Informatievergadering BESTEK 16SM140 Réunion d’information CSCh 16SM140 Divisie Overheidsopdrachten Support Systems 16/09/2015

Inhoud - Contenu Inleiding – Introduction Voorwerp van de opdracht – Objet du marché Overlopen bestek – Parcourir CSCh Vragen – Questions POC 2

Overheidsopdracht – Marché public Voorwerp – Objet Bestek MRMP-S/AM 16SM140 van 24/08/2015 Meerjarige open overeenkomst (2016 – 2019) tegen prijslijst voor de aankoop en levering van brandstof (Jet A-1 en F-34) ten behoeve van de vliegtuigen en helikopters van Defensie CSCh MRMP-S/AM 16SM140 de 24/08/2015 Marché pluriannuel ouvert ( ) à bordereau de prix concernant l’achat et la livraison de carburant (Jet A-1 et F-34) au profit des avions et hélicoptères de la Défense 3

Aard van de overheidsopdracht:Leveringen Nature du marché:Fournitures Wijze van gunnen van de opdracht: Open aanbesteding Mode de passation du marché: Adjudication ouverte ► GEEN ruimte voor onderhandelingen AUCUNE latitude à des négociations ► Aan alle voorwaarden van de markt moet voldaan worden bv.: leveringstermijn, borgtocht, technische eisen… (verkoopsvoorwaarden van de inschrijver gelden niet) Toutes les conditions du marché doivent être respectées p.e. délai de livraison, cautionnement, exigences techniques… (les conditions de vente du soumissionnaire ne sont pas valables). Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 2 – CSCh Par 2 4

Overheidsopdracht tegen prijslijst – Marché public à bordereau de prix – Post nr. 1: levering via het CEPS – livraison via le CEPS – Post nr. 2: levering per tankwagen – livraison via camion-citerne – Post nr. 3: levering per tankwagen in noodgeval – livraison via camion-citerne en cas d’urgence Geschatte hoeveelheden – Quantités estimées Voorziene looptijd - Durée prévue: 4 jaar - 4 ans Start: daags na brief van kennisgeving  31/12/19 Début: du lendemain de la notification  31/12/19 Varianten en opties NIET toegelaten Des variantes et options NE sont pas autorisées 5

Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 3 – CSCh Par 3 Aanbestedende overheid – Pouvoir Adjudicateur: ► Voorbereiding opdracht – Préparation du marché ► Beoordeling offertes – Évaluation des offres ► Gunning – Attribution ► Wijzigen opdracht – Modifier le marché ► Behandelen van problemen – Traitement des problèmes Vertegenwoordigd door de Leidende Dienst – Ondersectie Support Products Représenté par le Service Dirigeant – Sous-section Support Products ► MRMP-S/AM: POC Maj Bael Danny Lt Vantorre Vincent 6

Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 3 – CSCh Par 3 Leidend ambtenaar (LA) – Fonctionnaire dirigeant (FD): ► Uitvoering opdracht – Exécution du marché ► Bestelbrieven voor leveringen – Lettres de commandes pour les livraisons ► Coördinatie van de leveringen – Coordination des livraisons ► Opleveringsactiviteiten – Les activités de réception ► Mogen modaliteiten (leveringstermijn, …) of inventaris overeenkomst niet aanpassen – ne peuvent pas modifier les modalités (délais de livraison, …) ou l’inventaire du marché 7

Post nr. 1 – Poste N° 1 – Bestellingen – Commandes Algemene Directie Material Resources Divisie Overheidsopdrachten Sectie Support Systems Ondersectie Support Products Kwartier Koningin ELISABETH Eversestraat 1 B-1140 EVERE Tel: +32(0)2/ Fax: +32(0)2/ Welke Leidend ambtenaar (LA)? Quel Fonctionnaire dirigeant (FD)? 8

Post nr. 1 – Poste N° 1 – Leveringen – Livraisons BPO (Belgian Pipeline Organisation) – Bureel Exploitatie Kwartier Tarweschoof Parkstraat 36 B-3000 LEUVEN Tel: +32(0)16/ Fax: +32(0)16/ Welke Leidend ambtenaar (LA)? Quel Fonctionnaire dirigeant (FD)? 9

