Corporate Identity in SharePoint 2010 Utrecht, 25 september 2012

Introductie Dura Vermeer Top 6 speler Nederlandse bouwindustrie Niet- beursgenoteerd 2800 medewerkers 1,1 miljard omzet Alleen actief in Nederland Bekend van boren NoordZuidlijn, Landtunnel A2, Statentunnel, Woningbouw en kantorenbouw   Afdeling Corporate Communicatie bestaat uit vier medewerkers, waaronder een eigen webmaster. Bij de divisies eigen afdelingen met communicatiemanagers

Van eigen ontwikkeld intranet naar SharePoint 2010 Centrale vraag: Hoe komen de identiteitskenmerken van Dura Vermeer terug in dit nieuwe communicatie-platform? Vandaag neem ik u mee in ons verhaal hoe wij van een eigen ontwikkeld intranet naar het communicatieplatform SharePoint 2010 zijn gekomen. De belangrijkste vraag die ik daarbij wil beantwoorden is op welke wijze de corporate identity van Dura Vermeer wordt weerspiegeld in dit nieuwe communicatieplatform

Historie intranet Dura Vermeer Circa twaalf jaar geleden gestart met de opzet van een eigen intranet. Eigen webmaster in dienst genomen die op basis van een programma van eisen een eigen intranet heeft ontwikkeld. Dit is in de loop van de jaren uitgegroeid tot een volwaardig medium binnen Dura Vermeer met een hoge waardering door medewerkers.   Voor- en nadelen Intranet had een groot nadeel dat gelijk een voordeel was: de webmaster deed alles zelf. Moest er een tekst op worden gezet dan moest dat gebeuren door de webmaster. Alles werd op maat gemaakt. Alles kon, omdat we een eigen webmaster in huis hadden. Vraag organisatie werd omgezet in oplossing, veelal op maat. Nadeel: Geen mogelijkheden tot samenwerking, kennisdeling was lastig, niet alle informatie werd via intranet ontsloten. Erg zendgericht in plaats dialooggericht. Behoefte in organisatie groot. Risico wanneer webmaster wegvalt. Op zoek naar enterprise systeem.

Start zoektocht naar een communicatieplatform Voorgaande is aanleiding geweest om op zoek te gaan naar een communicatieplatform waar dit allemaal wel kon. We hadden daarbij één voordeel. Sommige afdelingen werkten al met SharePoint voor het delen van documenten en samenwerken. Deze early adaptors hadden hiermee goede ervaringen. Daarop is voortgeborduurd.

Hoe zijn we te werk gegaan? - Projectorganisatie (stuurgroep en werkgroepen) - Interne communicatie opgestart Bij de totstandkoming zijn er verschillende werkgroepen gestart die werden aangestuurd door een projectmanager. De projectmanager vormde de linkin pin tussen de werkgroep en de Stuurgroep Sharepoint. Ik was voorzitter van de werkgroep Communicatie, waarin ook de communicatiemanagers van de verschillende divisies zitting hadden? In deze communicatiewerkgroep, te samen met onze consultant Wortell, zijn we gaan nadenken over de look and feel, hebben we een programma van eisen gemaakt en zijn we uiteindelijk aan de slag gegaan. De hele implementatie is communicatief begeleid met nieuwsbrieven richting de medewerkers tot zelfs het opleiden van zogenoemde key-users en contentbeheerders.

Kern-/merkwaarden én corporate identity van Dura Vermeer Uitgangspunten: Kern-/merkwaarden én corporate identity van Dura Vermeer Klantgericht Betrouwbaar Verbindend Inventief Kern-/merkwaarden: Klantgericht: we denken en handelen klantgericht. Betrouwbaar: we zijn door en door betrouwbaar. Verbindend: we leggen verbindingen met onze collega’s, onze opdrachtgevers en onze leveranciers en onderhouden zorgvuldig de relaties. Inventief: we zijn vindingrijk in het bedenken van oplossingen voor het vraagstuk van onze klant.

