Openbaar Lichaam Bonaire maakt stappen naar de ‘next level’

Inhoud Laatste ontwikkelingen Bonaire Probleemstelling Knelpunten en gevolgen Gewenste situatie Aanbevelingen Resultaat Vragen

Laatste ontwikkelingen van Bonaire

Laatste ontwikkelingen van Bonaire Aansturing Organisatie Versterking beleid Concentratie functies Bundeling taken

Probleemstelling Informatieverstrekking Doorlooptijden verzoeken Organisatie niet voldoende transparant

Knelpunten en gevolgen Procedures en werkprocessen Overgang naar directiemodel Niet beschreven procedures en werkprocessen -Lange doorlooptijden -Willekeurig werken -Stagnatie

Jeetje….dat wordt vechten met die DMS Knelpunten en gevolgen Jeetje….dat wordt vechten met die DMS P&A en registratiesystemen ..O ja!.. mag ik alle stukken inzake ABV voor de vergadering van drie uur ? Natuurlijk

Knelpunten en gevolgen Informatieverstrekking & -verspreiding Social Media Publicatie wetten en regelingen Directe informatieverstrekking E-mail / Website

Knelpunten en gevolgen ICT Technologische ontwikkelingen Oog op de toekomst Beleid internet en E-mail gebruik Behoefte analyse OLB

Knelpunten en gevolgen Personeel

Wat nu ?

Archiefwet Archiefwet: De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Identificeren en beschrijven Opschoning Voordelen: Inzicht Afstemming Gewenste situatie Werkprocessen Identificeren en beschrijven Opschoning Voordelen: Inzicht Afstemming Optimalisatie

Gewenste situatie Koppelingen maken Voordelen: Aanpassingen Procedures Koppelingen maken Voordelen: Aanpassingen Tranparantie Betere service

Document management system Pakket van eisen Ondersteuning Gewenste situatie Aanschaf nieuwe DMS Document management system Pakket van eisen Ondersteuning Toekomstvisie

Toekomstige situatie Taken afdelingen: Inkijkfunctie Aanmaken zaken Decentralisatie DMS Taken afdelingen: Inkijkfunctie Aanmaken zaken Toevoegen documenten Statussen wijzigen Vooraf archiveren

Handelingen overgenomen Geen routinematige handelingen meer Toekomstige situatie Decentralisatie DMS Handelingen overgenomen Geen routinematige handelingen meer Nieuwe taken DIV-er: Controlerende rol Begeleiden/ondersteunen Optimaliseren processen

Managementinformatie bij de hand Archiefvorming Uniformiteit Gewenste situatie Procesgericht werken Inzicht in je zaken Managementinformatie bij de hand Archiefvorming Uniformiteit Serviceverlening Klant staat centraal

Gewenste situatie Informatieverspreiding

Toegang tot informatie Back up voor beveiliging Controle op gebruik Gewenste situatie Digitaal archief Raadpleging Zoekmogelijkheden Toegang tot informatie Back up voor beveiliging Controle op gebruik Webbased

Aanbevelingen Personeel Draagvlak Gemotiveerd Projectgroep Training

Aanbevelingen Succesfactor

Aanbevelingen Voortgangscontrole

Geordend en toegankelijker Transparanter Return on investment Resultaat Geordend en toegankelijker Transparanter Return on investment Kortere zoek en bewerkingstijden Afbouw papieren huishouding Geen tijdrovende dossiervorming

Bedankt voor Uw aandacht Heeft U nog vragen ?