Coherent, efficiënt en toekomstgericht IT beleid 08/09/2014 Frank Robben

CONTEXT

Context Historisch ontstane fragmentatie IT-beleid op federaal niveau 80+ overheidsinstellingen (FOD, POD, OISZ, ION,…) Eigen IT-gerelateerde overheidsopdrachten Eigen IT-systemen en omgevingen Eigen licenties en producten Groei van horizontale organisaties KSZ Fedict Smals / eGov P&O / FOR-CMS …

Context

Context Kost â Efficiëntie á

Samenwerkingsverbanden CIO's werken samen in de SIT (Social Security IT) Uitwisselen van ervaringen / delen van kennis Gezamenlijke initiatieven Gemeenschappelijke strategie Overstijgen van niveau OISZ Samenwerking met FOD’s & FedICT Overkoepelend ICT Monitoring Comité (besparing & synergie)

VISIE & STRATEGIE

Beleidsonder-steuning Performante administraties Overheid als één geheel Beleidsonder-steuning Voorkeur voor digitaal

Visie : Voorkeur voor digitaal Doel Diensten maximaal digitaal: geen papier, geen aanwezigheid (loket, bezoek), beperkt call center; Digitale diensten als "natuurlijke eerste keuze" (snelheid, gebruiksgemak); Ondersteuning organiseren voor zij die dit niet aankunnen; Ondernomen stappen Automatisatie van de verwerking, controles en feedback; Self service voor burger/bedrijf/partners; Verhogen gebruik bestaande diensten (bvb eBox voor burgers, ASR ); Roadmap Geïntegreerde self service voor burger/bedrijf/partners (overheid als één geheel) ; Kostenbewust investeren in mobiele toepassingen, sociale media

Visie: Performante administraties Doel Afstemmen Business – ICT : "good enough"/ROI; Release management (business & politiek vlak); Kosten onder controle houden, zowel ICT als breder binnen OISZ; Ondernomen stappen IT Governance, Project management, kwaliteit, methodologie en normen; Industrialisatie ICT / Synergieën; Gemotiveerde medewerkers o.m. met nieuwe werken, telewerk; Productiviteitsverhoging door procesherziening; Roadmap (ICT) Synergieën (andere niveau’s); Anticiperen met ICT op natuurlijk verloop door vergrijzing personeel; Ondersteunen van maturiteit van ICT en van de OISZ Flexibiliteit (doorlooptijd nieuwe vragen van de business reduceren)

Visie: Overheid als één geheel Doel Gebruiker heeft geen last van de versnippering van de overheid; Ondernomen stappen Only once & administratieve vereenvoudiging; Focus op burger/bedrijf/partner, niet op de administratie (verticalisatie); Openheid inbouwen in de architectuur (maakt splitsen eenvoudiger); Roadmap Integratie met diensten van de regio's (of OISZ als dienstenleverancier ?); Geïntegreerde & virtuele publieke sector; Netwerk van de sociale zekerheid verbonden met alle sectoren en met alle niveaus; Investeren in grondige kennis van gebruiker en interacties met de overheid;

Visie: Ondersteunen Beleid Doel ICT als instrument: Beleidsvoorbereiding (ICT) – beleidsbepaling – beleidsuitvoering (ICT) Haalbaarheid nieuwe regelgeving onderzoeken inclusief impact op ICT Ondernomen stappen Gegevens gemeenschappelijk beschikbaar maken ; Tools mutualiseren voor statistieken, analyses, rapporten, prognoses en fraude detectie ; Gebruik van analytics (beleidsvoorbereiding, beleidsevaluatie, intensief gebruik van data...) Roadmap Te organiseren: ontwerp van processen voor nieuwe wetgeving ondersteunen en begeleiden; Doorgedreven gebruik van big data analyses ; Strategische keuzes ondersteunen; Maatregelen sneller invoeren door haalbare wettelijke procedures; ICT < 1%, Administraties < 5%; opdrachtenbegroting > 95%: hoe kan ICT bijdragen op die 95%;

Voorbeelden Voorkeur voor digitaal Performante administraties RVP – MyPension TaxOnWeb Performante administraties Synergieën (cf infra) Overheid als één geheel Automatische toekenning van rechten op basis van één melding (bvb gehandicapten) Bevolkingsregister in de cloud RSZ en RKW als dienstenleverancier Impact op de opdracht Implantatenregister

SYNERGIEËN, AMBITIE EN WERK-ASSEN

ICT - Lagen Business aplicaties Horizontale software Core business (aangiften, business processen, …) Horizontale software Website | HR | Finance | Postbehandeling | Toegangsbeheer Zachte infrastructuur Security | Mail | VoIP | … Harde infrastructuur Computing | Network | Storage

Vraag Prioriteit Core business

Synergieën Business aplicaties Horizontale software Core business (aangiften, business processen, …) Delen? Horizontale software Website | HR | Finance | Postbehandeling | Toegangsbeheer Delen? Zachte infrastructuur Security | Mail | VoIP | … Delen? Harde infrastructuur Computing | Network | Storage

