Documentbeheer op een fileserver: simpel en efficiënt Bij het toenmalige AZF (nu BZ en FB) – in 2004/2005 – simpel en toch efficiënt opgezet met de hulp van het ICT-team Isabel Vandecandelaere (DBZ – PIB)

Inhoud Waarom een gemeenschappelijk platform? Welke informatie bewaren? Indeling van de server Toegangsrechtenbeleid Eenvoud in beheer Informatie op orde houden 19 september 2018

Waarom een gemeenschappelijk platform - 1 Collega’s kunnen informatie van elkaar gebruiken: het vermijden van informatie-eilanden kennis (on)bewust delen Bijhouden van kopieën is niet meer nodig: centrale opslag van te delen documenten is mogelijk we weten wie welke informatie op welke plaats bewaart vermijden van onnodige dubbels Gebruik van een gemeenschappelijke mappenstructuur: verduidelijkt de context van informatie bevordert de toegankelijkheid Met het gevaar om open deuren in te trappen: de voordelen van het werken op een gemeenschappelijk platform: dit geldt zowel voor server als voor DMS Informatie-eilanden: zowel het ontstaan als het instandhouden ervan 19 september 2018

Waarom een gemeenschappelijk platform - 2 Uitwisselen van informatie verloopt efficiënter: verschillende collega’s kunnen aan eenzelfde document werken er is veel minder gevaar voor verschillende versies doordat men deze niet meer als bijlage hoeft over en weer te mailen de meest actuele versie is makkelijk terug te vinden mails hebben geen bijlagen meer nodig, maar links Technische voordelen: automatische back-up accurate virusbeveiliging 19 september 2018

Welke informatie bewaren Alle werkgerelateerde documenten zeker wat gedeeld wordt met collega’s liefst ook wat niet meteen gedeeld wordt, zoals onafgewerkte documenten Geen privédocumenten, vakantiefilmpjes, familiefoto’s… 19 september 2018

Indeling van de server - 1 Twee fysieke servers, verder opgesplitst in verschillende partities: fileserver documentatieserver archiefserver applicatieserver persoonlijke ruimte (enkel op aanvraag) 19 september 2018

Indeling van de server - 2 Fileserver (een vaste driveletter per entiteit) Vereenvoudiging uitwisseling informatie binnen de entiteit (door rechtstreekse verwijzingen) Je ziet standaard enkel de fileserver van je eigen entiteit Dynamische werkdocumenten Mappenstructuur zo stabiel mogelijk Hoogste niveau(s) volgens organisatiestructuur, daaronder volgens taken en processen 19 september 2018

Indeling van de server - 3 * DBZ migreert in de loop van 2010 naar Documentum Entiteit Driveletter AGO J:/ AFM L:/ DBZ* N:/ ABB O:/ 19 september 2018

Indeling van de server - 4 Documentatieserver Delen van informatie tussen alle BZ-personeelsleden, bijv. stukken van de Vlaamse Regering, beleidsbrieven… Delen van informatie tussen een beperkt aantal collega’s over de verschillende entiteiten heen, bijv. specifieke projecten, rapportering over personeelsgegevens zoals diversiteit… 19 september 2018

Indeling van de server - 5 Archiefserver Documenten worden niet meer gewijzigd of aangevuld, maar moeten wel nog bewaard worden Quasi dezelfde mappenstructuur als de fileserver, maar iets beperkter De schrijfrechten worden beperkt tot één of meerdere beheerders. Medewerkers kunnen enkel leesrechten krijgen. Overdracht gebeurt op vraag of tijdens trash day 19 september 2018

Indeling van de server - 6 Applicatieserver Toepassingen / applicaties Doel: ontlasten van de fileserver 19 september 2018

Indeling van de server - 7 Persoonlijke ruimte Wordt enkel met een grondige motivatie toegestaan (bijv. evaluatoren) Andere gevoelige informatie kan op de fileserver worden geplaatst en afgeschermd via toegangsrechten Quotum van 25 MB Aan te raden om beheerder (vertrouwensfunctie) toegang te verlenen 19 september 2018

Indeling van de server - 8 Inhoud Driveletter Dynamische werkdocumenten J, L, N, O Documentatieschijf Q Archiefdocumenten R Applicaties P [Persoonlijke ruimte] [H] 19 september 2018 13

Toegangsrechtenbeleid - 1 Toegangsrechten worden ingesteld via de BOB-tool Netwerk van toegangsrechtenbeheerders: 1 hoofdbeheerder per entiteit 1 subbeheerder per subentiteit 19 september 2018

Toegangsrechtenbeleid - 2 Instellen van de toegangsrechten zo open mogelijk: om samenwerking en informatiedeling te bevorderen om verkokering en informatie-eilanden tegen te gaan Concreet: waar mogelijk leesrechten voor de volledige entiteit schrijfrechten enkel voor de map van de eigen subentiteit uiteraard zijn hier uitzonderingen toegestaan, bijv. voor privacygevoelige documenten 19 september 2018

Toegangsrechtenbeleid - 3 Documenteren van de toegangsrechten zo open mogelijk: per subentiteit heeft iemand toegang tot de BOB-tool en dus zicht op wie waar toegang heeft in sommige mappen wordt een lijst van de toegangsrechten ter beschikking gesteld (dit wordt manueel uit de BOB-tool gehaald) 19 september 2018

Eenvoud in beheer Eenvoudige toegangsrechtenstructuur Beheersverantwoordelijken op het juiste niveau: 1 hoofdbeheerder per entiteit: overkoepelend beheer entiteitschijven (quotamanagement, toegangsrechten, archivering…) 1 subbeheerder per subentiteit: ondersteuning hoofdbeheerder (toegangsrechten, contextualisering bestanden, controle…) 19 september 2018

Informatie op orde houden - 1 Infosessies voor nieuwe personeelsleden Periodieke trashdays a.d.h.v. archiefbeheersplan Instellen van quota op de server: alarmberichten bij het bereiken van 70% en 90% bij het bereiken van 100%: niet meer mogelijk om documenten op te slaan 19 september 2018

Informatie op orde houden - 2 Rapportering: automatisch gegenereerd op vaste tijdstippen dubbels, ongeopende bestanden, grootte van mappen, grote gebruikers, grote bestanden, nieuwe bestanden… 19 september 2018

Vragen? 19 september 2018