Algemene Vergadering Sportraad 17 Mei 2018

Agenda Welkom Infosessie “De nieuwe privacywet (GPDR” Samenstelling Sportraad Beslissingen & Adviezen Sportraad Toekomstige organisaties Wijziging regelement laureaten Informatie Sportdienst Varia

De nieuwe privacywet GDPR op maat van je sportclub Infosessie Spreker: Veerle Steyaert

rechten betrokken personen • recht op informatie • recht op inzage en kopie • recht op aanpassing (correctie) • recht op bezwaar • recht op vergetelheid (verwijderen van gegevens) • recht op intrekken toestemming • recht op overdraagbaarheid • recht op weigering geautomatiseerde individuele besluitvorming, profilering • recht op beperking van verwerking

II Wat zijn mijn verplichtingen?

Wanneer is je organisatie in regel met de wetgeving bescherming persoonsgegevens? Respecteren basisbeginselen verwerking persoonsgegevens. Je organisatie heeft een register (verplicht) waarin alle verwerkingsactiviteiten (ledenregistratie, registratie activiteiten…) worden behandeld en gedocumenteerd. Je organisatie informeert duidelijk over het gebruik van gegevens, o.a. via een duidelijke privacyverklaring. Je organisatie is voorbereid op vragen van leden/deelnemers rond het gebruik van hun gegevens (betrokken persoon moet zijn rechten kunnen uitoefenen) Je organisatie heeft geschreven overeenkomsten met verwerkers. Je organisatie beveiligt (de verwerking van) persoonsgegevens. Je organisatie vraagt actief toestemming voor het gebruik van gegevens als dit nodig blijkt (rechtsgronden). Je organisatie kan direct reageren bij verlies van persoonsgegevens (een datalek).

III Stappenplan

Handleiding en tools beschikbaar via www.dynamoproject.be/documenten

om GDPR compliant te worden Stappenplan om GDPR compliant te worden “Ga planmatig te werk en hou alles goed bij!” bewustmaking: agendeer het thema op je bestuur, vrijwilligersoverleg, groepsraad… inventariseer: lijst op wie welke persoonsgegevens waar, waarom en voor hoe lang bewaart toets je gegevensverwerking aan de GDPR-principes: Heb je alle gegevens nodig? Beveilig je de persoonsgegevens en zo ja, hoe? Op basis van welke wettelijke grond bewaar je gegevens? maak een register op voor elke categorie van verwerkingen (bv ledenregistratie, activiteitenregistratie…) maak een goede privacyverklaring op (op basis van je inventaris en register) werk procedures uit zodat je de rechten van betrokkenen kan respecteren zorg voor contracten tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker werk een procedure uit zodat je kan reageren in geval van een datalek

stap 1: bewustmaking Informeer het bestuur en de medewerkers van je organisatie die met persoonsgegevens werken over: het belang van privacy van je leden, deelnemers… de basisbeginselen van gegevensverwerking (proportionaliteit / legaliteit / transparantie) Te nemen stappen om je organisatie in regel te brengen Noodzaak van beveiliging van persoonsgegevens belangrijk om iedereen die persoonsgegevens verwerkt te informeren en te betrekken  agenderen en verslagen bijhouden (documentatie)

stap 2: opmaak inventaris overlopen vragenlijst Welke gegevens bewaart je organisatie (naam, adres, …. Waar bewaart je organisatie de gegevens? Hoe lang worden ze bewaard? Wie heeft er toegang toe? Worden de gegevens beschermd of beveiligd? Waarvoor gebruiken jullie de gegevens? (bv. uitnodigingen, nieuwsbrief, bevestigingen deelname, organisatie van kampen… )

overlopen vragenlijst stap 3: analyse) overlopen vragenlijst Op basis van de inventaris bekijk je of… je de leden, deelnemers, partners duidelijk informeert (privacyverklaring). je een wettelijke grond hebt om gegevens te verwerken. je niet te veel gegevens opvraagt en deze niet te lang bewaart. Leden/deelnemers de mogelijkheid hebben om hun gegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen…

stap 4: opmaak register overzicht van de soorten verwerking van gegevens, gekoppeld aan de doeleinden (bv ledenregistratie, registratie van activiteiten en deelnemers…) verplicht instrument om bij controle te voldoen aan je verantwoordingsplicht als verwerkingsverantwoordelijke wordt continu geactualiseerd en aangevuld (in tegenstelling tot de inventaris en analyse) de informatie uit de inventaris en analyse zijn een goede basis voor een verdere uitwerking in een register

verplicht per verwerkingsactiviteit naam en contactgegevens verwerker en verwerkings-verantwoordelijke verwerkingsdoeleinden categorieën van betrokkenen categorieën persoonsgegevens categorieën van ontvangers en derde landen of organisaties bewaartermijn gegevens technische en organisatorische maatregelen beveiliging waarborgen bij doorgifte gegevens aan derde landen

