DWR-Archief 17 september 2015 Stefan Kerkmeester Ruud Yap

Agenda Introductie Scope Wat is uitplaatsing? Generiek en gemeenschappelijk PDC Aansluiten en uitplaatsen Zoek & Vind Lessons learned project 2 DWR-Archief

Introductie -Opdrachtgevers: vijf kerndepartementen -OCW -BZK -SZW -EZ -Financiën -Opdrachtnemer: -Nationaal Archief 3 DWR-Archief

Scope DWR-Archief gaat uit van een releasematige oplevering het niet raadzaam is om functies te ontwikkelen die niet getest en gebruikt kunnen worden alleen ontwikkeling waarbij praktijktoets op de juiste ontwikkelingsrichting mogelijk is Met de herijking van het project DWR-Archief is besloten tot een releasematige oplevering waarbij in de eerste release (eind 2015) alleen afgesloten dossiers uitgeplaatst worden in het DWR-Archief. DWR-Archief 4

Scope Release 1 maakt het mogelijk dat unieke authentieke documenten plus de metadata in DWR-Archief bewaard kunnen worden, waarbij de zorgdrager nog steeds de zorg over het document draagt, maar ze uitgeplaatst heeft in het e-Depot van het Nationaal Archief. Toegankelijkheid wordt door een departement geregeld via de generieke zoek- en vindfunctionaliteit van het SSC-ICT. Dit noemen we Uitplaatsing. DWR-Archief 5

Wat is uitplaatsing? Bij uitplaatsen gaat het om het verplaatsen van de records (document en metadata) naar het e-Depot. Toegang wordt verleend via de rijks brede zoek en vind functionaliteit. Het NA ont zorgt door het beheer over de informatie uit te voeren. 6 DWR-Archief

Uitplaatsing en Overbrenging DWR-Archief 7

Generieke en gemeenschappelijke functionaliteiten Binnen het Rijk afspraken over generieke (verplicht) en gemeenschappelijke (optioneel) functionaliteit: Overbrengen is een generieke functionaliteit, daar ligt een wettelijke verplichting aan ten grondslag. De interface is gerealiseerd, NA faciliteert een koppelvlak waar elk departement op moet aansluiten. Voor uitplaatsen geldt dat de departementen zorgdrager blijven. NA levert een gemeenschappelijke voorziening voor het uitplaatsen, vijf departementen sluiten aan, de andere departementen worden uitgenodigd hier ook gebruik van te maken. 8 DWR-Archief

PDC voor departementen - basisdiensten 9 DWR-Archief Afname e-Depot e-Depot van het NA, inclusief TOCO, beheer- en bewaardiensten en de dienst zoeken en vinden Basis aansluitdiensten Implementatiebegeleiding Basis technische begeleiding Informatiesessie e-Depot en training Zoek en Vind platform Metadatadiensten Mapping metadataschema’s Beheren metadata Preservationdiensten Preservation uitvoering Vernietigingsdiensten Uitvoeren vernietiging archiefbescheiden

PDC voor departementen – optionele diensten Optionele aansluitdiensten Technische begeleiding plus Pré-ingest adviesdiensten Advisering pré-ingest Metadatadiensten Adviseren completeren metadata Voorbereiden overbrengen archiefbescheiden Ondersteuning voorbereiden overbrengen DWR-Archief 10

DWR-Archief 11 Proces van aansluiting

Proces van aansluiting: Sporen Techniek en Inhoud Proces: Mapping (TopX 2.1) Export (pre-)ingest Preservation / beheer Zoek & Vind 12 DWR-Archief

Zoek & Vind 1.Eigen zoekmachine via open standaard OAI-PMH 2.Alleen één klantgroep toegang via of SSC/ICT zoek 3.Alle users hebben toegang tot DWR: groepen en toegang moet van dept. naar SSC/ICT zoeken 4.Alle users hebben via SSC/ICT toegang tot DWR én lokaal DMS/RMA. 5.Alle users hebben via SSC/ICT toegang tot DWR én DMS/RMA én Netwerkschijven en/of andere bronnen: Enterprise Search. 13 DWR-Archief

14 Zoek & Vind (SSC) Eindgebruiker DWR- Archief DMS Bijv. Netwerk schijven DWR-Archief

15 DWR-Archief Zoek & Vind Één klantgroep DMS/RMA Department NA e-Depot

Lessons learned Wat plaatst men uit en waarom? Content vraag en toegang? Specs van content? Standaarden zeer belangrijk voor uitwisseling en interoperabiliteit. In project dezelfde taal spreken / definities van termen. Wat is er echt op orde in DMS/RMA? Hoe sluit men bijvoorbeeld dossiers af? Topx2.1 en TPR & TMLO – beheer van TPR? 16 DWR-Archief