Het E-depot van Rotterdam Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst 25-12-2018

Een stukje geschiedenis 2000 Steeds meer digitale informatie wordt aangeboden aan het archief 2004 Opzetten van de functionaliteiten voor een digitaal depot, met instructies, procedures en opgeleide medewerkers, zodat digitale informatie in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en beschikbaar gesteld kan worden. 2007 Samenwerking met Nationaal Archief om te komen tot gemeenschappelijke software voor het E-depot 2008 Start project E-depot Concern 25-12-2018 25-12-2018

Ondertussen bij de overheid … Verschuiving van de klassieke focus op bedrijfsvoering en verantwoording Nieuwe focus is het perspectief van de rechtstaat en goed bestuur, transparantie van overheidshandelen Informatie wordt steeds meer van vitaal belang voor al het overheidshandelen 25-12-2018

De oplossing: het E-depot E-depot Concern, service voor duurzame opslag E-depot verzekert de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid van overheidsinformatie op lange termijn E-depot ondersteunt een grote variëteit aan digitale formaten uit zeer uiteenlopende bronnen E-depot biedt on-line toegang tot de informatie E-depot beheert een uitgebreide set aan metadata E-depot ondersteunt alle archiveringstaken (beheer, behoud en beschikbaarstelling) 25-12-2018

Een eerste pilot Wabo als pilot Eerste volledig digitale proces Ketenproces Nieuwe uitdaging voor archivering Leerproces 25-12-2018

Het E-depot Concern is centraal gepositioneerd. Lessons learned Op dit moment zijn records management, inrichting van systemen en lange termijn, papieren, beheer decentraal belegd. Het E-depot Concern is centraal gepositioneerd. 6 6 25-12-2018 25-12-2018

Nieuwe uitgangspunten Uitvoering geven aan het record continuüm Informatie koppelen aan stappen in het werkproces Duurzaamheid en de factor tijd meenemen in de automatisering (Informatie blijft betrouwbaar, volledig, integer en toegankelijk) 7 25-12-2018 25-12-2018

Op naar 2015… De volgende stappen zijn of worden gezet: Programma concern records management is ingericht Het E-depot Concern is operationeel Kaders aansluiten op concern informatiebeleid Overzicht van processen per dienst/deelgemeente wordt in kaart gebracht Programma aansluiten op strategisch en tactisch niveau Projecten uitvoeren door processen records management proof (o.b.v. metadataprofiel) te maken en aan te sluiten op het E-depot Opleiden van medewerkers Inrichting Expertisecentrum Informatiebeheer Is de 1e stap gereed? Is aansluiten op E-depot een aparte activiteit? Klopt omschrijving met Risc? 8 8 25-12-2018 25-12-2018 25-12-2018 25-12-2018

Expertisecentrum Informatiebeheer Het Expertisecentrum draagt bij aan: Transparante overheid en goed bestuur (op basis van gemeentelijke taken en bijbehorende specifieke wet- en regelgeving/compliance) Eenmalige opslag en meervoudig (her)gebruik van informatie Standaardisering en uniformiteit Kostenbeheersing 9 9 25-12-2018 25-12-2018

Meerwaarde verdere bundeling Professionalisering Upgraden en gelijktrekken kwaliteitsniveau Kostenbesparing Na inrichting digitaal dossier, minder records managers nodig Door professionelere regie en beter toezien op compliance Verminderen van externe inhuur (ruimte en personeel) Flexibele inzet Meer mogelijkheid tot vervanging Versterken van clusters met weinig Records Management 10 25-12-2018 25-12-2018