Sportclub soorten verwerkingsactiviteiten Ledenadministratie lidmaatschap verzekering Sportieve voorbereiding (o.a. trainingen, stages) indeling in categorieën en groepen uitwisseling tussen leden trainers inschrijven stages Deelnemen aan competities en tornooien aansluiting federatie deelname aan competitie doorgeven competitieresultaten deelname tornooien organisatie recreatief sportevenement Organiseren van niet-sportgerelateerde clubevenementen verwerking gegevens deelname communicatie met deelnemers Promotie, PR en communicatie Beheer sociale media (o.a. foto’s plaatsen) Beheren clubwebsite

Register ledenadministratie Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewaringstermijn Rechtsgrond Beveiligingsmaatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie worden de gegevens verstrekt? Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Hoe worden de gegevens beveiligd? clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. lidmaatschap leden persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer, leeftijd, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht niemand 10 jaar contractuele grond organisatorische maatregel: enkel bestuurleden met autorisatie kunnen aan de gegevens   persoonlijke gegevens: e-mailadres persoonlijke gegevens: nationaliteit persoonlijke gegevens: rijksregisternummer persoonlijke gegevens: lidnummer clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. verzekering verzekeraar 1 jaar organisatorische maatregel: enkel de secretaris kan aan de gegevens

Register deelname competities & tornooien Verwerkingsdoeleinden Betrokkenen Type gegevens Ontvangers Bewarings-termijn Rechtsgrond Beveiligings-maatregelen Waarom worden de gegevens verwerkt? Van wie zijn de gegevens? Welk type gegevens zijn het? Aan wie worden de gegevens verstrekt? Hoelang worden de gegevens bewaard? Wat is de wettelijke grondslag voor de verwerking? Hoe worden de gegevens beveiligd? sportieve administratie: aansluiting federatie deelnemers (leden) persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer, leeftijd, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, e-mailadres federatie 10 jaar gerechtvaardigd belang standaard-maatregelen   persoonlijke gegevens: nationaliteit en rijksregisternummer Standaard-maatregelen sportieve administratie: deelname aan competitie federatie persoonlijke gegevens: naam competitiegegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement sportieve administratie: doorgeven competitieresultaten federatie competitiegegevens federatie: wedstrijdgegevens en -resultaten sportieve administratie: deelname aan tornooien federatie sportieve administratie: doorgeven tornooiresultaten federatie sportieve administratie: organisatie recreatief sportevenement persoonlijke gegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres niemand 1 jaar contractuele grond deelnemers (niet-leden) persoonlijke gegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres

stap 5: duidelijk informeren: de privacyverklaring De betrokkenen (leden, werknemers, doelgroep, deelnemers, je vrijwilligers…) moeten duidelijk geïnformeerd worden over wat er met hun gegevens gebeurt. Dat moet proactief gebeuren. De verantwoordelijke mag dus niet wachten met het geven van de informatie totdat een betrokkene ernaar vraagt. Je organisatie moet altijd duidelijk informeren over de rechten van de betrokkenen en hoe die kunnen uitgeoefend worden. Dit moet beknopt, in een duidelijke eenvoudige taal en in een gemakkelijk toegankelijke vorm. De meest aangewezen manier is de privacyverklaring op de website van de vereniging te plaatsen en in toetredingsdocumenten of inschrijvingsformulieren hiernaar te verwijzen. Opgelet: Het is een verklaring, een mededeling van de organisatie naar het lid/deelnemer. De betrokkene moet de verklaring niet goedkeuren.

voorbeeld beknopte versie sportclub Privacyverklaring Uw persoonsgegevens worden verwerkt door (Sportclub Gemeente, naamstraat 20 te 9000 Gemeente, info@sportclub.be), voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw inschrijving en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten (direct marketing) op basis van ons gerechtvaardigd belang om sport aan te bieden. Indien u niet wil dat wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, volstaat het ons dat mee te delen op (info@sportclub.be). Via dat adres kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of vragen om ze over te dragen. Een meer uitgebreid overzicht van ons beleid op het vlak van verwerking van persoonsgegevens vindt u op (https://www.sportclubgemeente.be).