Post nr. 2-3 – Poste N° Wing – Bureel Contracten Base Charles Roman Rue de la grande lecke B-1320 BEAUVECHAIN Tel: +32(0)10/ Welke Leidend ambtenaar (LA)? Quel Fonctionnaire dirigeant (FD)? 10

Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 4 – CSCh Par 4 Selectiecriterium – Critère de sélection ► Uitsluitingsgevallen volgens KB1 Art 61 §1,1° - §1,4° ; Art 61 §2,5° - §2,7° Des cas d’exclusions selon AR1 Art 61 §1,1° - §1,4° ; Art 61 §2,5° - §2,7° ► Verplichtingen aangaande de sociale zekerheid :KB1 Art 61§2,5° Obligations concernant la sécurité sociale :AR1 Art 61§2,5° ► Geen beroep doen op vroegere medewerkers van Defensie Pas faire appel à des anciens collaborateurs de la Défense ► Offerte Bijl A, vak 11 ondertekenen Offre Ann A, Rubrique 11 signer Voor Belgische inschrijvers gebeurt de controle van de RSZ door de aanbestedende overheid – Le contrôle du ONSS sera exécuté par le Pouvoir Adjudicateur pour les soumissionnaires belges Buitenlandse inschrijvers moeten een bewijs toevoegen dat ze hun verplichtingen vervuld hebben in hun land – Les soumissionnaires étrangers doivent ajouter la preuve qu’ils ont satisfait à leurs obligations dans leur pays 11

De offerte – L’offre ► EEN offerte per inschrijver - UNE offre par soumissionnaire ► Hoe indienen? – Comment introduire? 1) ofwel elektronisch – soit de façon électronique  Bijl W – Ann W ( 2) Ofwel per schrijven – soit par écrit  aangetekend is aangeraden – recommandé est suggeré 3) Ofwel persoonlijk neergelegd bij de Aanbestedende Overheid – soit apporté personnellement auprès du Pouvoir Adjudicateur Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 12

De offerte – L’offre 1) Administratief & financieel volgens Bijl A en zijn aanhangsels Administratif & financier selon l’Ann A et ses appendices - 1 exemplaar met prijzen “ORIGINEEL’’ - 1 ex avec prix ‘’ORIGINAL’’ - 1 exemplaar zonder prijzen – 1 ex sans prix 2) Technisch & logistiek volgens Bijl C en D Technique & logistique selon l’Ann C et D - 2 exemplaren in geval van papieren offerte waarvan 1 “ORIGINEEL’’ 2 exemplaires lors d’une offre sur support papier et 1 ‘’ORIGINAL’’ Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 13

1) Administratief & financieel volgens Bijl A en zijn aanhangsels Administratif & financier selon l’Ann A et ses appendices -Kopie statuten – une copie des statuts de la firme -Kopie akte van benoeming wettelijke vertegenwoordiger (s) – une copie de l’acte de nomination de son (ses) représentant(s) légal (légaux) -Volledig ingevulde en getekende inventaris conform Par 5 l’inventaire dûment rempli et signé conformément au Par 5 - Veiligheidsinformatieblad – La fiche de données de sécurité -Firma’s buiten België: RSZ-attest – Firmes en dehors de la Belgique: attestation ONSS 2) Technisch & logistiek volgens Bijl C en D Technique & logistique selon l’Ann C et D – Bijl C en D ingevuld waar nodig – Ann C et D dûment remplis Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 14

Verduidelijking inventaris – Explication l’inventaire  Beschrijving geschatte hoeveelheden Description quantités estimées Post nr. 1 – Poste N°1: m³ Post nr. 2 – Poste N°2: m³ Post nr. 3 – Poste N°3: noodgeval/cas d’urgence In functie van de datum van notificatie zullen de hoeveelheden voor 2016 pro rata worden besteld! En fonction de la date de notification, les quantités de 2016 seront commandées pro rata!  Prijsstructuur/Structure de prix 100% Vrijstelling van BTW – 100% exonération de TVA (Art 42, §3, 1e, 4°) Max officiële prijs juni 2015 – accijnzen – APETRA – korting = UW NETTOPRIJS Prix max officielle juin 2015 – accises – APETRA – ristourne =VOTRE PRIX NET Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 15