Ambitie Consolidatie in ICT betreffende infrastructuur, platformen en transversale diensten Goedkoper maar op zijn minst met identieke of betere kwaliteit of Véél goedkoper met voldoende kwaliteit

Assen Harde infrastructuur Consolidatie datacenters Managed services Zachte infrastructuur & horizontale software Licentiekosten Gezamenlijke initiatieven / synergieën Gebruik van externe consultants ICT Monitoring

Assen Harde infrastructuur Consolidatie datacenters Managed services Zachte infrastructuur & horizontale software Licentiekosten Gezamenlijke initiatieven / synergieën Gebruik van externe consultants ICT Monitoring

Consolideren van datacenters Voordelen Uitbatingskosten  Energiekosten (milieu, energie-efficiëntie)  Dienstverlening  Schaalvoordeel (diensten) Telecommunicatie kosten (lijnen tussen DCs)  Stap naar toekomst: G-cloud Ondersteund door managed services (24/7 toegang, monitoring, databasebeheer, systeemsoftware, …) Nadelen Risicoconcentratie

Consolideren van datacenters Actuele situatie Aantal datacenters (Info Regie): 40-tal ~ 6500 m² Grote datacenters North Galaxy (Financiën) – 1650 m² - 11+ FODs FINTO (Finance Tower) – 880m² - 6 FODs UP (Smals) - 1000 m² - 14 FODs / OISZ IN (Smals) – 1000 m² - 11 FODs / OISZ Nog te consolideren: ~ 2000 m² Beschikbare capaciteit in grote datacenters beperkt Investeringen nodig in verschillende datarooms

Consolidatiestrategie Fysieke consolidatie "Floor space" Consolidatie leidt tot hogere densiteit (minder m²) Korte termijn Onvoldoende plaats voor volledige fysieke consolidatie Gemeenschappelijke IT-infrastructuur Middellange termijn: "G-Cloud" / "Community Cloud" Optimaal gebruik van beschikbare ruimte

Fysieke consolidatie Van 40 naar 4 federale datacenters IN UP Finance Tower North Galaxy

Fysieke consolidatie Geen nieuw datacenter (15M€) Finance Tower (Finto) Samenwerkingsverband Regie – Smals Inrichten als professioneel DC Capaciteit beschikbaar Beperkte investering (<1 M€) North Galaxy (Financiën) Mogelijkheid om capaciteit op te trekken met 30% Nodige investering (~3M€)

Virtuele consolidatie Consolidatie van fysieke servers Gemiddeld gebruik van server : 5-20% +70% van niet geconsolideerde servers makkelijk te consolideren

Principes van cloud IT als dienstverlening: eigen apparatuur en softwares (gedeeltelijk) vervangen door een dienstverlener; Met behulp van internet technologieën; Zelfbediening: de dienstverlening is volledig geïndustrialiseerd en geautomatiseerd; Onmiddellijk beschikbaar; Schaalbaar en elastisch: de gebruikte capaciteit kan snel toenemen en krimpen (per klant); Gedeeld: meerdere gebruikers voor schaaleffecten; Op basis van reeël gebruik (meteropnames) - Pay per use

Principes van cloud In House Private Cloud Externe Public Cloud Voor veel gebruikers Industriële aanpak G-Cloud Traditionele IT Hosting & Outsourcing Voor één klant Maatwerk Eigen Datacenter Outsourced - extern

Situering van de G-cloud Infrastructuur & Platformen Gebruik van infrastructuur op basis van cloud-technologie Gehost in de data centers van de overheid Onder meer voor aanbieden van privacy-gevoelige diensten Waarvoor de onafhankelijkheid van de overheid tov derden moet gegarandeerd worden Gebruik van Public Cloud (externe leveranciers) mogelijk waar opportuun en met respect voor confidentialiteit

Servers / Netwerk / Storage G-Cloud visie (fase 1) OISZ1 FOD1 OISZ2 FOD2 OISZ3 Virtualisatie Backup / Beveiliging Roadmap: gemeenschappelijke stacks/platformen Servers / Netwerk / Storage Data Center / Koeling / Elektriciteit

Servers / Netwerk / Storage G-Cloud visie (fase 2) OISZ1 FOD1 OISZ2 FOD2 OISZ3 Stack 1 Stack 2 Stack 3 Virtualisatie Backup / Beveiliging Roadmap: gemeenschappelijke stacks/platformen Servers / Netwerk / Storage Data Center / Koeling / Elektriciteit

G-cloud – visie (fase 2) Technische view Red Shift - Oracle Green Open Source Yellow Microsoft Brown Misc. Linux VMs + VmWare Converged : compute & storage (SDI/SDS) Converged : Unified Network Layer (Grid/SDN) Blue IBM Isolated Customer Domain (VRF) Grid/SDN Customer networks Pre-integrated System (SDI/SDS) Fedman - extranet Transversale business- toepassingen External Cloud Services External Network External Provider Solution Compute & Storage VRF = Virtual Routing & Forwarding (geisoleerde netwerken); SDI = Software Defined Infrastructure; SDS = Software Defined Storage Focus