stap 6: procedures rechten betrokkenen De voornaamste rechten van de betrokkenen voor lokale sportclubs: • recht op inzage en kopie De persoon van wie je gegevens bijhoudt, heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die je van hem/haar verwerkt, en daar een gratis kopie van te ontvangen binnen de maand (verlengbaar met 2 maanden). recht op aanpassing (verbeteren) De persoon van wie je gegevens bijhoudt heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verbeteren recht op vergetelheid (verwijderen van gegevens) In een aantal specifieke gevallen kan de persoon van wie je gegevens bijhoudt, vragen om ‘vergeten te worden’ en te worden verwijderd uit uw database. Je kan de vraag tot verwijdering ook weigeren in een aantal gevallen recht op intrekken toestemming

stap 7: contracten verwerkingsverantwoordelijke – verwerker Waarborg dat de gegevens waarvoor een partij verantwoordelijk is, door een andere partij correct verwerkt worden.

stap 8: datalek Meldplicht voor datalekken die de betrokkene(n) schade kunnen berokkenen (bv. financieel verlies, schending geheimhoudingsplicht, identiteitsdiefstal…). Elk incident dat impact kan hebben op de veiligheid van je gegevens (zoals diefstal van een laptop of verlies van een USB-stick) en enige vorm van schade kan veroorzaken aan de betrokkenen(n), moet binnen 72 uur gemeld worden aan de privacycommissie. Bij een hoog risico voor zijn rechten en vrijheden moet dit ook aan de betrokkene zelf gemeld worden zodat deze de nodige voorzorgsmaatregelen kan nemen. procedure duidelijke verantwoordelijke / aanspreekpunt informeer alle verwerkers datalek-document Bijkomende informatie op website privacycommissie.be

IV Vervolgstappen

Vervolgstappen voor je sportclub Alle bestaande activiteiten en verwerkingen toetsen aan de GDPR Register gegevensverwerkingen aanvullen, vervolledigen en bewaren (documentatie) Privacyverklaring uitwerken, aanpassen en op website plaatsen (of op papier beschikbaar houden) Overeenkomsten sluiten met de verwerkers Beveiliging van gebruikte IT (cloud, netwerk, bestanden…) nakijken en eventueel aanvullen

Vragen en antwoorden

Samenstelling Sportraad RVB : Ongewijzigd Nieuw lid : Lokerse Triathlon Club (LTC) 15 tal Lokerse leden die aan triathlon doen Aanvaard als lid sportraad en ingedeeld bij Sectie 1 Momenteel bestaat sportraad uit 57 verenigingen en 3 onafhankelijken Duikclub Orka bestaat dit jaar 50 jaar

Vragen of opmerkingen

Beslissingen & Adviezen Sportraad Subsidiëring Grote Prijs Roger De Neef Rit Spoele Rit Bergendries Rit Doorslaar Subsidiëring G-Sport Zwemmen Subsidiëring Seniorensport Drankje nieuwjaarsreceptie

Beslissingen & Adviezen Sportraad Subsidies tornooien : Al goedgekeurd: D.I.O.P. Danswedstrijd (Vl niveau) TC Reinaert : Enkel sterrentornooi (Nat niveau) Handbal Lokeren : Cedalion Cup (Int niveau) PC Reynaert : Vlaams kampioenschap doublet (Vl niveau) SWEM : Open Water Criterium (Nat niveau) VC Panda’s : Grastornooi (Lokaal niveau) AVLO : Grote Prijs Stad Lokeren (Uitzonderlijk niveau) KBS St-Sebastian : Memorial Schieting Albert Van Hecke (Nat Niveau) In behandeling: LZV : Open Water Rapendoortocht Niet goedgekeurd PC Reynaert : Interclub kampioenschap (geen twee subsidies in dezelfde subsidieperiode 1 juli 2017 tot 30 juni 2018)

Beslissingen & Adviezen Sportraad Aankoop rolcontainers zaalsporten :

Beslissingen & Adviezen Sportraad Vraag seniorenraad ondertekening gezamenlijk memorandum De RVB kon zich vinden in de hoofdgedachte van deze tekst waarbij gevraagd wordt om de adviesraden (zo snel) mogelijk te betrekken bij nieuwe projecten en dan ook rekening te houden met de geformuleerde adviezen. Sommige van de paragrafen (ambtenaar per adviesraad, querries van BBC, actief inspelen op website Lokeren) gingen volgens de bestuursleden echter te ver. Om die reden werd de Seniorenraad gemeld dat we de tekst niet mede gingen onderschrijven.

