SharePoint is een standaard voorziening voor document management in de kantoorautomatisering van UWV Elke afdeling, project, medewerker gebruikt SharePoint, maar het ontbreekt aan centrale kaders. Dit leidt tot onbeheersbare documenthuishouding. Het beleid staat toe dat elke gebruiker SharePoint inzet naar eigen inzicht. Probleemstelling UWV voldoet niet aan de wettelijke eisen ten aanzien van records management op de informatie in SharePoint door het ontbreken van controle op de naleving van archiefeisen. 3

SOLL: SharePoint in de doelarchitectuur Centrale RM in SharePoint voor RM: Bewaken kwaliteitseisen: authenticiteit en integriteit Toepassing bewaartermijnen Vernietigingsprocedure DM blijft decentraal belegd bij de eigenaar van de informatie. DIV legt geautomatiseerde bedrijfsregels op aan de DM-omgevingen voor capture archiefwaardige documenten. Raadplegen records uit RecordsCenter in de eigen SharePoint-omgeving.

TVB: het DIV-mandaat Rollen DIV Kaderstellend in: Uitvoerend voor: Opleggen van een generieke metadataset voor documenten in de DM-omgeving Inzet van geautomatiseerde business rules voor capture van records uit decentrale DM-omgevingen Uitvoerend voor: Inrichten van het RecordsCenter. Inrichten van de DIV Auditfunctie voor naleving van de kaders t.a.v. de DM-omgeving. Beschikbaar stellen van een toepasbaar sjabloon voor de ordeningsstructuur van DM-omgeving. 5

Lessons learned en uitdagingen Delicate balans tussen bedrijfsvoeringsbelang en archivarisbelang: De proceseigenaar wil ordening zoveel mogelijk intuitief, aansluiten bij de beleving van de gebruiker. De archivaris wil ordening zoveel mogelijk gestructureerd, zodat documenten direct geclassificeerd kunnen worden. Het archief is niet langer sluitstuk van het proces, maar legt dwingende requirements op aan de procesinrichting. DIV voert audits uit op de naleving van archiefrequirements in procesapplicaties. 6

Overgaan van decentrale archieven in SP/DMS-omgevingen naar centraal archief/RMA. Welke regels en procedures zou DIV kunnen opstellen voor het gebruik van SP als RMA? Wat kan er allemaal geautomatiseerd worden bij de overgang naar SP 2013? 6

TITEL VAN DE PRESENTATIE 7