MidOffice en informatiearchitectuur bij lokale besturen 25 mei 2010

Te behandelen items 1.De context: 3xI 2.Denktank 3xI 3.Waar staan we? 4.Vragen en feedback

3XI MidOffice in Lokale Besturen

3xI • Is een project van V-ICT-OR in samenwerking met Katholieke Hogeschool Mechelen • Met steun van het instituut voor Innovatie door Wetenschap en Technologie • Start september 2009 • Duurt vier jaar • 1,5 VTE

Doelstellingen • Stimuleren van innovatieve acties bij bedrijven op het vlak van informatiemanagement bij lokale besturen, om zo te komen tot een kwalitatief aanbod. • Meer bepaald: – Informatiekwaliteit – Informatieveiligheid – Informatiearchitectuur

Vertrekpunten • Vage vragen – Hoe beginnen? Welke prioriteiten? • Gefragmenteerd aanbod – Applicatie-aanbieders – Security specialisten – Integrators • Wetgevende impulsen en initiatieven – Decreet Interbestuurlijke Gegevensverkeer – INSPIRE

Weg zoeken tussen twee uitersten • Ad hoc koppelingen • Holistische totaalvisie • Werken met vijf concrete cases – Broker voor interbestuurlijke gegevensuitwisseling – Single Sign On en andere beveiligingsissues – Datawarehousing en beleidsinformatie – Digitale kluizen / PIP’s – Web 2.0-technologie voor datavalorisatie

Broker interbestuurlijke gegevensuitwisseling • Decreet Interbestuurlijke gegevensuitwisseling – “Authentieke bron” – Veiligheidsconsulenten • Concrete voorbeelden – VKBO – Persoonsgebonden informatie – Producten- en dienstencatalogus • Publicatie en seminarie over brokertechnologieën

Single Sign On • Diverse initiatieven – eID – User Management Lokale Besturen – Ontwikkelingen bij diverse backoffice leveranciers • Van toepassingsgericht security beleid naar informatiegericht security beleid • Thematische werkgroep over informatieveiligheid, seminarie

Datawarehousing en beleidsinformatie • Steeds meer vraag vanuit het beleid naar ondersteuning – Ruimtelijke structuurplannen – Beleidsplannen • Kennislab, Thematische werkgroep

Web 2.0-technologie voor datavalorisatie • “Authentieke bronnen” en verder • GSM, adressen • Rating, sharing

Digitale kluizen en PIP’s

Brokervoor interbestuurlijke gegevensuitwisseling Single Sign On Datawarehousing en beleidsinformatie Digitale kluizen en PIP’s Web 2.0 technologie voor datavalorisatie ?

DENKTANK 3XI MidOffice in Lokale Besturen

Doelstellingen • Doel van de denktank is om tegen de zomer van 2010 te komen tot een consensustekst over – Wat verstaan we in Vlaanderen onder de termen MidOffice en informatiearchitectuur,…? – Wat zijn de organisatorische en technologische uitdagingen? – Wat zijn de eerste stappen die we als lokale besturen moeten zetten? – Wat zijn de mogelijkheden tot samenwerking? Eventuele op te ruimen hinderpalen…

Samenstelling • Katrin Janssen (Gemeente/OCMW Zoersel) • Brian Greven (Stadsbestuur Mechelen) • Eddy Van der Stock (Stad/OCMW Lokeren) • Luk Van Beneden (Stadsbestuur Kortrijk) • Peter Moreels (Digipolis Antwerpen) • Herman Callens (VVSG) • Bruno Koninckx (KHM) • Jan Godderis (Corve) • Peter Hautekiet (V-ICT-OR)

WAAR STAAN WE? MidOffice in Lokale Besturen

Het bos en de bomen • Procesmanagement • Workflowmanagement • Case management • Document management • GIS • CRM • Productencatalogus…

Lijst van informatie-objecten? • Contact (burger, bedrijf, vereniging, toerist,…) • Ruimtelijke objecten (adres, pand, perceel) • Product • Evenement • Proces • “Zaak” • …

Nederland-België: 1-0 • Is er een generieke informatiearchitectuur voor lokale besturen mogelijk? • Is een stappenplan belangrijker dan een totaalplaatje? • Minimalistisch Maximalistisch?

