Doe jij wat ik beloof? Wat software voor je doet om het werk gedaan te krijgen, en wat je altijd nog zelf moet doen
25 applicaties ‘onder handen’ TOT in 2011 4 festivals Honderden collega’s 20 tournees 25 applicaties ‘onder handen’ 150 artikelen op de site CUE2012
TOT’s tools Outlook Word Excel Google Docs Visio Ever-note Picasa Word-Press Access Uurwerk CUE2012
Client-server applicatie Een aantal termen API SAAS Client-server applicatie Database In the cloud Interface Open source Web based Filemaker Pro ASP.Net CUE2012
Evenementen-planning Een theater Boeking Evenementen-planning Personeels-planning Uitvoering CUE2012
300 voorstellingen per jaar 160 PRI&E’s 50 weeklijsten 250 technische lijsten 10 premières 9.000 uur techniek 500 bestellingen 80 intake-gesprekken CUE2012
Een gezelschap Concept Boeking Project-management Première Tournee CUE2012
5 producties per jaar 5 5 premières 5 technische lijsten 5 PRI&E’s montages 5 premières 5 technische lijsten 5 PRI&E’s 100 bestellingen 300 theaters 10.000 uur techniek CUE2012
Evenementenplanning CUE2012
Evenementenplanning CUE2012
Evenementenplanning CUE2012
Voorbeelden CUE2012
Wat levert het op? Alles maar één keer invoeren Actuele informatie online Alles maar één keer invoeren Gegevens op een vaste plaats Iedereen dezelfde informatie Draaiboeken altijd dezelfde opbouw CUE2012
Wat moet je altijd nog zelf doen? Details afstemmen Resultaten bespreken Last minute wijzigingen doorgeven Werkwijze evalueren Procedures afspreken CUE2012
Personeelsplanning CUE2012
Personeelsplanning CUE2012
Voorbeelden CUE2012
Wat levert het op? Structuur in doorgeven wijzigingen Vaste opbouw rooster Planners kunnen sneller roosteren Alle beschik-baarheid op één plek Grip op verzuim en overuren Actuele informatie online CUE2012
Wat moet je altijd nog zelf doen? Last minute wijzigingen doorgeven Goede teams samen-stellen Deadlines vastleggen Balans tussen wensen medewerkers, management, producties en wettelijke eisen Procedures afspreken CUE2012
Werkproces theater CUE2012
Evenementenplanning CUE2012
Personeelsplanning CUE2012
Client-server applicatie Wat kost nou zoiets? Client-server applicatie Web based SAAS API CUE2012
Wat kost nou zoiets? Voorbeeld van client-server applicatie: € 1500 per licentie, plus jaarlijks 25% van dat bedrag Voorbeeld van SAAS: € 250 per maand (exclusief licenties) Voorbeeld van webbased applicatie: € 750 per maand all-in Licentie: Ingelogde gebruiker (bewerken of alleen lezen) Bepaalde hoeveelheid opslagruimte en/of dataverkeer Bepaalde hoeveelheid ruimtes, evenementen en/of medewerkers Extra kosten voor gebruik API CUE2012
Wat kost nou zoiets? Los van de aanschaf lopen de kosten voor consultancy enorm op: uurprijzen vaak € 100 tot € 150 Een pakketkeuze en vooral een implementatie is niet is wat je er even bij doet – reserveer er veel tijd voor Behalve het programma heb je ook rapporten nodig: offerte, factuur, weeklijst, rooster … reken op € 800 tot € 1.000 per rapport Bedenk wat je zelf doet: Laat de leverancier alles doen wat onder het contract valt Laat je trainen in alles wat je (op termijn) zelf wilt kunnen doen Besteed alles wat je boven de pet gaat, of buitensporig veel tijd kost, uit CUE2012
Wat krijg ik ervoor terug? Ik heb geen tijd! Van wat ik nu investeer heb ik over 10 jaar nog plezier Ik hoef alles maar één keer in te vullen Als ik alles netjes bijhoud heb ik direct antwoord op managementvragen Wat krijg ik ervoor terug? Ik kan bijsturen op basis van historische gegevens Ik kan informatie delen met anderen CUE2012
Ik heb geen geld! Google Docs is gratis Deel agenda’s met Outlook, ook voor ruimtes Misschien heeft je kaartverkoopsysteem ook een planningsfunctie? Hou je Office versie (en je kennis) up to date Kan het ook voor minder? Maak een centrale mapstructuur op de server Profiteer van het CMS van je website CUE2012