Taal in de offerte – Langue dans l’offre ► Taal administratief & financieel luik : N of F Langue du volet administratif & financier : N ou F ► Taal technisch & logistiek luik : N, F of E Langue du volet technique & logistique: N, F ou A ! Indien in Engels, kan er een vertaling gevraagd worden op kosten van de inschrijver Si en anglais, le Pouvoir Adjudicateur se réserve le droit de demander une traduction aux frais du soumissionnaire Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 16

De offerte – L’offre ► In een definitief gesloten omslag of pakje met daarop: Sous pli ou dans un colis, définitivement scellé portant l’indication: 1. Nummer van het bestek - Le numéro du CSCh = 16SM Datum en uur van opening - La date et l’heure de l’ouverture = 21/10/ :00 ► Plaats van opening offertes – Lieu d’ouverture des offres = Lokaal 4D0.88 – Local 4D0.88 ► Verbintenistermijn inschrijver - Délai d’engagement du soumissionnaire = tot 18/02/2016 – jusqu’au 18/02/2016 Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 5 – CSCh Par 5 17

Gunning - Attribution ► Laagst regelmatige offerte – L’offre regulière la plus basse ► Formeel en materieel – Formelle et matérielle ► Belang aangeboden prijs – Importance prix offert ► Prijsevaluatie met verbeteringstermen – Evaluation de prix avec termes correctifs ► Voorbeeld - Exemple Voorbeeld - Exemple Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par – CSCh Par

Prijzen - Prix ► Levering onder schorsingsregeling – Livraison en régime suspensif ► Delivery Duty Paid ► Prijzencontrole kan bij de evaluatie van de offertes uitgevoerd worden en kan te allen tijde tijdens de volledige looptijd van het contract gebeuren – Vérification des prix pendant l’evaluation des offres et une vérification est toujours possible pendant la durée totale du contrat ► Prijsherziening – Révision des prix Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 9– CSCh Par 9 19

Leveringen - Livraisons ► Bestellingen door LA – Placement de commandes par le FD ► Inhoud: nummer en datum van bestelbon, nummer en datum van overeenkomst, hoeveelheden - Contenu: Numéro et date du bon de commande, numéro et date du marché, les quantités ► Leveringstermijn en leveringsplaats: zie bijlage D Délai et lieu de livraison: Ann D ► Verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer – Responsabilité de l’Adjudicataire ► Fiscaal regime – Régime fiscal ► Onder schorsingsregeling – En régime suspensif ► Toestemming via FOD Financiën – autorisation par SPF Finances Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 11 – CSCh Par 11 20

Réceptions Ann I Opleveringen Bijl I – Réceptions Ann I ► Keuring a posteriori (steekproef) – Réception technique a posteriori (coup de sonde) ► Nazicht van de levering – Vérification de la livraison Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 12 – CSCh Par 12 21

Betalingsmodaliteiten – Modalités de paiement ► Factuur – Facture - International Bank Account Number (IBAN) - Bank Identification Code (BIC) -Nr. contract 16SM140 - N° de contrat 16SM140 -Nr. bestelbrief – N° de la lettre de commande -Verschillende vrijstellingen – Différentes exonérations -BTW/TVA -Accijnzen/Accises -APETRA -Factuur + bestelbon + PVVO -> LA – Facture + bon de commande + PVR -> FD ► Betaling – Paiement Betaling binnen de 30 kalenderdagen vanaf ontvangst factuur door LA Paiement endéans les 30 jours calendrier à partir réception de la facture par FD Overheidsopdracht – Marché public Bestek Par 14 – CSCh Par 14 22

NaamFunctieGegevens Luitenant VANTORRE Vincent Leidende dienst02/ Majoor Ing BAEL Danny Leidende dienst02/ Overheidsopdracht – Marché public PERSONS OF CONTACT 23

? Overheidsopdracht – Marché public VRAGEN - QUESTIONS 24

Informatiesessie contract 16SM140 MRSys-S/P/P 16 Sept 2015 Fabrice Guidotti 25

Inhoud Technisch luik contract 16SM140 Logistiek luik contract 16SM140 Uitvoeringsmodaliteiten contract 16SM140 Vragen 26

