Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie Themabijeenkomst Digitaal Stelsel Omgevingswet 14 juli 2016

De waarde van informatie Ontoegankelijke informatie verliest zijn waardeloos

Zwak punt: secundair gebruik van informatie

Wat is een archief? Archief = duurzaam toegankelijke overheidsinformatie Elk systeem kan archief zijn Archiveren = toegankelijk maken

Wat is overheidsinformatie? Alle informatie! ontvangen of gemaakt bij het uitvoeren van taken

Toegankelijk  Informatie is vindbaar

Toegankelijk  Informatie is beschikbaar

Toegankelijk  Informatie is interpreteerbaar

Toegankelijk  Informatie is authentiek Rik Zeeman Minister van Archiefzaken

Toegankelijk  Informatie is volledig

Duurzaam toegankelijk Bestand tegen veranderingen TAKEN VERPLAATSEN GEBRUIKERSWENSEN FORMATEN APPLICATIES ORGANISATIE ACTUALITEIT

Relatie tot 3 B’s Beschikbaar  vindbaar en beschikbaar? Betrouwbaar  authentiek en betrouwbaar? Bestendig  duurzaam toegankelijk?

Afbakening verantwoordelijkheid Archiefwet: overheidsorgaan is verantwoordelijk voor de duurzame toegankelijkheid van alle informatie ontvangen of gemaakt bij uitvoeren van eigen overheidstaken Uitvoering kan bij andere organisatie belegd zijn

Verantwoordelijkheid bij samenwerking Dubbele verantwoordelijkheid bij informatie-uitwisseling: Verzender: vanuit taak waarin informatie gemaakt is Ontvanger: vanuit taak waarin informatie gebruikt wordt Uitzondering: ontvanger voert taak van verzender uit. Uitvoering kan bij één organisatie belegd zijn

Hoe duurzaam toegankelijk maken?

Toegankelijkheid ‘by design’

Kwaliteitseisen: DUTO Zie wiki.nationaalarchief.nl/duto Wat: Standaard kwaliteitseisen m.b.t. beheer van informatie Praktische ondersteuning bij toepassen van de eisen Beheerorganisaties (gericht op leren van ervaringen) Status: Professioneel advies Beoogde standaard (eerst rijk, dan gehele overheid)

Doel eigen eisen bepalen o.b.v. DUTO-eisen Op verschillende niveaus: -organisatie -proces -applicatie Focus: -bij hoge risico’s -bij verandering

verbinden DIV/archief met IV aansluiten bij belang primair proces Doelgroep

Waar archieffuncties realiseren?

Ontwerppatroon 1 primair bronapplicatie lopend status werkproces archieffuncties gebruiker secundair gesloten

Ontwerppatroon 2 primair bron- applicatie lopend secundair gesloten archiefapplicatie opname status werkproces archieffuncties gebruiker

Ontwerppatroon 3 primair bron- applicatie lopend secundair gesloten verplaatsen status werkproces archieffuncties gebruiker archief- applicatie

Vertalen DUTO-eisen naar ontwerp

DUTO-scan Uitdaging: abstractie eisen  concreet ontwerp Fit/gap-analyse op concrete casus Altijd vanuit perspectief van (secundair) gebruik Doelen: Identificeren van meest urgente verbeterpunten Kennisdeling Verzamelen leerpunten voor DUTO Begeleiding door NA, op termijn zelfscan

Eerste DUTO-scans

Workshop 2 CIO en Architecten identificeren mogelijke oplossingen Workshop 1 Gebruikers: identificeren knelpunten Workshop 3 Dialoog 1&2: prioriteiten en aanpak bepalen Fase 0 Bepalen opdracht: - casus - opdrachtgever PM - sponsor IM - coördinator Fase 4 Implementatie: - aanbevelingen casus - opschaling naar rest van organisatie Evaluatie scan Leren DUTO scan

fase 0: definitie casus Use case (bezwaar afhandelen, WOB-verzoek, historisch onderzoek, … etc) Use case (bezwaar afhandelen, WOB-verzoek, historisch onderzoek, … etc) Werkproces (vergunning verstrekken, project uitvoeren, beleid maken, … etc) Werkproces (vergunning verstrekken, project uitvoeren, beleid maken, … etc) Informatieobjecten (brief, notitie, webpagina, aanvraag, bekeuring, dossier, tweet, … etc) Onvangst/Creatie van informatie Gebruik van informatie externe input Bron applicaties (filesysteem, DMS, CMS, , database, Twitter, cloudvoorzieningen, … etc.) Opdrachtgever primair proces Sponsor informatie management Contactpersoon uitvoeren scan Verandercontext