Overzicht • 1/ Waarom MidOffice? • 2/ Wat is MidOffice? • 3/ MidOffice en Organisatie • 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten • 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten • 6/ Groeipaden • 7/ Aanbevelingen

Waarom MidOffice? • Wat wil de burger? – Kwaliteitsvolle dienstverlening • Wat wil de medewerker van het bestuur? – Een geïntegreerde werkomgeving • Wat wil de beleidsmaker? – Gegevens om het beleid te ondersteunen – Zicht op het presteren van de organisatie

Wat zijn de huidige hinderpalen? • Voor kwaliteitsvolle dienstverlening – Gegevens zitten verspreid – Kanalen (mail, brief, loket, telefoon) zijn niet op elkaar afgestemd – Vragen & meldingen van klanten zijn niet organisatiebreed zichtbaar Klant

Wat zijn de huidige hinderpalen? • Voor een geïntegreerde werkomgeving – We werken al jaren met vertikale applicaties (dienstgebonden applicaties: boekhouding, bibliotheek,…) – We beschikken niet of nauwelijks over generieke data (veelvuldig voorkomende data die we moeten centraliseren) • Persoonsgegevens • Bedrijfsgegevens – We missen vaak de skills om om te gaan met “ruwe” data Medewerker

Wat zijn de huidige hinderpalen? • Voor een data-gedreven beleid? – We beschikken niet of nauwelijks over generieke data • Persoonsgegevens • Bedrijfsgegevens • We beschikken niet over een centrale opslag van generieke dossiergegevens Beleid

Wat hebben we dus nodig? • Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats • Generieke gegevens worden centraal opgeslagen • Dossiers moeten tussen medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven • Generieke dossiergegevens worden centraal opgeslagen

Overzicht 1/ Waarom MidOffice? 2/ Wat is MidOffice? 3/ MidOffice en Organisatie 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten 6/ Groeipaden 7/ Aanbevelingen

Wat is MidOffice? • Is de schakel tussen FO en BO • Maakt abstractie van de typische complexiteit van FO (kanalen) en de BO (verticale applicaties) • MO doet dit door: – Generieke gegevensentiteiten te abstraheren uit de BO en FO – Deze generieke gegevens ter beschikking te stellen aan applicaties en personen – Dossierafhandeling als een generiek gegeven te abstraheren uit de BO en FO – Deze dossierafhandeling mogelijk te maken via bestaande of nieuwe applicaties • MO is een deeloplossing voor het streven naar een klantgerichte en efficiënte organisatie

Overzicht 1/ Waarom MidOffice? 2/ Wat is MidOffice? 3/ MidOffice en Organisatie 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten 6/ Groeipaden 7/ Aanbevelingen

MO en architectuur • Organisatie architectuur • Procesarchitectuur • Informatiearchitectuur • Applicatiearchitectuur • Infrastructuurarchitectuur MidOffice

Relatie MidOffice en Organisatie • Kantelen of koppelen? • Kantelen: herinrichten van de organisatie op basis van klantdoelen (vb Zoersel) • Koppelen: – Verbetering van de bestaande dienstverlening – Door gegevens te integreren en structureren – Vb. Lokeren

Organisatiemodel Zoersel Managementteam Secretarissen – ontvangers 6 afdelingshoofden Persoons- gebonden dienstver- lening Vrije tijd & Vorming Grond- gebonden dienstver- lening Openbare Werken Kwalitatieve dienstverlening Onder- steunende diensten K L A N T

+ product/dienst (flow & status) Rijksregister Lokaal Bevolkingsbestand Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst SportevenementenOndernemingenMeldingssysteem Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen Lokale Authentieke Bron + dossier Burger (klant) Lokeren CRAB (GIS)

