Analyse adviesvragen 2015

Algemene opmerkingen Vragen die binnenkomen bij de virtuele Coördinerende archiefdienst (IV + HFB) Start registratie: juni 2012 Geschrapt gewogen gemiddelde Evoluties Doelgroep werd uitgebreid (+ lokale besturen) BZ + DAR > KB 18 juni 2018

Absoluut aantal vragen Totaal: 452 (2014: 432, 2013: 393) Gemiddelde: 38/maand (2014: 36, 2013: 33) Meer vragen 2de jaarhelft (2014: minder in 2de jaarhelft) 18 juni 2018

Moeilijkheidsgraad Evolueert quasi niet 48%: eenvoudig te beantwoorden zonder onderzoek (2014: 49%) Ca 40%: te beantwoorden met beperkt onderzoek Rest: te beantwoorden met grondig onderzoek of de moeilijkste categorie die slechts zelden voorkomt 18 juni 2018

Vraagstellers – herkomst, algemeen Aandeel VO iets verder gedaald Bekeken naar uniciteit: meer verschillende gemeenten ipv verschillende entiteiten en diensten van de VO 18 juni 2018

Vraagstellers – herkomst, uniek 18 juni 2018

Vraagstellers – herkomst, VO Meeste vragen: BZ + KB sterke daling tov 2014 en 2013 Verklaring: andere rol BDA? RWO (!) Vervolgens: LNE, EWI Buiten BBB: hoofdzakelijk GO! 18 juni 2018

Vraagstellers - zorgdragers Aantal vragen verdubbeld (absoluut totaal = 81 (2014: 40, 2013: 25) Vooral vragen van gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden 18 juni 2018

Unieke vraagstellers 18 juni 2018

Doorlooptijd Werkdagen, ≠ effectieve werktijd De dag van ontvangst wordt meegerekend SLA: 50% dag zelf, 25% binnen 5 dagen Ca 60%: dezelfde werkdag beantwoord (2014/13: ca 40%) SLA gehaald! 18 juni 2018

Kanaal Persoonlijke kanalen (telefoon + persoonlijke mail) dalen Overleg + algemene mailbox stijgen Verklaring: Uitbreiding doelgroep > daling ‘gehechtheid’ aan personen 18 juni 2018

Onderwerp (2015) Enkel indien >5 vragen Toppers Daling Alles ivm bewaartermijnen, vernietigen Digitale handtekening, rechtsgeldigheid bij digitaliseren Daling Dms, fileserver, … Overdracht Vilvoorde 18 juni 2018

Onderwerp (2014) Vilvoorde zeer sterk gestegen Bijna geen vragen meer rond DMS (102 => 21) Nog altijd sterk: opmaak IPB’s + bewaartermijnen/ vernietigen Veel minder rond schoning/ trashdays 18 juni 2018

BDA of niet BDA = beleidsdomeinarchivaris OV + LNE: start BDA zorgt voor sterke stroomlijning van de vragen binnen dat beleidsdomein 18 juni 2018

Algemene conclusies Moelijkheidsgraad is quasi gelijk, antwoordtijd sterk verminderd Verklaring? Uitbreiding doelgroep Opmars van lokale besturen is duidelijk in vragen Beperkte link tussen uitbreiding doelgroep en stijging aantal vragen opvolgen of stijging zich verderzet Beperking vd stijging ook deels te wijten aan afsplitsen ‘archiefbeheer’ naar HFB 18 juni 2018

Ter discussie 18 juni 2018

Moeten bepaalde kanalen sterker/ anders/ … worden ingezet. Welke Moeten bepaalde kanalen sterker/ anders/ … worden ingezet? Welke? Waarom? Hoe? 18 juni 2018

Hoe de spreiding binnen lokale besturen (verder) verhogen? Wat met nu minder prioritaire doelgroepen (polders en wateringen, kerkfabrieken, …)? 18 juni 2018

Hoe gaat ABB om met adviesvragen? Waar komen die binnen? Is kennisdeling mogelijk/nodig/…? 18 juni 2018

Hoe zien we de link met het informele overleg van beleidsdomeinarchivarissen en de issues die daar naar boven komen? 18 juni 2018

Andere suggesties, issues, …? 18 juni 2018