Naar een uniform APO verslag van de borst: belang voor kankerregistratie en kwaliteitsevaluatie Dr GStaelens AZ groeninge Kortrijk

Introductie ‘Quality indicators in breast cancer care’ (Rosselli Del Turco M et al. Eur J Cancer 46(2010) 2344-2356) Eusoma workshop: QI on diagnosis, surgery and loco-regional treatment, systemic treatment & staging, counselling, follow-up and rehabilitation QI 4: ‘completeness of prognostic/predictive characterisation’ Target standard: >98% Main motivation: optimal patient-tailored treatment planning based on prognostic and predictive histopathological data

QI 4: ‘completeness of prognostic/predictive characterisation’ ‘Quality indicators in breast cancer care’ (Rosselli Del Turco M et al. Eur J Cancer 46(2010) 2344-2356) QI 4: ‘completeness of prognostic/predictive characterisation’

Optimalisatie op twee niveaus Standardiseren van het aanvraagformulier Genereren van minimale vereisten voor pathologie verslag  REQUEST FORM

Optimalisatie = joint effort VVOG BIG senogroep meeting met de pathologen met interesse in borstpathologie No “official” mandate Enkel Vlaamse pathologen Liesbeth Vaneyken (Belgian Cancer Registry)

Samenstelling van deze werkgroep Gynaecologists Pathologists Patrick Berteloot (Duffel) Jan Decloedt (Dendermonde) Carine De Rop (Bonheiden) Patrick Neven (Leuven) Gracienne Staelens (Kortrijk) Chris Vereecke (Ghent) Liesbeth Bekaert/Joke Van Aken (Ghent) Claire Bourgain (Brussels) Cecile Colpaert (Antwerp) Ria Drijkoningen (Hasselt) Romaric Croes (Dendermonde) Gerd Jacomen (Duffel) Kathleen Lambein (Ghent) Philippe Moerman (Leuven) Erwin Pierre (Bonheiden) Anne-Marie Schelfhout (Aalst) Heidi Woestenborghs (St Niklaas)

Colpaert C, Staelens G, Jacomen G, Neven P, Moerman P Colpaert C, Staelens G, Jacomen G, Neven P, Moerman P. Standardisation of the breast pathology request form and the breast pathology report: a proposal by the VVOG, BIG Senologie, BJMO 2010;4:249-56.

Rapportering Pathologie verslag = belangrijk document Communicatiemiddel tussen patholoog en de clinicus Uitgangspunt voor beslissingen voor het behandelingsschema Belangrijk voor de kankerregistratie  Belang dat klaar en duidelijk, gestructureerd , volledig en betrouwbaar

I. Request form for breast cancer

Standaard aanvraagformulier Accurate pathology report not possible without knowledge of clinical/imaging information: Often no standardisation of clinical/imaging information in medical patient records: quadrant location? Often no standardised format op pre-operative multidisciplinary meeting report: metastatic disease? previous surgery? Some information should be readily accessible during intra-operative pathological assessment Standard request form: Recommended in publications related to standard pathology reporting Format: ticking boxes + free text space Content: surgical procedure tumour characteristics (size, multi-focal?, palpable?, pre-op diagnosis, position in specimen) orientation of specimen / multiple specimens time of excision / fixation (pre-analytical conditions!) Flemish Society of Obstetrics and Gynaecology (VVOG)-initiative

Standaard request form

Standaard request form

Fixatieduur van specimen Tumour fixatie minstens 6 Hr Korter : ER  CNB eveneens fixatietijd van 6 Hr ! Minimum Formalin Fixation Time for Consistent Estrogen Receptor Immunohistochemical Staining of Invasive Breast Carcinoma Goldstein NS, Am J Clin Pathol 2003

Is 6 Uur voldoende Formalin: enkele mm/Hr Tumour 1 cm van de snijrand : fixatie start pas na 5 uur _ Onmiddellijke incisie is een vereiste

Vertraagde fixatie tumor ER begint te verminderen met vertraagde fixatie vanaf 2Hr PgR 1 Hr HER2 ISH begins after 1 Hr, significant after 2 Hr Khoury T, Mod Pathol 2009

Fixatie voor de clinici Neutral buffered formalin Onmiddellijke onderdompeling in grote hoeveelheid NBF Minstens 6 HR Specifieer op aanvraagformulier : Tijdstip van excisie - Tijdstip van fixatie

Belang van Fixatie Biomarkers ER, PR, HER2 Also routine histology: Lymphovascular invasion vs retraction Grading: combination of % tubules Nuclear atypia Mitoses

II.Synoptic Reporting for breast cancer

Synoptic Report ‘synoptic report’, ‘standard proforma’, ‘pathology checklist’, ‘pathology data form’ <> ‘free text’ ‘European guidelines for quality assurance in breast cancer screening and diagnosis. 4th ed.’ (summary document in 2008, Ann Oncol) ‘Standard histopathology reporting forms should be used’ ‘specimen European breast pathology data form’ in guidelines More static (2006-version still valid, 2011-version in press)

Synoptic Report ‘synoptic report’, ‘standard proforma’, ‘pathology checklist’, ‘pathology data form’ <> ‘free text’ ‘College of American Pathologists’ electronic Cancer Checklists On www.cap.org More dynamic (frequent updating) ‘Commission on Cancer of the American College of Surgeons’ in 2010 / Standard 4.6 ‘guidelines for patient management and treatment’ For commendation: ‘90% of the cancer pathology reports include all of the scientifically validated data elements defined by the CAP protocols and 90% use a synoptic format’

Synoptic Reporting Cecile Colpaert MD, PhD en Ilse Van der Auwera PhD ,gerd jacomen BWGBP(Belgian Working group for Breast Pathology)

Synoptic Report BWGP :Colpaert Cecile ,Gerd Jacomen

  SYNOPTIC REPORT FOR INVASIVE BREAST CARCINOMA with/without NEO-ADJUVANT THERAPY

Kankerregistratieformulier voor een nieuwe diagnose Samenwerking UZ Leuven OLV prof P. Neven en BKR olv dr Liesbeth Van Eyken

To the standardisation of pathology protocols Conclusions Standaard rapporteren van borstpathologie is aanbevolen door EUSOMA leidt tot hogere kwaliteit Checklisten zijn beschikbaar en worden bijgewerkt Geprefereerde format : checklist met aanvinken (tick boxes) /vrije tekst In Vlaanderen : reeds verschillende labs hebben standaard rapportering ingevoerd Grootschalige implementatie enkel haalbaar asa standaard rapport ipv vrije tekst Pathologen in opleiding vertrouwd maken met deze synoptic report Het gebruik van synoptic report wordt vereiste voor acrreditatie Communicatie tss APO en Gynaecologen verbetert en aldus ook kwaliteit van zorg

To the standardisation of pathology protocols Conclusions Standard reporting of breast pathology is recommended by Eusoma & CAP and leads to high quality (‘fit for purpose’) pathology reports Data forms / checklist are available and are being updated when necessary Checklist with tick boxes and minimal need for free text are the preferred format (‘drop down menus’, ‘standardized language’) In Flanders: few labs have adopted standard reporting (pathologists ‘addicted’ to narration) Large-scale implementation only feasible if the standard report replaces/shortens the free text report. Pathologists-in-training should be instructed to use standard synoptic reports The use of standard pathology reports should be a requirement for obtaining accreditation (Eusoma, ISO, …) Standard pathology request forms & reports improve communication between clinicians and pathologists and thus the quality of care.