Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011

Presentatie over: "Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011"— Transcript van de presentatie:

1 Kantoorautomatisering Prof. dr. ir. W. Philips Didactisch materiaal bij de cursus Academiejaar 2010-2011 philips@telin.UGent.be http://telin.UGent.be/~philips/kantoorautomatisering/

2 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 2 Copyright notice This powerpoint presentation was developed as an educational aid to the renewed course “Office automation” (Kantoorautomatisering), taught at the University of Gent, Belgium as of the year 2000. This presentation may be used, modified and copied free of charge for non-commercial purposes by individuals and non-for-profit organisations and distributed free of charge by individuals and non-for-profit organisations to individuals and non-for-profit organisations, either in electronic form on a physical storage medium such as a CD-rom, provided that the following conditions are observed: 1.If you use this presentation as a whole or in part either in original or modified form, you should include the copyright notice “© W. Philips, Universiteit Gent, 1998” in a font size of at least 10 point on each slide; 2.You should include this slide (with the copyright conditions) once in each document (by which is meant either a computer file or a reproduction derived from such a file); 3. If you modify the presentation, you should clearly state so in the presentation; 4.You may not charge a fee for presenting or distributing the presentation, except to cover your costs pertaining to distribution. In other words, you or your organisation should not intend to make or make a profit from the activity for which you use or distribute the presentation; 5. You may not distribute the presentations electronically through a network (e.g., an HTTP or FTP server) without express permission by the author. In case the presentation is modified these requirements apply to the modified work as a whole. If identifiable sections of that work are not derived from the presentation, and can be reasonably considered independent and separate works in themselves, then these requirements do not apply to those sections when you distribute them as separate works. But when you distribute the same sections as part of a whole which is a work based on the presentation, the distribution of the whole must be on the terms of this License, whose permissions for other licensees extend to the entire whole, and thus to each and every part regardless of who wrote it. In particular note that condition 4 also applies to the modified work (i.e., you may not charge for it). “Using and distributing the presentation” means using it for any purpose, including but not limited to viewing it, presenting it to an audience in a lecture, distributing it to students or employees for self-teaching purposes,... Use, modification, copying and distribution for commercial purposes or by commercial organisations is not covered by this licence and is not permitted without the author’s consent. A fee may be charged for such use. Disclaimer: Note that no warrantee is offered, neither for the correctness of the contents of this presentation, nor to the safety of its use. Electronic documents such as this one are inherently unsafe because they may become infected by macro viruses. The programs used to view and modify this software are also inherently unsafe and may contain bugs that might corrupt the data or the operating system on your computer. If you use this presentation, I would appreciate being notified of this by email. I would also like to be informed of any errors or omissions that you discover. Finally, if you have developed similar presentations I would be grateful if you allow me to use these in my course lectures. Prof. dr. ir. W. PhilipsE-mail: philips@telin.UGent.be Department of Telecommunications and Information ProcessingFax: 32-9-264.42.95 University of GentTel: 32-9-264.33.85 St.-Pietersnieuwstraat 41, B9000 Gent, Belgium

3 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 3 Overzicht Verschil tussen inhoudelijke, logische en fysische structuur Elektronische documenten 1.Structuur in elektronische documenten 2.Markup-talen en meta-talen: algemene principes MSWord, RTF TeX, LaTeX HTML, SGML en XML 3.Hypertekst, linken, inbedden en importeren algemene principes Office, HTML en XML andere elementen van elektronische documenten 4.paginabeschrijvingstalen: PS, EPS, PDF

4 Elektronische documenten Hypertekst, linken, inbedden en importeren

5 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 5 Importeren en exporteren Tekstverwerkers en andere programma’s kunnen documenten importeren en exporteren Importeren = het inlezen van een document dat een ander formaat heeft dan wat de tekstverwerker normaal gebruikt het ingelezen document wordt vertaald naar het “normale formaat” hierbij kan informatie verloren gaan, b.v.: als Word2000 een excel rekenblad importeert dan converteert Word dit naar een tabel; formules gaan hierbij verloren (nieuwere Word versies weigeren rekenbladen te lezen) Exporteren= het wegschrijven van een document in een “vreemd” formaat b.v. het wegschrijven van een.doc bestand als.txt hierbij kan ook informatie verloren gaan