Assen Harde infrastructuur Consolidatie datacenters Managed services Zachte infrastructuur & horizontale software Licentiekosten Gezamenlijke initiatieven / synergieën Gebruik van externe consultants ICT Monitoring

Licentiekosten Onderhandelingen met IBM, Microsoft, Oracle, Adobe, SAS, SAP, … Federale contracten ipv instelling-specifieke contracten Kortingen bekomen Meer volume = minder betalen Gezamenlijke contracten = meer gewicht tov leverancier Uitwisselbaarheid van licenties Alle lastenboeken met clausule van opdrachtencentrale Samenwerking Fedict / FOR - CMS / Smals Asset Management / Specifieke competenties bouwen

Synergie initiatieven Gezamelijke aankoop : Unified Communications (FOD Economie) – email, collaboration, … LAN/WAN (FOD Financiën) – netwerk connectiviteit Internet Access Protection (FOD Economie) – netwerk beveiliging Gemeenschappelijke projecten / diensten : Websites (Drupal): Fedict platform Managed services op G-cloud (monitoring, backup, …) Gemeenschappelijke Directory (LDAP) Vertaalapplicatie …

Assen Harde infrastructuur Consolidatie datacenters Managed services Zachte infrastructuur & horizontale software Licentiekosten Gezamenlijke initiatieven / synergieën Gebruik van externe consultants ICT Monitoring

Externe consultants Geschat aantal externe consultants: 400+ Diverse kadercontracten met ≠ prijzen Soms langdurige contracten voor puur operationele taken High level consultants zonder impact Afhankelijkheid van specifieke individuen Goedkopere alternatieven statutairen gedetacheerden (Smals / eGov) Uniforme (laagste) prijzen doorheen overheid Policy voor goed gebruik van consultants?

Assen Harde infrastructuur Consolidatie datacenters Managed services Zachte infrastructuur & horizontale software Licentiekosten Gezamenlijke initiatieven / synergieën Gebruik van externe consultants ICT Monitoring

ICT Monitoring Monitoring ICT budgetten (Bijlage 9) Overkoepelend beeld krijgen van ICT budgetten (600 M€) Opsporen & identificeren van mogelijke synergieën Enquête door ICT Monitoring Comité Strategic Information Plan - enquête ICT synergie toets

ICT Monitoring SIP en IMC synergie SIP enquête bij 32 overheidsdiensten IMC Synergie portfolio bevraging bij 15 overheidsdiensten Meer dan 200 opportuniteiten Geclusterd in 52 initiatieven Gescoord naar potentieel en naar haalbaarheid Vertaald in een synergie actieplan

ICT Monitoring Synergie opportuniteiten Top 25

ICT Monitoring ICT synergie toets Dubbel doel bewustmaking/detecteren samenwerkingsmogelijkheden besparingsobjectief Samenwerking Fedict (FODs) / KSZ (OISZ) Start procedure: bij begin van project/opdracht

ICT Monitoring ICT synergie toets Toegankelijke contracten andere overheidsdiensten? Delen of overdragen van assets, capaciteiten, competenties of facilities? Samenwerking in geval aankoopprocedure? Besparingsobjectief gehaald (-10%)? Alternatieve oplossingen bekeken? Open standaarden of andere architectuur Intern personeel ipv consultants XaaS oplossing binnen overheid aanwezig of mogelijk? Flexibiliteit in looptijd of volume en link met synergie

Samenwerking IF & IMC Financieel bewaken Ondersteund door IT kennis Globaal en overkoepelend beleid (governance) Met oog voor eigenheid van elke overheidsinstelling

GEVOLGEN

Gevolgen G-cloud fase 1 er wordt zo weinig mogelijk hard- en software aangekocht en indien er intenties zijn wordt het voorstel voorgelegd aan de SIT elke OISZ werkt roadmap uit zowel voor fase 1 als voor fase 2 tegen einde oktober 2014 een gemeenschappelijke doelarchitectuur en ICT-governance wordt afgesproken tussen de OISZ, o.a. technische standaarden en platformen releasemanagement gestandaardiseerd werken financieringsprincipes kritische succesfactoren worden vastgelegd zodat G-cloud goedkoper is systeemploegen beginnen samen te werken

Gevolgen G-cloud fase 2 aankoop van materiaal gebeurt door de aanbieder van de G-cloud geïntegreerde of gevirtualiseerde systeemploegen beheren gezamenlijke infrastructuur gemeenschappelijke ICT governance de afgesproken gemeenschappelijke doelarchitectuur en ICT-governance wordt door elke OISZ gerespecteerd

Voorbereiden synergieën business-toepassingen akkoord van management over een gemeenschappelijke digitale visie gemeenschappelijke basisdiensten (vb adresboek, vertaalsoftware, loonmotor, …) vergelijkbare toepassingen ombouwen tot gedeelde toepassingen (vb verwijzingsrepertoria) cataloog van business-toepassingen bij ontwikkeling van nieuwe business-toepassingen hergebruik van bestaande (deel)toepassingen bevorderen (vb leefloon – gehandicapten-tegemoetkomingen)