Digitaliseren in de heemkundige kring Lesgever: Francis Vlieghe Organisator: Heemkunde Vlaanderen Digitaliseren in heemkundige kring

Bedoeling van deze les Algemeen inzicht verwerven in de termen ‘digitaliseren’ en ‘digitaal archiveren’ Enkele vuistregels onder de knie krijgen Weten tot wie en waar je u moet richten indien je zelf aan de slag wil Verder documenteren is noodzakelijk als je zelf aan de slag gaat Digitaliseren in heemkundige kring

Overzicht Inleiding Stappenplan Handige literatuur Digitaliseren in heemkundige kring

Inleiding Digitalisering? Digitalisering is het omzetten van data van een analoog naar een digitaal medium Digitaliseren in heemkundige kring

Inleiding Analoog Digitaal Dia, Polaroidfoto Plaat, audiocassette VHS, Betamax Boek Digitale foto op je digitale camera, pc, dvd Audiobestand op je pc, i-pod, mp3-speler, cd Videobestand op je pc, digitale tv E-book Digitaliseren in heemkundige kring

Inleiding Digitaal archiveren? Digitaal archiveren is het langdurig bewaren van digitale bestanden, zowel ‘digital born’ als ‘gedigitaliseerde’ bestanden Digitaliseren in heemkundige kring

Inleiding Digitaliseren Digitaal archiveren Analoge bestanden omzetten naar digitale bestanden Niet alle gedigitaliseerde bestanden worden digitaal gearchiveerd Langdurig bewaren van: Gedigitaliseerde bestanden ‘Digital born’-bestanden Digitaliseren in heemkundige kring

Stappenplan Planning Mappenstuctuur Digitaliseren Beschrijven Back-up maken (Online zetten) Digitaliseren in heemkundige kring

Planning Wat wil ik digitaliseren? Hoe wil ik het digitaliseren? Waarom wil ik het digitaliseren? Contact zoeken met partners Documenteren van elke stap Digitaliseren in heemkundige kring

1.1. Wat wil ik digitaliseren? In kaart brengen van alle materialen die moeten worden gedigitaliseerd: Foto Video Tekst Geluid … Digitaliseren in heemkundige kring

1.2. Hoe wil ik digitaliseren? Zelf scannen: werkproces beschrijven Nagaan of alle apparatuur en kennis aanwezig is Extern laten digitaliseren => lastenboek maken Digitaliseren in heemkundige kring

1.3. Waarom wil ik iets digitaliseren? Langetermijnbewaring Reproductie (bv. in boek) Online brengen van de collectie => Veel invloed op kwaliteitseisen Digitaliseren in heemkundige kring

Langetermijnbewaring Nood aan degelijke mappenstructuur Werken volgens de geldende open standaarden, waarbinnen een zo hoog mogelijke kwaliteit van bestand wordt nagestreefd Digitale bestanden moeten degelijk worden beschreven Op correcte manier opslaan / back-up maken Digitaliseren in heemkundige kring

Langetermijnbewaring Gevolg: Heel arbeidsintensief Veel opslagruimte nodig => Duur Maar! Is perfect geschikt als basis voor bijna alle andere toepassingen Digitaliseren in heemkundige kring

Reproductie (bv. afbeeldingen voor boek) Eenvoudige mappenstructuur is voldoende Werken volgens open standaarden minder noodzakelijk Kwaliteit van bestand afhankelijk van de nood (bv poster vs kleine afbeelding in boek) Beschrijving niet altijd noodzakelijk Back-up minder strikt Digitaliseren in heemkundige kring

Online zetten van bestanden (bv. beeldbank) Degelijke mappenstructuur gewenst bij veel bestanden Werken volgens open standaarden niet noodzakelijk als server dit niet ondersteunt (bv. Flickr) Kwaliteit van bestand afhankelijk van de maximale capaciteit van de server Degelijke beschrijving noodzakelijk Back-up minder strikt Digitaliseren in heemkundige kring

1.3. Waarom wil ik digitaliseren? Besluit = heel belangrijke vraag Werken volgens procédé van langetermijnbewaring sluit andere procédés niet uit Werken volgens procédés van reproductie of het online zetten van bestanden sluit andere procédés wel uit. Wil je nadien toch een andere doelstelling bereiken, dan moet je helemaal opnieuw beginnen Digitaliseren in heemkundige kring

1.4. Contact zoeken met partners Kan ik gratis of goedkope software gebruiken? Is het wat ik wil digitaliseren al gedigitaliseerd door andere organisaties? => Bevraag de lokale erfgoedcel, professionele archiefdiensten en andere mogelijke partners Digitaliseren in heemkundige kring

1.5. Documenteren Documenteer elke stap in het proces: Voor jezelf Voor andere medewerkers in digitaliseringsproces Voor latere gebruikers: weten wat je wel en niet hebt gedaan met origineel Zorg er voor dat je deze documentatie ook op de correcte manier bewaard Digitaliseren in heemkundige kring

2. Mappenstructuur Is er een bestaande (goede) mappenstructuur die kan worden overgenomen? => zo veel mogelijk de mappenstructuur uit archief overnemen Indien er geen (goede) mappenstructuur voorhanden is: nieuwe mappenstructuur maken Digitaliseren in heemkundige kring

2.2. Nieuwe mappenstructuur Indeling op organisatie Vb: 1. Gemeente 1.1. Gemeentebestuur 2. Vzw’s 2.1. Jeugd 2.1.1. Jeugdbewegingen 2.1.1.1. Chiro Digitaliseren in heemkundige kring