Corporate Identity van Dura Vermeer ‘Toegankelijk en professioneel’

Verankering kernwaarden en corporate identity in SharePoint Hoe zijn de kernwaarden en de corporate identity verankerd in ons nieuwe communicatieplatform? Vertaalslag naar look and feel en mogelijkheden van SharePoint

Van standaard SharePoint naar SharePoint op maat Aan de slag: Van standaard SharePoint naar SharePoint op maat We waren verwend met onze oude intranet. Zag er goed uit, was toegankelijk en professioneel maar miste net die features die SharePoint wel had. We hebben sessies met Wortell gehad en zijn op zoek gegaan naar een look and feel die hierbij in de buurt kwam. Naar concurrenten gekeken en uiteindelijk tot een eigen ontwerp gekomen. Dit leidde tot maatwerk, waarbij vooral zijn geïnspireerd door de vormgeving van onze corporate website (blond, visueel sterk, krachtig).

Ons ontwerp Kenmerkende features: Nieuws prominent in beeld Twitter Feed Mijn werkmaatschappij My Site Ribbon Zoek en vind

Conclusie: De kernwaarden van Dura Vermeer weerspiegeld in de vormgeving en de mogelijkheden van SharePoint.

In SharePoint besloten Samenwerken Kennisdelen Toegang tot informatie

Tussentijdse terugkoppeling interne klanten; Lessons Learned Tussentijdse terugkoppeling interne klanten; Adoptieprogramma begint al aan het begin van traject; Ga nooit uit van aannames, zeker niet qua techniek; Communiceer van te voren over aard product. Schep realistische verwachtingen bij je doelgroep. Waarborg in je projectorganisatie een tussentijdse terugkoppeling van je interne klanten. Hiermee zorg je ervoor dat je als werkgroep op de juiste weg bent met wat je hebt ontwikkeld. Via nieuwsbrieven en de opleiding van contentmanagers en keyusers hebben we draagvlak gecreëerd voor het systeem. Na ‘live’ gaan aan de organisatie overgelaten en daar zie je het toch mis gaan, zeker ten aanzien van samenwerken, informatie beschikbaar stellen en kennis delen. Je moet dat blijven voeden en mensen daarvoor verantwoordelijk maken; Het is heel lastig om een product als Sharepoint in te vullen, zeker als je er geen goed beeld hebt van het product. Dit vereist een veel meer specifieke aanpak, passend bij het product. Hier komt dan ook de match tussen Dura Vermeer en de leverancier, maar ook hoe je als Dura Vermeer mèt de leverancier het project uitvoert.   Communicatie moet veel eerder worden ingezet. Ook inhoudelijk. Nu we het systeem hebben, gaan we nadenken over structuur, opslag etc. Dit had van te voren moeten worden gedefinieerd, ook om de verwachtingen te tempereren. Ten aanzien van onze wie is wie hadden wij problemen met de koppeling van databestanden. Dit komt de betrouwbaarheid niet ten goede en zet uiteindelijk de productoplevering onder druk;

Waar staan we nu? SharePoint is nu een 9 maanden in gebruik. Positieve reacties op de vormgeving/look and feel, maar medewerkers vinden het toch een complex communicatieplatform, vinden het moeilijk het onderscheid te herkennen tussen bijvoorbeeld publishsites en samenwerkingssites. Zeker ten aanzien van samenwerken, kennisdelen en toegang tot informatie lopen we achter en daar was het juist om te doen Vanuit de Stuurgroep was gekozen voor een organisch model, maar dit blijkt in de praktijk niet helemaal goed uitgepakt. Derhalve starten we nu met een adoptieprogramma dat eindejaar wordt uitgerold. In de tussentijd worden er verbeteringen doorgevoerd aan SharePoint. Inhoud adoptieprogramma: eigen naam ter vergroting van herkenbaarheid, helpen met overzetten van documenten, roadshows, helpen met vullen van Mysite, invullen metadata (taxonomie), voorbeeldfunctie managers, overzetten oude Intranetpagina’s. Belangrijk is dat de data uit de wie is wie correct wordt weergegeven.