Technisch luik Jet A-1: Uitgangspunt: de Jet A-1 moet voldoen aan de kwaliteitseisen zoals beschreven in de Defence Standard (laatste versie). – Maar: Volgende eisen primeren op eisen van de Def Stan 91-91: De aanwezigheid van (semi-) synthetische componenten zoals beschreven in Bijl D van Def Stan is niet toegestaan. De limiet aan FAME (Fatty Acid Methyl Ester) bedraagt max. 5 mg/kg. F-34: Uitgangspunt: deze moet voldoen aan de kwaliteitseisen zoals beschreven in de Defence Standard (laatste versie). – Maar: Volgende eisen primeren op de eisen van de Def Stan 91-87: De aanwezigheid van (semi-) synthetische componenten zoals beschreven in Bijl C van Def Stan is niet toegestaan. 27

Logistiek luik 3 posten – Post Nr 1 - Leveringen via het CEPS: Leveringsschema wordt overgemaakt door de LA via de CEPS (nl. bureau exploitatie van BPO). Leveringsorders zullen ten laatste 30 dagen voor de gewenste leveringsdatum aan de aannemer worden gericht. Ingangspunten van het CEPS: – Antwerpen – Gent – Pernis (NL) – Le Havre (FR) – Dunkerque (FR) De aanbieder dient één of meerdere van deze ingangspunten aan te geven in de offerte. De technische karakteristieken van de verschillende mogelijke ingangspunten van het CEPS kunnen bekomen worden bij BPO – bureel exploitatie. 28

Logistiek luik – Post Nr 2 en 3 – leveringen per tankwagen Post Nr 2: Het betreft de rechtstreekse levering per tankwagen van F-34 brandstof (Jet-A1 + LIA additief en FSII additief) aan de 1 Wing (basis BEVEKOM) en Basis Koksijde. – Geschatte hoeveelheden: » m 3 voor 1 Wing » 800 m 3 voor Basis Koksijde Post Nr 3: leveringen per tankwagen in noodgeval aan: – 10 W TAC (Basis Kleine Brogel) voor F-34 – 2 W TAC (Basis Florennnes) voor F-34 – 15 W Lu Tpt (Basis Melsbroek) voor Jet A-1 De technische karakteristieken van de voorradtanks en/of brandstofbevoorraders kunnen bekomen worden DGMR-Sys-S/P/P. Bestellingen: – De partiële bestellingen worden geplaatst door de leidend ambtenaar (Bureau contracten van 1 Wing). – De LA maakt wekelijks, ten laatste op de voorlaatste werkdag van de week, de te leveren hoeveelheid van de gewenste brandstof, zijnde F-34 of Jet A-1, per basis voor de daaropvolgende week, over aan de leverancier (per ). 29

Logistiek luik – De leverancier maakt het leveringsschema voor de daaropvolgende week over aan de LA ten laatste voor 16u00 van de laatste werkdag van de week, voor goedkeuring. – De leverancier heeft na het overmaken van het leveringsschema maximaal 7 kalenderdagen om de leveringen uit te voeren. – Het leveringsschema moet aan de volgende vereisten voldoen: » De leveringen dienen plaats te vinden op een werkdag tussen 07u30 en 15u00. » De wettelijke feestdagen en departementale verlofdagen van Defensie zullen jaarlijks overgemaakt worden aan de leverancier door de leidende dienst. – De levering van brandstof gebeurt steeds in de aanwezigheid van de lokale verantwoordelijke. – De contractant zal aan de LA voor de 6 e kalenderdag van elke maand een overzicht (e-Ad document) sturen met het detail van alle uitgevoerde leveringen onder de schorsingsregeling van de afgelopen maand). – De leveringsmethodologie kan aangepast worden in onderling overleg. 30

Logistiek luik – Fiscaal regime: Alle brandstofleveringen zullen onder schorsingsregeling plaatsvinden, d.w.z. zonder accijnzen en BTW. 31