2.2. Nieuwe mappenstructuur Functionele indeling Vb. 1. Algemeen management 2. Interne organisatie 2.1. Bestuursvergadering 3. Activiteiten 3.1. Erfgoeddag 3.2. Digitaliseren in heemkundige kring

2.2. Nieuwe mappenstructuur Indeling op onderwerp Vb. 1. Vrije tijd 2. Sport 2.1. Voetbal 2.2. Wielrennen Digitaliseren in heemkundige kring

3. Digitaliseren Scannen / Opnemen / Overzetten Welke bestandsformaten? Kwaliteitseisen Vergeet niet af en toe een back-up te maken Digitaliseren in heemkundige kring

3.1. Scannen Welke scanner? Geen allround toestel (printer/scanner) Controleer of de materialen die je wenst te digitaliseren ook onder de plaat kunnen (bv. dia’s) Welke programma’s? Gratis: XnView, IrfanView Betalend: Photoshop Digitaliseren in heemkundige kring

3.1 Scannen Foto’s: flatbedscanner Negatieven: negatiefscanner Dia’s: diascanner, maar flatbedscanner gaat ook Boeken: boekscanner (duur), alternatief: foto’s nemen van elke pagina (traag) geen flatbedscanner gebruiken voor het inscannen van oude en dure boeken Digitaliseren in heemkundige kring

3.1 Scannen Digitaliseren in heemkundige kring

3.1 Audio overzetten Platen: platenspeler met USB-poort Audiocassettes: cassettespeler met USB-poort Geluidskaart in je PC Opnamesoftware, bv. Audacity Digitaliseren in heemkundige kring

3.1 Video overzetten Via PC: rechtstreeks via analoge video-ingang indien PC dit ondersteunt; anders via converter analoog-digitaal Opnemen met videobewerkingsprogramma (bv. Nero) Met behulp van een DVD- of HDD-recorder: video-recorder aansluiten op DVD-recorder en afspelen op externe kanaal Digitaliseren in heemkundige kring

3.2. Bestandsformaten? Wat zijn open standaarden? Open standaarden zorgen er voor dat je onafhankelijk van de leverancier je product kan gebruiken Onafhankelijkheid van leveranciers of specifieke programma’s Bv: bestanden van Word 6.0 uit 1993 kunnen niet meer worden geopend met Word7 uit 2007 Digitaliseren in heemkundige kring

3.2 Goede bestandsformaten om te archiveren Geluid: WAV Foto: TIFF of JPEG2000 Film: AVI Tekst: PDF of XML Digitaliseren in heemkundige kring

3.3 Minimale kwaliteitseisen voor archivering van foto’s Resolutie: Standaard: 300 dpi (voor gewone foto’s en tekstdocumenten) Dia’s en fotonegatieven: 1200 dpi Kleurdiepte: 24 of 48 bits/pixel voor kleur 8 of 16 bits/pixel voor enkel grijswaarden 1 bit/pixel voor zwart/wit Kleurruimte: ECIRGB Digitaliseren in heemkundige kring

3.3. Kwaliteitseisen: 300 dpi Digitaliseren in heemkundige kring

3.3. Kwaliteitseisen: 30 dpi Digitaliseren in heemkundige kring

4. Beschrijven Waarom beschrijven? Hoe beschrijven? Naamgeving Digitaliseren in heemkundige kring

4.1. Waarom beschrijven Terugvindbaarheid Informatie voor andere gebruikers Context van originele object weergeven Digitaliseren in heemkundige kring

4.2. Hoe beschrijven In bestand zelf +: informatie blijft aan bestand hangen -: arbeidsintensief Extra document bij gedigitaliseerde objecten +: makkelijker -: informatie kan sneller verloren gaan => Bij voorkeur: in bestand zelf Digitaliseren in heemkundige kring

4.3 Naamgeving Complexe naamgeving vermijden Geen spaties gebruiken, wel underscore (_) Niet langer dan 28 karakters Handig: beginnen met omgekeerde datum, bv. 20101124_Harelbeke_01.tiff (let wel op met laatste cijfer!) Digitaliseren in heemkundige kring

5. Back-up maken (Losse) Harde Schijf CD / DVD Online Digitaliseren in heemkundige kring

5.1. Harde schijf Best back-up maken op een externe harde schijf: Niet op zelfde plaats bewaren als het originele gedigitaliseerde object Digitaliseren in heemkundige kring

5.2. CD / DVD Enkel ‘golden’ CD-R of DVD-R gebruiken Geen CD-RW of DVD-RW gebruiken Zo traag mogelijk branden Niets schrijven op het schijfje zelf Niks kleven op het schijfje zelf Extra informatie wordt op schijfje zelf en/of in bijgevoegd boekje opgeschreven Rechtop in het harde doosje bewaren Digitaliseren in heemkundige kring

5.2 CD / DVD Digitaliseren in heemkundige kring

Onthou: Hoe groter de opslagcapaciteit van de drager, hoe groter het verlies bij beschadiging van de drager Digitaliseren in heemkundige kring

5.3. Online bewaren Voordelen: Wordt extern bewaard Nadelen: Beheer niet in eigen handen Digitaliseren in heemkundige kring

5.3 Online bewaren Digitaliseren in heemkundige kring

5.3 Online bewaren Digitaliseren in heemkundige kring

5.3 Online bewaren Digitaliseren in heemkundige kring

En wat nadien met de originelen? De originelen blijven het belangrijkste object binnen de verzameling van de Heemkundige Kring. Een gedigitaliseerd object kan dat nooit helemaal vervangen, maar dient als extra bescherming van de informatie => Indien mogelijk het origineel bewaren Digitaliseren in heemkundige kring