MidOffice en processen • Werk aan de winkel! • Procesbeschrijvingen zijn een communicatie- middel • Focussen op horizontale processen

Overzicht 1/ Waarom MidOffice? 2/ Wat is MidOffice? 3/ MidOffice en Organisatie 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten 6/ Groeipaden 7/ Aanbevelingen

Informatiearchitectuur • Definiëren van generieke entiteiten die uit de BO en FO kunnen geabstraheerd worden: – Persoon – Bedrijf – Adres – Product – …

Overzicht 1/ Waarom MidOffice? 2/ Wat is MidOffice? 3/ MidOffice en Organisatie 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten 6/ Groeipaden 7/ Aanbevelingen

Wat hebben we dus nodig? • Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats => broker • Generieke gegevens worden centraal opgeslagen => LAB • Dossiers moeten tussen medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven => digitale werkomgeving • Generieke dossiergegevens worden centraal opgeslagen => dossierkast

Applicatiearchitectuur • Welke zijn de belangrijke componenten – Onzichtbare componenten • Broker (berichtencentrale, gegevensmakelaar) • LAB: Lokale Authentieke Bronnen – Zichtbare componenten • Digitale werkomgeving • Digitale Dossierkast

Broker • Een broker is een berichtencentrale / gegevensmakelaar / sorteercentrum • Een broker zorgt ervoor dat gegevens die op één plaats (= applicatie/databank) worden opgeslagen opgehaald kunnen worden en ter beschikking gesteld kunnen worden op een andere plaats (=applicatie/databank) • Voorbeeld van de werking van een broker…

Lokale Authentieke Bronnen • LAB is een verzameling generieke gegevens, die in +1 applicaties worden gebruikt • Bijvoorbeeld – NAW-gegevens van personen – Bedrijfsgegevens – Adressen • LAB zorgt ervoor dat een efficiënt beheer van deze gegevens mogelijk is.

Dossierkast • Vergunningsdossier, subsidiedossier, klacht, inschrijving sportkamp, zijn zeer verschillende vormen van dienstverlening maar hebben enkele metadata gemeen • Bijvoorbeeld: – Aanvrager – Status – … • Een dossierkast zorgt ervoor dat dossiers organisatiebreed raadpleegbaar zijn

Digitale werkomgeving • Een digitale werkomgeving zorgt ervoor dat de behandeling van (de generieke aspecten van sommige) dossiers organisatiebreed kan gebeuren • Voorbeelden van digitale werkomgeving zijn: – Document management systeem – Citizen relationship management systeem – Workflow management systeem – Dossierbeheerssysteem

Overzicht 1/ Waarom MidOffice? 2/ Wat is MidOffice? 3/ MidOffice en Organisatie 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten 6/ Groeipaden 7/ Aanbevelingen

Groeipad?

Groeipad(en)

Overzicht 1/ Waarom MidOffice? 2/ Wat is MidOffice? 3/ MidOffice en Organisatie 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten 6/ Groeipaden 7/ Aanbevelingen

Randvoorwaarden: zijn we er klaar voor? • Visie binnen lokale besturen? – “Digitale Lokale Agenda” • Competenties binnen lokale besturen? – Is er een architect in de zaal? • Ondersteuning vanuit Vlaamse Overheid – Interbestuurlijke gegevensuitwisseling als trigger? – Architectuurkader • Zijn de bedrijven er klaar voor? – Welke aanbevelingen voor leveranciers?

FEEDBACK Klankbordvergadering MidOffice in Lokale Besturen

Groeipad(en)

d Gemeentehuis Een milieuvergunning voor mijn broodjeszaak... W W W Wat Waar Boeken verlengen in de bib... Kinderopvang na school... W W W W W W W W Contacten Producten Processen GIS Kanalen Andere overheden OCMW Cultuurcentrum De fuif van mijn sportclub in de evenementen -kalender Derden Bibliotheek Wie