Vragen of opmerkingen

Wijziging regelement Laureaten Nu 4 categorieën (sportman, sportvrouw, sportclub en sportverdienste) met eventueel ook beker voor belofte Bedoeling creëren van categorie Sportteam Voor teams (dus meer dan 1 persoon) Voor uitzonderlijke prestaties op hun niveau Kan (in tegenstelling tot sportclub) meerdere jaren na elkaar worden verkozen Stemming

Toekomstige organisaties Jong Lokeren Sport Uitzonderlijk 14 juni 14 deelnemende clubs !!! Indoor : Aurora Dans & Gym (VM), Handbalclub Lokeren , Judoclub Lokeren, Move on Beatzz (NM), Karate Tenkai, TC Reinaert, VC Panda’s Outdoor : AVLO, Duikclub Orka, Hockey Club Lokeren, PC Reinaert, Kon Schuttersgilde St Seb, Rugbyclub Lokeren, SKL Doorslaar (al dan niet met hulp van andere voetbalclubs) 12 activiteiten

Toekomstige organisaties Vijftig jaar durmebad Dive & Swim for life

Toekomstige organisaties Maand van de sportclub Twee maanden (Mei en Sep) European week (23 tot 30 Sep) Vrijetijdsmarkt (Zaterdag 8 Sep) Dit jaar opnieuw tussen dwarsligger en kerk Afsluiten straat Belfius tot Kerk Alle verenigingen welkom (uitnodigingen worden eerstdaags verstuurd) Inschrijvingen voor 6 juli

Toekomstige organisaties Sportgala 22 Dec Zelfde principe als vorig jaar Vooraf uitreiken bekers aan Provinciale en Vlaamse kampioenen Gezamenlijk naar voor roepen Prov en Vl kampioenen Belgische kampioenen en hoger blijven zoals vorige jaren Maximaal eigen organisaties aan bod laten komen Vorig jaar : Lokerse Dansclub, DIOP Turnkring Dit jaar al kandidaturen van Aurora en Move on Beatzz Kandidaturen bij secretaris

Vragen of opmerkingen

Sportdienst

Project sport na school 1ste en 2de graad Bart Nonneman Follo leerkracht en SNS verantwoordelijke Project oproep Sport Vlaanderen om de lln. Van 1ste en 2de graad in beweging te zetten aansluitend aan de schooluren

Project sport na school 1ste en 2de graad Project indienen tegen 1 juni Project voor 2 schooljaren 2018-2019 en 2019-2020 Lerend netwerk oprichten ( interactie met verschillende partners) : 4 x samen per jaar Voorbereiding van september tot december 2018 In overleg gaan met de leerlingen en lerend netwerk

Project sport na school 1ste en 2de graad Januari ‘19– juni ‘19: min. Aanbod van 10 weken sporten sept.19 – juni ‘20 : min. Aanbod van 20 weken Indien goedgekeurd Subsidie van 10 euro/ per leerling

Wees niet gek. Doe de teken check https://www. youtube. com/watch Teken leven overal: in je tuin, in de duinen, in het bos, ... Ze kunnen zich vastbijten in je huid en zo kun je ziek worden. Wat kun je doen om de ziekte van Lyme te voorkomen? Controleer jezelf en anderen op tekenbeten elke keer nadat je in de natuur bent geweest. Vind je een teek? Verwijder hem dan rustig en in één beweging. Volg een maand lang de mogelijke symptomen op. Ga naar je huisarts bij één van de symptomen. De ziekte van Lyme kan je behandelen met antibiotica.

Infrastructuur : Site H. Geestmolenstraat Stand van zaken nieuw voetbal/rugbyveld, gras is al goed aan het schieten voor gebruik vanaf half augustus.

Infrastructuur : Site H. Geestmolenstraat Stand van zaken oefenveld hockey, bezig met drainage te steken

Infrastructuur : Site H. Geestmolenstraat stand van zaken hockeyveld, de laag met kiezels wordt momenteel voorzien, de drainage zit daar al onder

Zomerkampen 2018 De inschrijvingen via de webshop zijn volop gestart. Ma 14/5 : 1ste 2 weken van juli van 2 tot 13 juli Woe 16/5 : van 16 juli tot 3 augustus Za 19/5 : laatste 2 weken van aug. Van 20 tot 31 augustus.

Zomerkampen 2018 We hebben ondertussen reeds 50 aanmeldingen ontvangen voor deze zomer. Wij zijn nog op zoek naar lesgevers Week 1 : bewegingsweek kleuters Week 1 : omnisport lagere school Week 1 : beeldende kunst Week 2 : voorbereidend zwemmen Week : omnisport lagere school

Zomerkampen 2018 Week 4 : Multimove Week 5 : Multimove Week6 : Multimove Week 6 : Bewegingsweek kleuters Week 6 : voorbereidend zwemmen week 7 : Multimove Week 7 : Bewegingsweek kleuters Week 7: omnisport Week 7 : balsporten

Vragen of opmerkingen

Varia Geen bijkomende punten ontvangen Nog opmerkingen???

Drankje Iedereen is nu welkom voor een drankje hierna. Dit drankje wordt jullie aangeboden door het stadsbestuur.