15 september 2014 Help, ik heb geen e-depot Workshopleider: Jeroen Jonkers Begeleiding: Margriet van Gorsel

Waar hebben we het over?? Wat verstaan we onder een digitaal depot of e-depot? Duurzame toegankelijkheid regel je in je werkproces

Diversiteit in definities Allemaal gebaseerd op: Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3)Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED3) (december 2012) Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen, procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

“Cruciaal is dat het begrip digitale duurzaamheid vaak verengd wordt tot het ontwikkelen en implementeren van een e-depot. Doordat de discussie zich zodoende blijft afspelen binnen een specialistisch domein, brengt deze benadering organisaties en overheden moeilijk in beweging” Bron: Uitvoeringplan 2014 Archief2020 Uitdaging

Wat zoekt u? -Ik digitaliseer de poststroom en dan ben ik er toch? -Welke technische oplossing is er? -Ik wacht op ontwikkelingen en sluit dan aan. Bij wie kan dat? -In welk open formaat moet ik mijn informatie plaatsen? (volgens archiefregeling pdf/a of …) -Waar kan ik mijn e-depot kopen?? -Ik heb geen behoefte aan een e-depot, maar wil in control zijn. Hoe kan ik handig bij al mijn documenten?

Functionaliteiten van een digitaal depot metadateren van digitale informatie Opslaan van digitale informatie Vernietigen van digitale informatie Bewaren van digitale informatie Beschikbaar stellen van informatie

(Bron: gedeelte van routekaart overheidsinformatie digitaal toegankelijk)

Landschap van organisaties met een e-depot en nog diverse anderen…..

DTR Programma NA en RHC’s die rijksarchief beheren

Doorkijkje naar 2020 Landelijke infrastructuur? lokale/regionale samenwerkings- verbanden nieuwe producten en diensten

Work: Welke vragen heb je met betrekking tot het e-depot?

Vooraf gestelde vragen -Waar liggen de problemen bij de ontwikkeling van de landelijke voorziening? -Wat kan een gemeente doen om zich voor te bereiden op overbrenging naar een e-depot? -Waar moet een digitale bewaarstrategie aan voldoen? -Als je het TMLO hebt ‘gemapt’ met het DMS, ben je dan klaar voor aansluiting met het e-depot? -Is de term e-depot een gedeponeerde merknaam? -Waarom wordt uitgegaan van E3? -Waar kan ik een werkend e-depot zien?

E-depot is meer een state of mind! Straks is er een functioneel ontwerp van KING en dan ……. Straks is er een landelijk netwerk van het Rijk (NA en RHC’s) en dan ……. Kaders zijn er genoeg, maar de invulling …

Welke stappen onderneem je om te komen tot een e-depot? Uitgangspunt: je hebt geen (volwaardig) e-depot ….. je wilt je digitale bronnen duurzaam beheren èn vindbaar en toegankelijk houden….

Stappen voordat je een e-depot hebt! 1 Maak inzichtelijk hoe je om gaat met de huidige digitale bestanden 2 Maak heldere procedure voor de afgesloten digitale bestanden/data 3 Bereid dit voor bij de bron: adviseer over belang van juiste vorm van metadatering bij de archiefvorming 4 iemand(en) in de organisatie maakt voorstel voor ‘voorbereiding e- depot’ 5 Ga aan de slag met ED3 en maak het concreet! of gebruik DEN scoremodel 6 Zoek (intern en extern) samenwerkingspartners op 7 Organiseer op strategisch niveau bewustzijn / draagvlak om digitale duurzaamheid op te pakken ('start with why') 8 Volg actief ontwikkelingen in 't veld (archief2020.nl, BREED, Pleio etc)

Work: Concreet op te pakken acties in de praktijk 1 Wat ga jij oppakken voor 1 januari 2015 om het beheer van de digitale bestanden professioneler vorm te geven? 2 Wat of wie heb je hierbij nodig? 3 Op welke wijze koppel je hierover terug aan collega's/vakgenoten?

Tips vanuit de praktijk: 1 Wees concreet 2 “Denk groot en handel klein” 3 Zet stappen om ‘in control’ te komen 4 Denk in mogelijkheden 5 Leun niet op de e-depots in het land; kijk naar je eigen organisatie 6 Breng in kaart wat je zelf op kan pakken

Wat gaat het je opleveren? - Duurzame toegankelijkheid - Gemeenschappelijke toegankelijkheid - Nieuwe diensten voor nieuwe gebruikers -Aansluiting bij de ontwikkeling (De bron is al digitaal)

Deel je ervaringen en documenten op Pleio Succes en tot snel!