.1 Toelichting project studentmobiliteit: Mobility Online Inge Broekman 18 april 2016

Strategie UT. 2

Studentmobiliteit Iedereen heeft wel een vage notie bij studentmobiliteit, maar wat bedoelen we hiermee?  Werknaam studentmobiliteit, processen die te maken hebben met studenten: inkomend en uitgaand.  Voorbeelden van inkomend: aanmelden, toelating, controle of een student aan voorwaarden voldoet, ondersteuning visa, huisvesting, beurzen en financiële afwikkeling;  Bij uitgaand: stage, vakken volgen of afstuderen buiten de UT. Dit kan zowel in binnen- als buitenland zijn. Er komt meer bij kijken: autorisatie, verzekering en financiële afwikkeling, maar ook toetsen van voorwaarden.. 3

Project studentmobiliteit fase 1: 2014: informatieanalyse Informatieanalyse (september t/m december 2014) Identificatie problemen:  Ondersteuning van processen op de werkvloer is zeer inefficiënt  Management informatie is onvoldoende beschikbaar  Het proces van aanmelding voor een internationale student duurt te lang  Aansturing student mobiliteit op UT niveau versnipperd  Uitfasering systemen SMS en RIO.. 4

Project studentmobiliteit fase 2: 2015: pakketselectie Op basis van criteria (bewezen pakket; in productie bij meer gebruikers): MoveOn (QS Unisolution – Duitsland) Mobility Online (SOP – Oostenrijk) Osiris (CACI – Nederland). 5

Beoordelingscriteria  Gebruikerservaringen (releasebeleid, openstaande problemen, wensen, plannen, achteraf succesvol?)  Functionaliteit (requirements, specifiek managementinfo, interfaces);  Doelstelling en opzet van het pakket (doelstelling, modulen, wanneer op markt, releasebeleid, versies en aantallen in gebruik)  Leverancier (omvang, continuïteit, visie, doelgroep, plannen);  Techniek (software, standaard, eisen gebruiker, inzicht DB);  Implementatie (testomgeving, conversie, opleiding, maatwerk, consultancy, problemen bij implementatie, tips);  Cloud?, consequenties maatwerk, beveiliging, performance, zelf overzichten maken?)  Kosten (licentie, consultancy, overig eenmalig, jaarlijks) 6

Aanbeveling pakket, ervaringen elders Aanbeveling van projectgroep aan stuurgroep: Kies voor Mobility-Online van SOP ERVARINGEN ELDERS  Succes hangt voornamelijk af van de tijd die wij beschikbaar hebben  Wijk zo weinig mogelijk af van de standaard. Flexibiliteit van de pakketten is mooi maar ook een valkuil  Geen data migratie: begin met een schone lei.  Gefaseerde invoer: niet alles in één keer willen doen.. 7

Project studentmobiliteit fase 3: 2016: Mobility Online  Stuurgroep vergadering 4 augustus 2015 is ‘Eindrapport Studentmobiliteit’ besproken;  Besluit:  Eerst randvoorwaarden invullen, o UT-breed gebruik; o Beperken aantal uitzonderingen; o Middelen en tijd vrij maken vóór start.  Dan pas starten met implementatie.  Doelstellingen: Implementatie, Veilig stellen data, ’knowledge database’. Initiële implementatie ’credit mobility’.  Start fase 3: januari

Projectorganisatie

Scope. 10

Architectuur. 11

Totaal overzicht planning. 12

Bril nodig? Of liever de hoofdlijnen? ResultatenPlanning, weeknr Datum Inkoop Mobility Online afgerond,429/01/2016 Go live Mobility Online outgoing stages en afstuderen 2310/06/2016 Go live bijbehorende MO-BU2815/07/2016 Go live Mobility Online outgoing exchange studenten voor vakken 4328/10/2016 Go live bijbehorende MO-BU4511/11/2016 Go live fase 1 MO-KS3502/09/

Projectgroep  Deelnemers: voorzitters van de werkgroepen en andere collega’s.  Communicatie project krijgt speciale aandacht; o Website, nieuwsberichten via nieuwe medewerkersportal; o Aangestuurd via projectgroep; o Diverse presentaties: Platform-Internationalisering, Fainco overleg, CES/SAS-BOZ, afstemming met mobiliteitsoverleg.  Projectgroep vergadert momenteel maandelijks;  Urenregistratie door zowel project- als werkgroepleden.. 14

Werkgroep Inkoop: afgerond  Contract van SOP is aangepast zodat rekening wordt gehouden met bewerkingsovereenkomst;  Bewerkingsovereenkomst SURF is uitgangspunt: aanpassing audit moeten we zelf (samen met evt collegae gebruikers) betalen;  Duitse universiteiten hebben vorig jaar audit laten uitvoeren. We kunnen daar evt navraag doen;  Deze werkgroep is klaar.. 15