DUTO-eisen

DUTO-eisen: weet wat je hebt 1.Er is een informatiemodel waarin alle informatieobjecten zijn beschreven die de organisatie ontvangt en creëert. [4]

Wat is een informatieobject? Begrip nodig voor eenheid van informatie Uitdaging: ook voor nieuwe vormen van informatie Opties: Archief/DIV: document of (archief)bescheiden Architecten: informatieobject Beide werelden verbinden!

Informatieobject “Een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit.” [NORA] Wat betekent dit?: eigen identiteit  heeft een uniek identiteitskenmerk gegevens  is een verzameling gegevens geheel  structuur in gegevens (attribuut/waarde-paren) op zichzelf staand  als eenheid van waarde Abstractie: zegt niks over fysieke vorm

Keuzevrijheid Keuzevrijheid in afbakenen informatieobjecten Criteria: hoe wordt er over informatie gepraat hoe wordt informatie gebruikt praktische implicaties Niet: gebonden aan applicatie (database, website, etc.), applicatie kan verzameling van informatieobjecten zijn los databasegegeven Afbakening vastgelegd in informatiemodel

Voorbeelden van informatieobjecten Teksten: verslag, notitie, rapport Berichten: , Twitter, WhatApp Afbeeldingen: foto, filmpje, bouwtekening Registratie: inschrijving, adres, contract Zaaksysteem: aanvraag, besluit Internet: webpagina, blog, Facebook

DUTO-eisen: waardering 2.Informatieobjecten zijn ingedeeld in risicoklassen. Per risicoklasse is het toegankelijkheidsniveau bepaald waaraan de betreffende informatieobjecten moeten voldoen. [41] 3.Er is een vastgestelde selectielijst waarin is beschreven hoe lang informatieobjecten bewaard worden. [32]

DUTO-eisen: functies voor toegang 4.Er is een zoekfunctie waarmee alle informatieobjecten vindbaar zijn, binnen redelijk tijd en inspanning. [31] 5.Van elk informatieobject is een weergave beschikbaar, binnen redelijke tijd en inspanning. [25] 6.Van elk informatieobject is een export beschikbaar, binnen redelijke tijd en inspanning. [22]

Presentatie van informatieobject hier stellen we eisen aan

DUTO-eisen: inzagerecht 7.Een informatieobject is toegankelijk voor iedereen die inzagerecht heeft. Zoals bepaald door regelgeving en beleid. [29] 8.Als een informatieobject slechts gedeeltelijk openbaar is, dan zijn er een gedeeltelijke weergave en export beschikbaar waarin alleen de openbare delen zijn opgenomen. [27]

DUTO-eisen: standaarden 9.Informatieobjecten zijn beveiligd tegen onbedoelde en onbevoegde wijzigingen. Conform de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. [26] 10.De export van een informatieobject voldoet aan een open en standaard formaat. [21] 11.De weergave en export van elk informatieobject bevat minimaal volledige en actuele metagegevens zoals voorgeschreven in de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie. [13]

Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie Entiteitstype [1] / Aggregatieniveau [3] Identiteitskenmerk [2] / Extern identificatiekenmerk [10] Naam [4] Classificatie [5] Plaats [7] / Dekking [9] Event geschiedenis [12] Relatie [15] (= verwijzingen naar andere informatie) Gebruiksrechten [16] / Vertrouwelijkheid [17] Vorm [19] (= informatietype) Formaat [21]

DUTO-eisen: vernietigen en overbrengen 12.Informatieobjecten worden niet eerder en niet later vernietigd dan is aangeven in de selectielijst. Na vernietiging van een informatieobject is er een verklaring van vernietiging beschikbaar. [34] 13.Een blijvend te bewaren informatieobject wordt binnen twintig jaar overgebracht naar een archiefbewaarplaats. [36]

DUTO-eisen: ter discussie (nog concept) 14.Per informatietype is vastgelegd wat de essentiële kenmerken zijn van de betreffende informatieobjecten. [10] 15.Essentiele kenmerken van een informatieobject worden volledig en juist weergegeven. [43] 16.Een export bevat alle essentiële kenmerken. [42]