10 W Tac Kleine Brogel 2 W Tac Florennes 1 W Beauvechain 15 W Lu Tpt Melsbroek BKoks Koksijde Truck Loading Station F34 – jaarlijks geschat 800 m 3 F34 – jaarlijks geschat 1200 m 3 Jet A-1 jaarlijks geschat 6500 m 3 F34 – Jaarlijks geschat m 3 F34- jaarlijks geschat m 3 Jet A-1 – jaarlijks geschat m 3 F34 - NOODGEVAL F34 = Jet A-1 + additieven Burgerfirma Jet A-1 F34 Entry point CEPS Jaarlijks ± m 3

Uitvoeringsmodaliteiten Post Nr 1 – leveringen via het CEPS: – LA voor de uitvoering van de opleveringen is BPO. – Kwalitatieve controle: Het in het CEPS ingebrachte product moet geborgd zijn door een analyseverslag of een certificaat van kwaliteit van de raffinaderij. De analyseverslagen worden overgemaakt aan het CEPS voor nazicht. Indien wordt voldaan aan de eisen zal een goedkeuring worden gegeven voor inbreng in het CEPS. FAME gehalte max. 5,0 mg/kg zoniet wordt het lot geweigerd. 33

Uitvoeringsmodaliteiten Staalnames geschieden doorlopend aan het ingangspunt van het CEPS gevolgd door een kwaliteitscontrole (visuele beoordeling). Indien het product niet voldoet, wordt het ofwel teruggepompt naar het punt van herkomst of zal het CEPS de benodigde correctieve handelingen ondernemen, telkens op kosten van de aannemer. Betwisting van de kwaliteit bij de inbreng. – Klacht indienen binnen de 20 dagen volgend op de inbreng. – Bij betwisting zal in gemeenschappelijk overleg een onafhankelijk labo worden aangesteld om een tegenanalyse uit te voeren; kosten voor de partij die in gebreke wordt gesteld. 34

Uitvoeringsmodaliteiten – Kwantitatieve controle Opmeting van de geleverde hoeveelheid d.m.v. een gekalibreerde teller, die voldoet aan de wettelijke vereisten. Opmeting kan ook door een peiling van de reservoirs voor zover akkoord van de Douane Administratie. De metingen gebeuren met gevulde verbindingslijnen. De gemeten volumes worden omgerekend naar 15°C. CEPS zal de bon/PV van volledige voorlopige oplevering opstellen een aan aannemer overmaken. 35

Uitvoeringsmodaliteiten Posten Nr 2 en 3 – Leveringen per tankwagen: – Volledige voorlopige oplevering op plaats van levering Nazicht van de levering: – tankwagen is voorzien van een gekalibreerde teller die voldoet aan de wettelijke vereisten. – De naar 15°C gecorrigeerde hoeveelheid wordt vastgelegd op de leveringsbon en afgetekend door de lokale verantwoordelijke – Levering moet vergezeld zijn van een conformiteitsattest t.o.v. de gevraagde technische specificatie. 36

Uitvoeringsmodaliteiten Keuring a posteriori (steekproefsgewijs) – Voldoen eisen technische specificatie – Bijkomende controles kunnen uitgevoerd worden op vraag van MRSys-S/P/P. – Bestuurder tankwagen nodige bijstand geven indien een staalname wordt uitgevoerd aan de lokale verantwoordelijke. – 3 stalen afnemen van één liter: » 1 staal: analyse DLD » 2 e staal naar contractant (ter bewaring) » 3 e staal is getuigestaal (bewaring LA) – Bij betwisting resultaten: 3 e analyse getuigestaal in ISO geaccrediteerd labo (gekozen in onderling akkoord) 37

Uitvoeringsmodaliteiten -PV van volledige voorlopige oplevering: -Binnen 30 kalenderdagen die volgen op de dag van de levering -Niet-conforme levering: -PV van weigering per aangetekend schrijven -Hoeveelheden die aanwezig zijn vervangen + kosten dragen om de installatie in oorspronkelijke staat terug te brengen. -Definitieve oplevering: waarborgtermijn één jaar. 38