Werkgroep Invoering Mobility Online – 1/4  Focus in 2016 op inrichting uitgaande, 2017 op inkomende mobiliteit.  Gerald Mauberger van SOP: 23 en 24/2 key-user-cursus;  Vanaf vrijdag 18/3 wekelijkse conference call met Mauberger;  Normaliter wordt bij een implementatie vooraf uitgewerkt: hoe systeem te gebruiken en welke procedures.  Mauberger: in dit geval starten met de basisgegevens en het eerste applicatieformulier. En van daaruit naar de gewenste situatie.  Anders dan gebruikelijk, maar Mauberger heeft de nodige implementaties met dit pakket gedaan. Dus we volgen zijn advies;  Gestart met aanleveren van de ’masterdata’: Contact Details, Bilateral Agreements, Study fields en Partner Institutions (bedrijven/ partnerinstellingen).. 16

Werkgroep Invoering Mobility Online – 2/4  Workflow/pipeline: in hoofdlijnen uitgewerkt, detaillering later op advies SOP. We hebben drie invalshoeken:  schema inventarisatie,  schema BPMN,  standaard SOP workflow/pipeline;  We hebben twee ‘groeilijsten’: ‘aandachtspunten implementatie’ en ‘terminologie’. Over die laatste:  Courses: vakken buiten de UT.  Assignment: al het andere: placement (stage), thesiswork (afsudeeeropdracht), traineeship (stage), internship (stage), graduation (afstudeeropdracht), graduation (bacheloropdracht).. 17

. 18

Werkgroep Invoering Mobility Online – 3/4. 19  Eerste forms: zijn opgesteld; eerste templates gevuld;  AppliForm.png: Application form voor de student;  Confirmation.png: bevestiging naar de student (na invullen application form);  Pipeline1.png: Pipeline voor de coördinator (overzicht);  Pipeline2.png: Pipeline voor de coördinator (na inzoomen op lijst met ingevulde formulieren internship);  Workflow.png: Workflow voor de student (lijst met uitgevoerde en nog uit te voeren taken).

. 20 ’Application Form’ (in te vullen door de student)

Mail ter bevestiging (aan student). 21

Pipeline (coördinator). 22

Pipeline (coördinator - zoom). 23

Workflow (van student).24

Werkgroep Invoering Mobility Online – 4/4  Techniek:  Afgerond  LDAP koppeling;  Mail interface (vanuit MO mail ‘namens UT’ versturen);  Lopend:  stamgegevens LDAP naar Mobility Online.  Opstartfase  OSIRIS-interface (studenten en misschien stamgegevens?);  HR-interface.. 25

Werkgroep Mobility Online Knowledge system  Twee vergaderingen geweest: nog in ‘aftastfase’;  Starten met gegevens uit OSIRIS;  Hierna ranking gegevens;  Volgende stappen nog niet besproken;  Er is gesproken over een eerdere poging tot een vergelijkbaar systeem.. 26

Werkgroep Mobility Online Back Up. 27 Start zodra er een testomgeving beschikbaar is.

Enkele opvallende punten  Betrokkenheid is bijzonder groot, dat is super belangrijk. Maar levert ook discussies op;  Standaardisatie inrichting is een probleem. Werkprocessen per opleiding verschillend en bereiken uniforme aanpak met (min. draagvlak) belangrijk;  Uniformiteit brongegevens is een probleem. Opleidingen: crohonaam? Website naam? Of toekomstige (Engelse) naam?  ISCED codes? Gebruikte codes voor partners: voor Erasmus is het duidelijk, niet-Erasmus verschillende codes gehanteerd in Osiris, in decos/join, etc.;  Werkwijze is anders dan bij ‘conventionele’ pakket-implementaties. Consultant zit op grote afstand en andere werkwijze;  Waar gaan we nog meer tegen aan lopen?. 28

Project- en werkgroepleden  Stuurgroepleden: Erik van den Bosch (LISA), Jan Evers (S&B), Jolanda van der Laar (EWI), Martin de Nobel (BMS), Hans Oeloff (CES)-voorzitter, Joyce Pasman (CES-IM), Hans Punt (CES-SAL).  Projectgroepleden: Dorien van de Belt (CTW), André Brands (LISA), Inge Broekman (CES)-voorzitter, Jelle Ferwerda (CTW), Inge van Haare (BMS), Timo van Limbeek/Daniël ter Meer (CES-IM), Hans Westerik (LISA)-projectleider.. 29

Project- en werkgroepleden  WG Inkoop: René Belt (FB), Hans Bezemer (LISA), Henri Hondorp (LISA).  WG Implementatie: Dorien van de Belt (CTW)-voorzitter, André Brands (LISA), Inge Broekman (CES), Simon Engelberts (ITC), Betty Folkers (TNW), Belinda Jaarsma (EWI), Timo van Limbeek/Daniël ter Meer (CES- IM), Laura Klaver (BMS), Ellen van Oosterzee (CTW), Daphne Spaan/Leonie ten Have (CES-IO), Hans Westerik (LISA)-projectleider.  WG Knowledge system: André Brands (LISA), Marloes Castañeda (CES-AO), Jelle Ferwerda (CTW)-voorzitter, Timo van Limbeek/Daniël ter Meer (CES-IM),  WG Back Up: André Brands (LISA), BO collega CES (tbd) en een nader aan te wijzen ontwikkelaar.. 30

Dat dit project een daverend succes mag worden!!!. 31