Onderzoeksproject samenwerkende archiefdiensten 1

Onderwerpen Aanleiding onderzoek (Vincent) Onderzoek samenwerkende archiefdiensten (Monique)  Uitgangspunten  Organisatie (door, voor, met wie)  Resultaten  Planning Vragen 1

Aanleiding 2

Onderzoek - uitgangspunten  Bundeling kennis en kracht in onderzoek naar mogelijke scenario’s duurzame opslag en toegankelijkheid voor aangesloten gemeenten  Archiefdiensten gaan niet zelf een e-depotvoorziening realiseren  Zijn wel opdrachtnemer voor de aangesloten gemeenten om samen een (aansluiting op) een e-depot te realiseren  In afstemming met gerelateerde activiteiten van AIDO, KING, VNG en Archief2020; zoveel mogelijk hergebruik van wat er al is en werkt 3

Onderzoek - resultaten  Nulmeting: o Bepalen hoe ver de aangesloten gemeentes zijn m.b.t. digitaal werken en digitale archivering o Vaststellen profielen betrokken medewerkers  Rapport met scenario’s voor het organiseren van duurzaam digitaal informatiebeheer (incl. risicoanalyse/BC)  Beoordeling instrumenten KING en Archief2020 in de praktijk 4

Resultaten onderzoek - nulmeting Inzicht in:  de omvang van de digitale bestanden die in aanmerking komen voor duurzame digitale archivering  waar in de organisatie zich deze digitale archiefbescheiden bevinden  taken en verantwoordelijkheden m.b.t. informatiebeheer  de verhouding tussen bestanden die bij DIV bekend zijn en welke elders worden bewaard  de inspanningen die geleverd moeten worden om die te archiveren bestanden voor opname in een e-depot gereed te maken  kennis en kunde van medewerkers die hierbij betrokken zijn 5

Onderzoek - organisatie 6 Voor de bestuurders van de aangesloten gemeentes die hun informatie transparant en duurzaam digitaal moeten opslaan Voor de archiefdiensten die gezamenlijk een oplossing willen aanbieden aan de gemeentes om hun informatie duurzaam digitaal op te slaan Door wie? Voor wie? Projectorganisatie à la Prince2 Archief Eemland trekker/opdrachtnemer (Externe) onderzoeker die goed thuis is in de wereld van de gemeentelijke informatiehuishouding Gemeenten dragen bij aan kosten naar rato Inzet mensen: voor interviews en aanleveren/ toelichten documenten

Opzet onderzoek - organisatie 7 Met wie? DIV medewerkers, recordmanagers Informatiemanagers Afdelingsmanagers (interne) dienstverlening/publiekszaken/ concernstaf Unithoofden/teamleiders DIV/I&A/informatie- voorziening/ automatisering …… van de aangesloten gemeentes Archivarissen archiefdiensten

Opzet onderzoek - planning Presenteren Adviseren Wanneer ? 1 e kwartaal 2016 Voorbereiding gemeentes Metadata Opschonen/kwaliteit Selecteren informatieobjecten Maken beleid en afspraken 4 e kwartaal 2016 Voorbereiding gemeentes Business case Samenwerkingsvormen Programma van eisen/bestek/EA 8 2 e kwartaal e kwartaal 2016 Analyseren Inventariseren

Vragen/discussie 10 Wat vindt u van het voorstel? Ziet u het onderzoek met vertrouwen tegemoet? Heeft u tips, opmerkingen of andere bijdragen? Kunnen wij u verder helpen?