Digitaal Archief BEHEERSBAAR BESCHIKBAAR BETAALBAAR DUURZAAM COMPLIANT VINDBAAR VEILIG BETAALBAAR

Agenda Introductie Digitale Duurzaamheid Oldambt Project vervroegde overbrenging Emailbewaring Aanleiding voorlopig advies BZK Vragenlijst In-uitgaande mail Kenmerken Procedure vertrek personeel Conclusies Mogelijke oplossing Aanbevelingen

Doelstelling Oldambt Informatie vindbaar, beschikbaar, bruikbaar en openbaar; Het e-depot van Oldambt als onderdeel van de kwaliteits- en dienstverleningscyclus die zich richt op de informatiehuishouding;

E-depot implementatie gemeente Oldambt 03-2017 09-2017 03-2018 09-2018 03-2019 Uitfasen Corsa Aansluiten zaaksysteem Archiveren videotulen Archiveren audiotulen Particuliere archieven

Vervroegde Overbrenging Stuurgroep Project Vervroegde Overbrenging Projectgroep Fase 1 Fase 2 Fase 3 Werkgroep Architectuur Werkgroep Koppelvlak Werkgroep Beschikbaar stellen Eindpresentatie Werkgroep TMLO Werkgroep DMS/E-depot Werkgroep Beheer E-mail bewaring

Beoogde richtlijn Notitie van Binnenlandse zaken over archiveren van e-mail binnen de Rijksoverheid

Vragenlijst Betreft vragen over informatiemanagement m.b.t. e-mail Maar ook ICT specifieke vragen m.b.t. e-mail

Sleutelfunctionarissen College leden (Burgemeester en wethouders) Leidinggevenden (Secretaris en andere nog nader te bepalen)

Inkomende email “Prive” DIV/info omgevingsloket registreren DIV medewerker registreren Zaaksysteem/dms

Uitgaande email Zaak “Prive” DIV/info registreren DIV Zaaksysteem/dms medewerker Zaak “Prive” DIV/info registreren DIV Zaaksysteem/dms Extern

Kenmerken (gemeente 40.000 inwoners) Periode 01-03-2017 tot 01-03-2018 Ingekomen mail totaal 5750 / dag* Vraag uitgezet bij beherende partij Verzonden mail totaal Ingekomen info mail 92 / dag   Verzonden info mail 55 / dag wordt via de info mail doorgezonden naar de eigen email adressen van de behandelende medewerkers zonder registratie Registratie vanuit info mail in zaaksysteem en Corsa 30 / dag Verwijderde email zonder registratie of doorzending 7 / dag Spam of mailingen e.d. Verzonden vanuit zaaksysteem 2 / dag Deze mogelijkheid is vanaf begin dit jaar opengesteld, wordt nog niet optimaal benut. Verzonden vanuit Corsa geen Vanuit Corsa wordt er helemaal niet gemaild Splitsing DIV en Info mailbox: Info ingekomen: 58/dag DIV ingekomen: 34/dag Grove rekensom: 7000 mails (verzonden/ontvangen) over 1 jaar x 300 medewerkers = 2.1 mln mails per jaar ≈ 5750 per dag ≈ 16 mails/dag/medewerker. Van de 5750 worden er maar 30 geregistreerd door DIV in zaaksysteem/DMS ≈ 0,5%!!! Bij uitgangspunt dat 20% van de mail echt belangrijk is, is dit maar 30/20% van 5750 ≈ 3%!! Opmerking: Het was niet mogelijk het aantal geregistreerde mails per dan in het zaaksysteem/DMS te meten. Het % kan hoger uitvallen als medewerkers zelf mail registreren in zaaksysteem/DMS * Geschatte waarde o.b.v. gemiddelde gebruiker

Procedure verlaten organisatie m.b.t. e-mail Vertrekkende medewerker zelf verantwoordelijk voor archivering van te bewaren e-mail (zelf opslaan in zaaksysteem of aanbieden aan DIV) Teammanager beslist of mailbox wordt verwijderd of ter beschikking manager/collega. Geen beleid omtrent bewaring mailboxen sleutelfunctionarissen

Conclusies Het is lastig kenmerken over mail verkeer inzichtelijk te krijgen Heel klein % van inkomende e-mail wordt geregistreerd (0,5%/3%) Registratie van uitgaande mail nagenoeg nihil! Verantwoordelijkheid registratie e-mail neerleggen bij medewerker werkt niet! Email archivering vindt nagenoeg niet plaats !

Mogelijke oplossing Mail client Mail Configurator Mail Selector medewerker Mail client Zaaksysteem/dms Mail Configurator Mail Selector Mail server ICTU: Testbed Digitale Bewaring – Van digitale vluchtigheid naar digitaal houvast. Bewaren van e-mail

Aanbevelingen Inventariseer e-mail verkeer en kenmerken. E-mail registratie technisch oplossen. Voorstel BZK oogt pragmatisch maar vergt investering. Nader onderzoek / pilot naar mogelijke e-mail registratie oplossingen.