6 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 6 Inbedden, linken en preview pictures Dikwijls bevatten documenten “vreemde” objecten: beelden, rekenbladen, grafieken, tekeningen, andere documenten … Men kan deze op twee manieren opslaan ingebed (“embedded”), d.w.z. opgenomen in het bestand als extern bestand, waarbij het document een verwijzing (link) bevat naar waar men het extern bestand kan vinden In beide gevallen slaat men al dan niet een “preview picture” op van hoe het er uit zag toen het de laatste keer werd aangepast ofwel in vectorformaat: resolutie-onafh. tekencommando’s ofwel in pixelformaat: een beeld met een bepaalde resolutie Tenslotte kan men al dan niet meta-informatie bijhouden over waar het “vreemd” object vandaan komt de naam van het document waaruit het object komt het programma waarmee het object gemaakt werd

7 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 7 Meta-informatie bij links Welke informatie moet een link bevatten? minstens de naam van het bestand; eventueel ook de naam van de map waarin het zich bevindt, de naam van de computer waarop het zich bevindt en het toegangsprotocol -c:\users\philips\getallen.xls -ftp://telin.UGent.be/philips/getallen.xls -getallen.xls..\getallen.xls liefst ook het mime-type (=bestandssoort) en/of de naam van het programma waarmee het object gemaakt werd Hoe moet het hoofddocument de objectbestanden terugvinden? absoluut pad: gebruik letterlijk de opgeslagen naam relatief pad: zoek het bestand relatief t.o.v. de map van het hoofddocument: een link naar..\getallen.xls in c:\users\philips\hoofd.doc wordt vertaald naar c:\users\getallen.xls een complexer zoekalgoritme

8 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 8 Voorbeeld: inbedden en linken in Word Bij pixelbeelden is het “preview” beeld het object zelf kan men linken en inbedden combineren! Bij andere objecten is steeds een “preview” beeld aanwezig en kan men soms kiezen vector- en pixelformaat (LINK veld) soort ingebed objectcommandoingebed? preview picture? link aanwezig? excel, word, powerpoint, … insert objectja neen insert object/link to file neenja pixelbeeld (gif, tif, png, …) of vectorbeeld (WMF, …) insertja-neen link to fileneen-ja insert and linkja- office 2007: ja

9 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 9 Field-codes in Word 2007 Shift-f9 of instelling in “word options”

10 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 10 Preview pictures Voor- en nadelen van extra “preview pictures” +om het object te tonen, afdrukken, … heeft men het programma (b.v Excel) waarmee het gemaakt werd niet nodig +het tonen, afdrukken, … gaat ook sneller - maar zonder dat extern programma is de afdrukkwaliteit van het ingebed object eerder slecht -de bestandsgrootte neemt toe: het “preview” beeld is redundant vermits dit steeds kan gereconstrueerd worden`

11 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 11 Inbedden en/of linken? Een ingebed document kan enkel worden aangepast door eerst het hoofddocument te openen +de objecten kunnen niet gescheiden geraken van het hoofddocument (b.v. indien het objectbestand van het object wordt verplaatst of verwijderd) en niet verloren gaan +als men het object wijzigt zal het hoofddocument dit steeds onmiddellijk “weten” en dus de recentste versie tonen; wijzigingen detecteren in niet-ingebedde objecten vereist complexe technieken (b.v. vergrendelen van bestanden, interproces-communicatie) -om het ingebed document aan te passen moet men ook het hoofddocument editeren -als het hoofdbestand beschadigd wordt of verloren raakt, is ook het ingebed object verloren

