Eenvoudiger digitaliseren met een risicoanalyse substitutie en digitale handtekening

Programma 9.30-10.30 u Inleiding Bart Severi (Informatie Vlaanderen) To substitute or not to substitute: een kwestie van gezond verstand Lieve Van Geldre (adviseur-ingenieur Departement LV) 11.15-12 u Op zoek naar pragmatische oplossingen voor het ondertekenen van bestuursdocumenten Katleen De Prins (gemeentesecretaris Edegem) 12-13 u Lunch 13-14.30 u Workshop handtekeningplaatsing 14.30-16 u Workshop substitutie

Presentaties van vandaag Vanaf morgen op www.bestuurszaken.be/informatiemanagement

Meer weten? www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@kb.vlaanderen.be yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

De toekomst lacht ons toe Het Regeerakkoord van 2014 heeft ambitieuze doelstellingen: tegen 2020 moet de hele voorkant van de overheid digitaal zijn. Het wordt zeer dringend om bv. sociale media te integreren. Er zijn verschillende projectnamen, verschillende initiatieven maar streven dezelfde doelstelling na: de Vlaamse overheid op een hybride manier of digitale (en liefst efficiënte) manier toegankelijk maken. Dit brengt met zich mee dat er ook achter de schermen heel wat veranderingen moeten gebeuren. Overheid 2.0, 3.0, 4.0, Optimaal digitaal, Radicaal digitaal…

Maar ondertussen… Ook achter de schermen moeten we ons reorganiseren

Digitaliseren …doe je met verstand! Vb. in Nederland is het project i.v.m. digitale bouwaanvraag niet gelukt omdat de achterliggende werkwijzen niet werden bijgestuurd. Hierdoor kwamen ze tot de vaststelling dat men vaak analoog bleef werken. …doe je met verstand!

Ok, maar hoe? Onduidelijke wetgeving omdat de digitalisering vaak pas wordt opgestart nadat wetgeving al is opgemaakt. Digitalisering en wetgeving zijn vaak niet op elkaar afgestemd. We kampen met een verouderd bewijsrecht, onduidelijke regelgeving, gebrekkige expertise, weinige goede praktijken, onaangepast marktaanbod…

Vele vragen Moeten erkenningsaanvragen ondertekend zijn? Is een e-mail ook een elektronische handtekening? Mogen wij inkomende facturen digitaliseren en vernietigen? Laten onze statuten digitalisering van de evaluatieprocedure toe? Verplicht Europa ons subsidieproces op papier in te richten? Bestaat er een elektronische aangetekende zending? Moeten bestelbrieven ondertekend worden? Moeten we onze brieven ter kennisgeving van een besluit ondertekenen? Er zijn vele vragen en daarvoor moeten enkele basisconcepten worden losgelaten. Bv. niet meer spreken over wat origineel/kopie is – in een digitale wereld is dit niet mogelijk, er zijn verschillende originelen. Het antwoord is niet altijd voor de hand liggend. De reden is dat de bestaande wetgeving onduidelijk is, waardoor er weinig goede praktijken zijn.

Conceptnota van de Vlaamse Regering: Strategie beleid advies vorming Conceptnota van de Vlaamse Regering: ‘Digitaalvriendelijke regelgeving: hefboom voor digitale vernieuwing van de overheid en de markt’ in opmaak De strategie bestaat uit 3 grote componenten: beleid, advies en vorming.

Werken aan een decretale substitutieregeling Beleid Werken aan een decretale substitutieregeling BELEID: 1. Decretale substitutieregeling met behoud van bewijskracht - risico's beperken/wegnemen

Beleid De decretale substitutiebepaling is vrij eenvoudig en beknopt. “Elektronische afschriften die volgens bepaalde criteria worden gecreëerd, hebben dezelfde bewijskracht als de originelen”

Beleid 2. In afwachting tot decretale regeling: procedures afspreken bv. facturen (FOD Financiën). Dit wordt op termijn uitgerold voor alle documenten. Generieke substitutieprocedure afspreken met FOD Financiën, Rekenhof, Agentschap Binnenlands Bestuur en Rijksarchief

Mogelijk maken van digitale authentieke akten Beleid 3. Mogelijk maken van digitale authentieke akten bv. Gemeentedecreet art. 182 maakt dit moeilijk - vaak geconfronteerd met probleem van de handtekening t.g.v. vormvereisten in wetgeving of te zware beveiliging of mindset. Mogelijk maken van digitale authentieke akten

Beleid Functionele equivalentie: wettelijke vormvereisten kunnen op verschillende manieren vervuld worden

Beleid Digitaalvriendelijke regelgeving: 4. Nieuwe regelgeving = digitaalvriendelijke regelgeving via modelclausules – voor iedereen beschikbaar op de website: https://www.bestuurszaken.be/informatiemanagement/digitaalvriendelijke-regelgeving – al in gebruik bij ABB Digitaalvriendelijke regelgeving: Kwaliteitseis van de Vlaamse Regering Modelclausules: kennisgeving, authenticatie… © afbeelding: Franco Marina Cagnina, from The Noun Project

Advies www.bestuurszaken.be/informatiemanagement/digitalisering

Advies over substitutie praktijkcases: inspectieverslagen, vergunningen, overheidsopdrachten, facturen… generieke substitutieprocedure vernietigingsprocedure www.bestuurszaken.be/informatiemanagement/substitutie

Vorming www.bestuurszaken.be/informatiemanagement/opleiding

Aanbevelingen

Digitaliseren = optimaliseren ‘Proces herdenken’ Optimaliseren van proces: kritisch nadenken hoe het proces nu loopt - dan pas digitaliseren ≠ injecteren van IT in het bestaande proces

Andere wetten… kopieer niet de analoge gewoonten naar de digitale wereld Geen spiegel zijn! Dus ga niet uit van een 1:1-relatie tussen analoge en digitale versie.

Breng risico’s in kaart Vb. binnen bestaand raamcontract- bestelbonnen digitaliseren? Hoe? Meest lichte vorm van handtekening - een e-mail. Risico's: zeer laag schade/zeer lage kans van optreden  

Accepteer risico’s We hebben geen grafoloog in dienst om © Eric Koch, Nationaal Archief, Den Haag Risico's: aanvaarden: managers, juristen, archivarissen,..   Bv. een document met een natte handtekening wordt vlot geaccepteerd omdat we dit al decennialang kennen Op het digitale vlak moeten we meer matuur worden qua techniek en mentaliteit. We hebben geen grafoloog in dienst om natte handtekeningen te valideren

Leer van anderen Deel zelf je kennis en ervaringen en leer van anderen

Meer weten? www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@kb.vlaanderen.be yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

Programma 9.30-10.30 u Inleiding Bart Severi (Informatie Vlaanderen) To substitute or not to substitute: een kwestie van gezond verstand Lieve Van Geldre (adviseur-ingenieur Departement LV) 11.15-12 u Op zoek naar pragmatische oplossingen voor het ondertekenen van bestuursdocumenten Katleen De Prins (gemeentesecretaris Edegem) 12-13 u Lunch 13-14.30 u Workshop handtekeningplaatsing 14.30-16 u Workshop substitutie