Vragen? 39

€/m³ Bases 10 W Tac Kleine-Brogel 2 W Tac Florennes 15 W Lu Tpt Melsbroek TLS Ingangspunt/point d’entrée Antwerpen4,725,025,87 Gent5,704,696,99 Pernis (NL)4,625,696,60 Le Havre (FR)7,766,849,74 Dunkerque (FR)6,845,888,77 Voorbeeld - Exemple Post nr. ProductLeveringsplaatsGeschatte jaarlijkse hoeveelheid (in m³) 1Jet A1Kleine Brogel Jet A1Florennes Jet A1Melsbroek6.500 Basisgegevens – Données de base De bedragen gebruikt in deze voorbeelden zijn niet representatief en dus geen richtprijzen voor de prijszetting. Les montants utilisés dans ces exemples ne sont pas représentatifs et ne peuvent donc pas être considérés comme prix indicatif. 40

Situatie - Situation Inschrijver A:Nettoprijs – Prix net:500 €/m³ Soumissionnaire AIngangspunt – Point d’entrée:ANTWERPEN Hoeveelheid – Quantité: m³ Inschrijver B:Nettoprijs – Prix net :498 €/m³ Soumissionnaire B Ingangspunt – Point d’entrée :LE HAVRE Hoeveelheid – Quantité : m³ Inschrijver C:Nettoprijs – Prix net :500 €/m³ Soumissionnaire C Ingangspunt – Point d’entrée :ANTWERPEN en GENT Hoeveelheid – Quantité : m³ in ANTWERPEN m³ in GENT Voorbeeld - Exemple 41

Op basis van bovenstaande gegevens berekenen we de te evalueren prijs van de inschrijvers als volgt: Sur base de ces données le prix d’évaluation des différents soumissionnaires est ainsi calculé: Inschrijver A – Soumissionnaire A m³ x 500 €/m³ + ( m³ x 4,72 €/m³ m³ x 5,02 €/m³ m³ x 5,87 €/m³) = € € € € = € Inschrijver B – Soumissionnaire B m³ x 498 €/m³ + ( m³ x 7,76 €/m³ m³ x 6,84 €/m³ m³ x 9,74 €/m³) = € € € € = € Voorbeeld - Exemple 42

Inschrijver C – Soumissionnaire C Prijs voor het product - Prix du produit m³ x 500 €/m³ = € Hoeveelheid via ANTWERPEN - Quantité via ANTWERPEN (( m³/ m³) x m³ x 4,72 €/m³) + (( m³/ m³) x m³ x 5,02 €/m³) + ((6.500 m³/ m³) x m³ x 5,87 €/m³) =63.145,90 € ,80 € ,50 € = ,20 € Hoeveelheid via GENT - Quantité via GENT (( m³/ m³) x m³ x 5,70 €/m³) + (( m³/ m³) x m³ x 4,69 €/m³) + ((6.500 m³/ m³) x m³ x 6,99 €/m³) =17.793,30 € ,20 € ,80 € =38.811,30 € Totale prijs - Prix total € ,20 € ,30 € = ,50 € Voorbeeld - Exemple 43

Evaluatie Inschrijver B biedt de laagste nettoprijs voor het product aan, maar heeft na evaluatie met de verbeteringstermen toch de hoogste prijs door gebruik te maken van het ingangspunt in LE HAVRE. Inschrijver C biedt dezelfde nettoprijs aan als inschrijver A, maar bekomt na evaluatie met de verbeteringstermen een hogere prijs door gebruik te maken van ANTWERPEN en GENT als ingangspunten. Inschrijver A heeft na evaluatie met de verbeteringstermen de beste aanbieding voor post nr. 1. Evaluation Le soumissionnaire B offre le prix net le plus bas pour le produit, mais après l’application des termes correctifs lors de l’évaluation, son prix se révèle plus élevé en utilisant Le HAVRE comme point d’entrée. Le soumissionnaire C offre le même prix net que le soumissionnaire A, mais après application des termes correctifs lors de l’évaluation, son prix se révèle plus élevé en utilisant ANTWERPEN et GENT comme points d’entrée. Le soumissionnaire A offre le meilleur prix pour le poste N°1 après l’application des termes correctifs. Voorbeeld - Exemple 44