12 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 12 Office (2000-2007) documenten kunnen niet alleen links bevatten naar volledige documenten maar ook naar onderdelen van documenten Linken in Office Link naar enkele cellen van een rekenblad (rekenblad wordt zelf niet gewijzigd) {LINK Excel.Sheet.8 M:\\users\\philips\\cursus\\kantoorautomatisering\\kan toorautomatisering\\20012002\\05x_documenten\\linkmete xcel.xls" "Sheet1!R2C2" \a \t Link naar een lijn tekst een Word-document (waarin automa- tisch een bladwijzer wordt ingevoegd; vereist schrijftoegang) LINK Word.Document.8 "M:\\users\\philips\\cursus\\kantoorautomatisering\\ka ntoorautomatisering\\20012002\\05x_documenten\\spreads heets.doc" "OLE_LINK1" \a \t docxls

13 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 13 Office-2000 documenten kunnen niet alleen links bevatten naar volledige documenten maar ook naar onderdelen van documenten  handig om berekeningen te doen in MSWord via Excel Linken in Office 2000 Opmerking: Office2000 tracht “gebroken” links op een gecompliceerde manier te herstellen zelfs als bestandsnamen veranderen wordt de correcte link soms nog teruggevonden in het bijzonder lijken links naar objecten in dezelfde map als het hoofddocument bestand tegen het kopiëren van de volledige map

14 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 14 Hyperlinks in HTML brol2.html De inleiding vind je hier. brol1.html Dit is een klein HTML tekstje Inleidende begrippen Hier komt nog meer tekst... Besluit Hier ook... Een HTML-link verwijst altijd naar een “target”, d.w.z. een benoemde plaats in een document  de auteur van “brol2.html” kan enkel naar die targets verwijzen die de auteur van “brol1.html” heeft voorzien Gelinkte documenten worden steeds in een apart venster getoond (nooit samen met het verwijzend document)

15 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 15 Xlink: Uitgebreide links in XML … Xlink breidt het concept van “link” sterk uit van eenvoudige (“simple,” cfr. html) links naar uitgebreide (“extended”) links links kunnen niet alleen verwijzen naar plaatsen in een docu- ment maar ook naar delen van of objecten in het document links kunnen verwijzen naar niet benoemde plaatsen/objecten: -het begin van de derde paragraaf van het 1e hoofdstuk -de tweede alinea van het vorig hoofdstuk (relatieve link) -de paragraaf die begint met “ er was eens ” en eindigt met “ en het vertelseltje was uit ” (zoeklink)  men kan de links robuust maken tegen wijzigingen in gelinkte documenten links kunnen bi-directioneel zijn: de browser toont in het gelinkte document “terugkeer-links” naar het verwijzend document een link definieert een relatie tussen twee of meer posities of objecten in documenten  men kan b.v. een link aanmaken die naar alle titels in een document verwijst

16 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 16 …Uitgebreide links in XML Xlink kent “out-of-line” links naast de gewone “in-line” links de code van een “in-line link” is ingebed in het verwijzend document, op de plaats waar de browser de link zal tonen, b.v.: Zie Inleiding de code van een “out-of-line link” hoeft niet op de plaats te staan waar de browser de link zal tonen en hoeft zelfs niet ingebed te zijn in het verwijzend document -een document links.xml kan dus een link definiëren tussen posities in een tweede en een derde document links kunnen ook volledig onzichtbaar zijn (b.v. nuttig voor zoekmachines: “zoek verwante documenten”) Gelinkte documentelementen kunnen worden getoond als onderdeel van het verwijzend document (cfr. Word links) Een link kan naar meerdere documenten verwijzen (b.v. alternatieven waaruit gebruiker kan kiezen)

17 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 17 Out-of-line XML-link: voorbeeld links.xml definieert een link van een onderdeel van harddisk.xml naar een onderdeel van descrip.xml zonder deze twee bestanden te wijzigen! links.xml harddisk.xml … descrip.xml … …

18 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 18 Gedrag van links Attributen geven aan hoe de link zich moet gedragen Wat gebeurt er als de link wordt geactiveerd: - show=embed : het doelobject (b.v. een beeld) waarnaar de link verwijst wordt getoond vlak na de plaats waar de oorsprong van de link staat - show=new : het doelobject wordt in nieuw venster getoond - show=replace : het doelobject vervangt de huidige pagina Hoe wordt de link wordt geactiveerd: - actuate=onLoad : van zodra de link herkend wordt - actuate=onRequest : b.v. wanneer de gebruiker erop klikt

19 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 19 Opmerkingen De taal die men in XML gebruikt om links te creëren heet XLink Men maakt onderscheid tussen “extended links”: zoals in het voorbeeld “simple links”: deze gedragen zich als html-links en kunnen verkort worden genoteerd Verwijzingen naar niet-benoemde delen van een document, naar substrings, … noemt men XPointers i.p.v. links

20 Elektronische documenten Andere elementen van elektronische documenten

21 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 21 Bladwijzers= namen voor posities, blokken tekst, figuren, … kunnen gebruikt worden als eindpunt een link kunnen dienen om het navigeren te vergemakkelijken kunnen dienen als merkteken of ingangsdata voor velden Bladwijzers en velden Velden zijn objecten of tekst die het resultaat zijn van één of andere operatie, b.v.: het kopiëren van objecten of tekst (cross-reference) het berekenen van paginanummers van verwijzingen het creëren van een “preview” beeld uit een gelinkt document het berekenen van volgnummers voor titels het opstellen van inhoudstafels  Velden kunnen beschouwd worden als opgefokte links

22 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 22 Hypertekst Hypertekst is niet (noodzakelijk) bedoeld voor sequentieel lezen In een hypertekstdocument navigeert de lezer door de hierarchische informatiestructuur door het volgen van actieve links Hypertekst hoeft niet noodzakelijk via expliciete links te worden geïmplementeerd (hoewel dat meestal wel zo is)!  een browser kan via een regelgebaseerd systeem zelf tijdelijke links aanmaken Hypertekst-documenten aanmaken is veel moeilijker hoe voorkomen we dat de gebruiker een onlogisch pad door de informatie volgt en de draad kwijt raakt? hoe garanderen we dat de gebruiker de informatie leest die wij belangrijk vinden (cfr. reclame op een web-pagina)? hoe kunnen we een goede sequentiële versie van het document maken (b.v. afdrukken van een manual op een web-site)?

23 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 23 Actieve elementen Actieve elementen van een elektronisch document zijn elementen die reageren op acties van de gebruiker hyperlinks kunnen actief zijn (b.v. in een browser) invulvelden; knopjes; keuzelijsten roteerbare figuren en draaitabellen Vele interactieve documentverwerkingssystemen beschikken over krachtige onderliggende programmeertalen vroeger waren die bedoeld om complexere editeerfuncties te programmeren doc door programma’s te koppelen aan actieve elementen, gedragen de documenten zelf zich als gebruikersinterfaces voorbeelden -Office: de Visual Basic for Applications -Emacs: Lisp (lots of irritating silly parenthesis) -browsers: o.a. javascript

24 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 24 Meta-informatie Meta-informatie=informatie over het document revisie-informatie -wie heeft het document aangepast en wanneer? -welke aanpassingen werden doorgevoerd? toegangsinformatie: -wie heeft toegang tot het document -welke toegang: lezen, wijzigen, … commentaar en nota’s sleutelwoorden (keywords) statistieken

25 © W. Philips, Universiteit Gent, 2000versie: 25/10/2010 05a. 25 Bibliografie Links in XML http://www.ucc.ie/xml/#hypertext http://www.ucc.ie/xml/#hypertext XLink (The XML Linking language): http://www.w3.org/TR/WD-xlink http://www.w3.org/TR/WD-xlink XPointer: http://www.w3.org/TR/WD-xptr http://www.w3.org/TR/WD-xptr XLink, XPointer, and XPath : http://www.brics.dk/~amoeller/XML/linking.html http://www.brics.dk/~amoeller/XML/linking.html XML Linking: State of the Art. Eve Maler. http://www.sun.com/software/xml/developers/xlink/ http://www.sun.com/software/xml/developers/xlink/ Xemacs http://www.xemacs.org